Maximale Dateigröße von Outlook Anhängen erhöhen

Immer wenn ich eine E-Mail mit einem großen Datei Anhang versenden will, wird der Vorgang abgebrochen und ich bekomme eine Warnung, dass diese Nachricht zu groß zum versenden ist.

Wie kann ich die mögliche Dateigröße für E-Mail Anhänge erhöhen?

Die Größenbeschränkung von Microsoft Outlook legt die Dateigröße von Anhängen und der eigentlichen Nachricht fest. Sie wird von der Konfiguration des von Ihnen verwendeten E-Mail Servers beeinflusst. Technisch bedingt werden E-Mails und deren Anhänge durch die Umwandlung ins Mail Format um einige Prozent größer. Dieses Phänomen nennt sich Overhead.

In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Outlook 2010, 2013, 2016 und Outlook 2019 in Verbindung mit POP3, IMAP und Outlook.com-Accounts diese Warnung fälschlicherweise anzeigt. In diesen seltenen Fällen erscheint die Warnmeldung, obwohl sie die maximale Dateigröße des Mailservers noch nicht voll ausgereizt haben.

Sie können diese Meldungen nicht direkt in Outlook abschalten, jedoch existiert ein relativ simpler Workaround, der dieses Problem durch das Anlegen eines Registryeintrags behebt. Sie können entweder die maximale Dateigröße für diese Speicherwarnung festlegen, oder diese komplett deaktivieren.

Video-Anleitung

Outlook 2007 und ältere Versionen:

In dieser Version werden die Fehlermeldungen bezüglich der Größe des Dateianhangs entweder von ihrem Mailserver oder vom Mailserver des Empfängers versandt. Sie können das Auftreten dieser Warnungen also nicht wirklich beeinflussen.

Wenn Ihre Nachricht zu groß für den Mailserver des Empfängers ist, bekomme sie üblicherweise eine kurze E-Mail mit einer Mitteilung über die fehlerhafte Übertragung. Diese Warnungen sind vor allem als Non Delivery Report (NDR) bekannt. In dieser Nachricht erhalten Sie zusätzliche Informationen über die fehlerhafte Übertragung der ursprünglichen E-Mail.

Wenn Sie eine E-Mail versenden wollen, die für Ihren eigenen Mailserver zu groß ist, bestehen prinzipiell zwei Möglichkeiten. Im ersten Fall erhalten Sie eine klassische NDR-Warnung. Im schlechteren Fall bleibt Ihre E-Mail im Postausgang hängen und sie bekommen zusätzlich Senden/Empfangen basierte Fehler.

Für Outlook 2007 und dessen Vorgänger, existiert ein Workaround der den User vom senden zu großer Nachrichten und Dateianhänge abhält.

Outlook 2010‘s, 2013’s, 2016’s und 2019’s Dateigrößenlimitierung für Anhänge

Im Gegensatz zur Vorgängerversion, verfügt Outlook 2010 oder später über ein integriertes Warnsystem für zu große Nachrichten. Wenn Sie Dateien hinzufügen, zeigt Ihnen Outlook beim Erreichen der vorher festgelegten Grenze eine Warnmeldung an. In diesem Fall verhindert Outlook das Hinzufügen des Dateianhangs. Diese Funktion hilft, dass sich Ihre Nachricht nicht mehr Postausgang verkeilt und soll Sie zusätzlich vom nicht notwendigen Upload großer Dateien schützen.

Falls Sie über einen Microsoft Exchange Account verfügen, so ermittelt Outlook die maximale Dateigröße direkt über den Exchange Server. In diesem Fall sollten Sie Ihren Exchange Administrator bezüglich der Dateigrößenlimits kontaktieren. Dieser kann die festgelegten Dateigrößen für Dateianhänge und E-Mails im Bedarfsfall individuell anpassen.

Falls Sie einen POP3, IMAP oder Outlook.com Account verwenden, so kann Microsoft Outlook diese Informationen nicht direkt am Mail Server abfragen. In diesem Fall greift Outlook auf die fest voreingestellte maximale Dateigröße von 20 MB zurück.

Sie erhalten diese Warnung auch, wenn Sie Bilder mit mehr als 20 MB Gesamtumfang hinzufügen, obwohl sie die Option „Dateigröße von Bildern anpassen“ ausgewählt haben. Diese automatische Größenanpassung, hätte natürlich dazu geführt, dass der Datei Anhang kleiner als 20MB ist. In diesem Fall sollte die Warnung natürlich nicht angezeigt werden. Um dieser Warnung zu entgehen, können sie die Bilder entweder vor dem Versenden komprimieren oder die Warnmeldung komplett deaktivieren.

Die maximale Dateigröße für Outlook 2010,2013,2016 und Outlook 2019 erhöhen

Wenn ihr E-Mail Provider Ihnen größere oder auch extrem unwahrscheinlich kleinere Dateianhänge erlaubt, so können Sie dieses Limit in Outlook über einen Registryeintrag erhöhen oder senken.

Falls Sie mit einem Exchange Server verbunden sein sollten, so müssen und sollten sie gar nichts ändern. In diesem Fall ermittelt Outlook die richtigen Einstellungen für ihren E-Mail Account automatisch.

Um das Limit manuell zu verändern, fügen Sie folgenden Registryeintrag zu ihrer Windows Registry hinzu. Sollte dieser Eintrag bereits bestehen, so können Sie diesen selbst verständlich nach Ihren Wünschen anpassen.

Key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<version>\Outlook\Preferences
Value name: MaximumAttachmentSize
Value type: REG_DWORD

Die maximale Dateigröße wird in diesem Fall in Kilobyte (KB) angegeben. Wenn Sie also die maximal mögliche Größe von Dateianhängen Ihres Mailproviders kennen, so können Sie die notwendigen Werte ganz einfach berechnen. Sie multiplizieren einfach diese Zahl in Megabyte mit 1024. Diesen errechneten Wert in Kilobyte müssen sie jetzt eingeben. Falls Sie die Warnungen komplett deaktivieren möchten, so können Sie den Wert auf 0 setzen.

Beispiele:

• 2MB -> 2048
• 5MB -> 5120
• 10MB -> 10240
• 50MB -> 51200

Anmerkungen:

Hinweis 1:

Das Anheben der maximalen Dateigröße für Anhänge in Outlook erhöht nicht automatisch die maximale Dateigröße für Nachrichten bei ihrem E-Mail Provider. Wenn zum Beispiel das Limit des Servers auf 5MB eingestellt ist, so werden größere Nachrichten auch weiterhin nicht übertragen und Sie erhalten entsprechende Fehlermeldungen und Warnnachrichten.

In diesem Fall wäre der einzige Workaround, die zu große Datei in mehrere kleine Teile auf zu trennen oder einen Filehoster zu verwenden.

Hinweis 2:

Wenn Sie die maximale Größe für Dateianhänge festlegen, kann es sehr sinnvoll sein, bei dieser Gelegenheit die Limits für die Größe der eigentlichen E-Mail-Nachricht und den Overhead neu festzulegen. Im Regelfall sollten hier zusätzliche 100 kB ausreichen, wenn sie nicht viele zusätzliche Bilder in einer HTML-Galerie oder eine persönliche Signatur in die E-Mails einbetten.

Video: Blockierte Anhänge freischalten

Tool-Tipp

Mit der Outlook Erweiterung “Attachment Processor” können Sie Ihre Anhangsverwaltung automatisieren.