Funktionsweise der Sicherheitshinweise
Der Hinweis wird standardmäßig angezeigt, wenn ein Benutzer zum ersten Mal eine Nachricht von einem bestimmten Absender erhält oder wenn die Kommunikation mit diesem Absender selten ist. Bei regelmäßigem E-Mail-Austausch wird der Hinweis mit der Zeit automatisch ausgeblendet.
Diese Funktion ist Teil der Anti-Phishing-Richtlinien im Security and Compliance Center von Microsoft 365 und kann nur durch Administratoren deaktiviert werden. Obwohl Benutzer den Hinweis beim Antworten manuell entfernen könnten, wird dies in der Praxis selten gemacht.
Weitere Sicherheitshinweise im System
Neben dem „Erstkontakt“-Hinweis bietet Microsoft 365 weitere Sicherheitshinweise:
- Benutzeridentitätstäuschung: Zeigt den Hinweis „Dieser Absender scheint jemandem zu ähneln, der Ihnen bereits E-Mails gesendet hat, ist aber möglicherweise nicht diese Person.“ Dieser Hinweis kann verhindern, dass Benutzer auf Phishing-Versuche mit bekannten Namen hereinfallen.
- Domänenidentitätstäuschung: Wenn die E-Mail-Domäne des Absenders im Domänenschutz erfasst ist, wird der Hinweis „Dieser Absender könnte eine Domäne imitieren, die mit Ihrer Organisation verbunden ist“ angezeigt.
- Ungewöhnliche Zeichen: Dieser Hinweis warnt den Empfänger, wenn der Name oder die E-Mail-Adresse des Absenders ungewöhnliche Zeichenkombinationen enthält, beispielsweise eine Mischung aus mathematischen Symbolen und Klartext oder eine ungewöhnliche Kombination aus Groß- und Kleinbuchstaben.
Konfiguration durch Administratoren
Administratoren können die Anti-Phishing-Richtlinien über folgende Schritte konfigurieren:
- Direkter Zugriff über: https://security.microsoft.com/antiphishing
- Alternativ über das Microsoft 365 Admin Center:
- Security Admin Center öffnen
- „E-Mail & Zusammenarbeit“ erweitern und „Richtlinien & Regeln“ auswählen
- „Bedrohungsrichtlinien“ und dann „Anti-Phishing“ wählen
- Die aktive Anti-Phishing-Richtlinie auswählen
- Zum Ende der Aktionsliste scrollen und „Aktionen bearbeiten“ anklicken
- Die Sicherheitshinweise befinden sich am Ende der Liste
Empfehlungen zur Konfiguration
Obwohl der Erstkontakt-Hinweis als störend empfunden werden kann, besonders wenn viele E-Mails von externen Absendern empfangen werden, wird empfohlen, die anderen Sicherheitshinweise aktiviert zu lassen. Diese können Benutzer effektiv vor Phishing-Angriffen schützen und tragen zur allgemeinen E-Mail-Sicherheit bei.
