Unabhängig davon, ob es sich um Marketing oder Kommunikation mit Studenten oder Kollegen handelt, gibt es Gelegenheiten, bei denen wir zu einem bestimmten Zeitpunkt E-Mails versenden müssen. Ein für Sie günstiger Zeitpunkt könnte für den Empfänger der E-Mail ungünstig sein. Auch das Gegenteil ist der Fall. Wenn Sie also wissen, wie man eine E-Mail in Google Mail plant, kann das im täglichen E-Mail-Betrieb äußerst praktisch sein.
Die Planung Ihrer E-Mails bringt Ihnen die dringend benötigte Bequemlichkeit, so dass Ihre E-Mails auch dann zugestellt werden können, wenn Sie nicht sofort verfügbar sind. Ihr Empfänger erhält Ihre E-Mail auch zu dem Zeitpunkt, an dem er sie am ehesten öffnen wird, was Ihre Chancen auf eine positive Antwort erhöht.
Das Planen von E-Mails hat viel beschäftigten Menschen das Leben gerettet. Wenn Sie die Vorteile der E-Mail-Planung verstehen und wissen, wie sie in Google Mail – dem wohl beliebtesten E-Mail-Dienst – durchgeführt wird, können Sie die Art und Weise ändern, wie Sie Informationen per E-Mail austauschen.
Vorteile der Terminierung von E-Mails
Es gibt mehrere Gründe, warum Sie in Erwägung ziehen sollten, die Funktion zur Planung Ihrer E-Mails in Google Mail zu verwenden. Wir werden uns auf die vier Gründe konzentrieren, die am meisten herausragen, und was es Ihnen wahrscheinlich helfen wird, zu erreichen:
Die Nachricht sollte ganz oben im Posteingangs einer Person sein
Es wird prognostiziert, dass bis 2021 das schiere Volumen an elektronischer Korrespondenz, die weltweit an einem Tag versandt, weitergeleitet und empfangen wird, 320 Milliarden erreichen wird. Diese Statistik wirft ein wenig Licht auf die gewaltige Menge an Nachrichten, die Ihr Empfänger wahrscheinlich täglich empfängt – und warum Ihre Nachrichten wahrscheinlich in diesem Mix verloren gehen und unbemerkt bleiben werden. Am besten stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft gelesen, aufgenommen und beantwortet wird, indem Sie E-Mails zu den Zeiten einplanen und versenden, zu denen sie am wahrscheinlichsten oben im Posteingang einer Person landen.
Folgeaktivitäten zu einem späteren Zeitpunkt
Selbst wenn Sie zum richtigen Zeitpunkt eine E-Mail senden, besteht eine gewisse Wahrscheinlichkeit, dass sie unbemerkt bleibt. Die Zeitplanung hilft Ihnen bei der Nachverfolgung und dem erneuten Versand der Nachricht, wenn der Empfänger noch nicht geantwortet hat. Einige der Fälle, in denen ein Follow-up erforderlich sein kann, sind z.B. nach einem Treffen, nach einer Netzwerkveranstaltung, nach dem Senden mehrerer Follow-ups und nach dem Senden einer Voicemail.
Machen Sie sich keine Sorgen mehr, ob es der richtige Zeitpunkt ist, auf „Senden“ zu klicken
Wenn Sie sich fragen, ob es der richtige Zeitpunkt ist, eine E-Mail zu schicken, ist es wahrscheinlich nicht der richtige. Es gibt einen Haken bei der Beantwortung der Frage „Wann ist der richtige Zeitpunkt?“. Sie könnten unsicher sein, ob Sie zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie z.B. Ihren Hinweis abschicken müssen, verfügbar sein werden. Durch die Zeitplanung wird dies die geringste Ihrer Sorgen sein, und Sie werden sich um Ihre anderen Verpflichtungen kümmern, ohne dass Sie die Mitteilung eilig zu einem Zeitpunkt abschicken müssen, an dem sie wahrscheinlich nicht gesehen wird.
Verbesserung der moralischen Verfassung
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie diese Art der Terminierung die Moral verbessert. Die eine ist auf der Seite des Empfängers, und die andere auf Ihrer Seite. Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter auf Ihre E-Mails antworten, ist größer, wenn sie während der Geschäftszeiten zugestellt werden. Daher motiviert sie der Versand von E-Mails zum richtigen Zeitpunkt zur Antwort.
