Wer mag Kopieren und Einfügen nicht, um etwas schneller fertig zu stellen? In Outlook können wir einiges sogar schneller einfügen als wir denken.
Der Trick ist wirklich einfach und wird sicher bei einigen Menschen, die damit nicht vertraut sind und die das nicht hin und wieder mal gern tun, für Stirnrunzeln sorgen.
Wir kopieren zuerst einen Text oder einige Zeilen aus irgendeiner Anwendung (das kann Outlook sein, muss es aber nicht), indem wir sie markieren und dann STRG + C drücken. Nun gehen wir zu Outlook und drücken STRG + V.
Wir werden sehen, dass Outlook sofort eine neue Nachricht erstellt mit dem kopierten Text als Nachrichtentext oder mit den kopierten Dateien als Anhängen.
Wann benutzen wir diese Funktion?
Diese Methode ist super, um schnell einen Teil einer anderen Nachricht, eines Dokuments oder einer Webseite, die wir gerade lesen, zu verschicken.
Wir können sie auch anstelle der „Rechtsklick → Senden an → E-Mail-Empfänger“-Methode benutzen, weil sie keine Simple-MAPI-Nachricht mit der Standard-Warnmeldung und den Funktionseinschränkungen erzeugt, mit denen wir es sonst zu tun hätten; sie erstellt eine komplett neue Nachricht mit HTML-Unterstützung, unserer Standard-Signatur und allen anderen Outlook-Funktionen, die verfügbar sind.
Wenn wir sie in jedem anderen Verzeichnis außer einem E-Mail-Verzeichnis benutzen, dann wird sie stattdessen einen neuen Eintrag für dieses Verzeichnis erstellen. Wenn wir den Text also in das Aufgaben-Verzeichnis einfügen, wird eine neue Aufgabe erstellt, und wenn wir ihn in das Kalender-Verzeichnis einfügen, dann wird ein neuer Termin hinzugefügt usw.
Wir benutzen diese Funktion außerdem, um schnell eine Aufgabe für ein Dokument zu erstellen, an dem wir gerade arbeiten. Das Kopieren der Datei in das Aufgaben-Verzeichnis, wird eine neue Aufgabe mit einem Hyperlink zu der Datei erzeugen, anstatt sie anzuhängen, was uns ermöglicht, die Datei wieder und wieder zu öffnen, wenn die Erinnerung uns dazu auffordert, weiter an der Datei zu arbeiten.
Verhalten und Einschränkungen
Es gibt einige Dinge, die wir bei dieser Methode jedoch beachten müssen;
- Sie funktioniert nicht in einem Such-Verzeichnis.
- Sie funktioniert nicht, wenn sich der Cursor im Lesebereich befindet. Wir markieren eine Nachricht oder drücken zuerst SHIFT + TAB, um den Fokus auf eine Nachricht zu richten, bevor wir STRG + V drücken.
Das Drücken der TAB-TASTE in Outlook 2007, 2010, 2013 und 2015 wird den Fokus auf die Aufgabenleiste richten und stattdessen einen neuen Termin erstellen. - Sie funktioniert nicht, wenn sich unsere Markierung in der Aufgaben-Liste befindet.
- Das Einfügen einer einzelnen Datei wird den Namen dieser Datei als Betreff hinzufügen, das Einfügen mehrerer Dateien wird den Betreff frei lassen.
- Das Einfügen einer oder mehrerer Dateien in ein anderes Verzeichnis als ein E-Mail-Verzeichnis wird Hyperlinks zu diesen Dateien erzeugen, anstatt sie anzuhängen.
- Das Einfügen einer oder mehrerer Dateien in das Notizen-Verzeichnis wird den kompletten Pfad zu der Datei/den Dateien in einer neuen Notiz einfügen.
- Das Einfügen von 5 oder mehr Elementen wird eine Warnung hervorrufen, dass das Erstellen eines neuen Eintrags einige Zeit in Anspruch nehmen könnte.
Wichtig! Es gibt einen Fehler in Outlook beim Anzeigen der Warnung, weil erst alle Dateien in unsere Mailbox (pst-Datei oder ost-Datei) geladen werden, bevor die Warnung angezeigt wird. Wenn diese Warnung also erscheint, hat sie schon keinen Nutzen mehr.
Wenn wir darüber nachdenken, eine Datei-Liste durch Einfügen in eine Notiz zu erstellen, wird sich zuerst die Größe unserer Mailbox um die Gesamtgröße unserer ausgewählten Dateien erhöhen. Das könnte funktionieren, wenn die Gesamtgröße unter 25 MB liegt, könnte aber ein wirkliches Problem werden, wenn wir uns dazu entschließen, 2 GB an Daten einzufügen und erwarten, dass nur die Pfade kopiert werden.