Auf der anderen Seite kann es demotivierend sein, wenn niemand auf Ihre E-Mails reagiert. Die Hauptursache könnte sein, dass Sie sie zur falschen Zeit versenden. Das Einplanen und Versenden Ihrer E-Mails während eines Zeitraums mit hohem Antwortaufkommen wird zu besseren und schnelleren Antworten führen. Dies kann auf Ihrer Seite motivierend sein, unabhängig von den Gründen für das Weglassen einer Nachricht.
Wie funktioniert die Terminierung von E-Mails?
Beachten Sie, dass es verschiedene Anwendungen gibt, mit denen Sie E-Mails versenden können, und dass sich die Zeitplanung zwischen ihnen nur ein wenig unterscheiden kann. Es gibt jedoch eine allgemeine Art und Weise, wie diese Art der Automatisierung funktioniert. Alles beginnt mit der Erstellung der Nachricht, die Sie versenden möchten. Sobald sie fertig ist, legen Sie den Zeitpunkt fest, zu dem sie zugestellt werden soll. Die Auswahl des Zeitpunkts für den Versand der Nachricht sollte abgeschlossen sein, bevor Sie auf „Senden“ klicken.
Können Sie sehen, welche E-Mails Sie geplant haben? Die Anwendung, die Sie benutzen, sollte über einen Ordner “ Geplante“ verfügen, und dorthin wird die gesamte Korrespondenz beim Klicken auf „Senden“ weitergeleitet. Dieser Ordner enthält alle Informationen darüber, und Ihre Nachrichten werden hier bis zu ihrem geplanten Versandzeitpunkt gespeichert.
So planen Sie eine E-Mail in Google Mail: Drei Wege
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, verzögerte Google Mail-Nachrichten zu versenden: über die Google Mail-App-Funktion „E-Mail planen“ oder mit einem E-Mail-Client Ihrer Wahl. Wir werden den Webmail-Client und die mobilen Anwendungen von Google Mail.
Wie man den Versand von E-Mails in der Gmail-App „verzögert“.
Gmail bietet den Benutzern eine Reihe von Optionen, wenn es um die Geräte geht, die man für den Versand elektronischer Post verwenden kann. Gmail-E-Mails können auf Computern, Android-Geräten und iPhones verzögert gesendet werden.
Planen von E-Mails in Google Mail mit einem Computer
+ Öffnen Sie Ihre Google Mail-Webanwendung und klicken Sie auf Schreiben. Verfassen Sie den Inhalt Ihrer Nachricht und fügen Sie alle erforderlichen Anhänge hinzu.
+ Statt auf Senden zu klicken, suchen Sie den Dropdown-Pfeil daneben, klicken Sie auf die Pfeilschaltfläche und klicken Sie auf „Senden planen„. Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die Nachricht zugestellt werden soll.
+ Ihre Nachrichten finden Sie nun in dem Ordner Geplant.
Planen von E-Mails in Google Mail auf Android oder iPhone
– Klicken Sie auf das Pluszeichen oder auf Schreiben unten rechts auf dem Bildschirm, um eine neue E-Mail zu erstellen.
– Nehmen Sie sich Zeit mit Ihren Worten und schreiben Sie gut durchdachte Inhalte auf.
– Suchen Sie die drei Punkte oben rechts auf dem Bildschirm, tippen Sie sie an und wählen Sie „Senden planen“, um die Option „Später senden“ von Google Mail zu verwenden.
– Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, zu der die E-Mail zugestellt werden soll.
Zusammenfassung
Für Effizienz und Produktivität muss die Kommunikation am Arbeitsplatz rationalisiert werden. Die Digitaltechnik spielt eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Informationsflusses. Zu wissen, wie eine E-Mail in Google Mail terminiert werden kann, ist eine der Möglichkeiten, Kommunikationsengpässe in Ihrem Betrieb zu beseitigen. Sie stellt sicher, dass Sie nicht vergessen, wichtige E-Mails zu versenden, und, was am wichtigsten ist, sie hilft Ihnen, sie zur richtigen Zeit zu versenden.
