Outlook 2010 in Betrieb nehmen
Microsoft Outlook 2010 unterscheidet sich erheblich von Outlook 2003, weshalb dieser Leitfaden Ihnen helfen soll, den Lernprozess zu beschleunigen. Erfahren Sie alles über die zentralen Steuerungselemente der neuen Oberfläche, nehmen Sie teil am kostenlosen Outlook-2010-Training und entdecken Sie neue Funktionen wie den Office-Assistenten, die verbesserten Einstellungsoptionen und den Import/ Export-Assistenten.
Übersicht der neuen Funktionen
| Schnell-Navigation (Quick Access Toolbar) | Die Funktionen, die in der Outlook-Kopfzeile angezeigt werden, sind in jedem Programmfenster sichtbar. Sie können weitere Funktionen hinzufügen und löschen. |
| Reitermenue (Ribbon Tabs) | Über das klassische Reitermenü unter der Kopfzeile steuern Sie die Inhalte und Funktionen der zentralen Steuerungselemente an. |
| Funktionsleiste (Ribbon Groups) | Unter jedem Reiter öffnet sich eine Funktionsleiste, die wiederum thematisch verwandte Befehle enthält. In unserem Beispiel enthält die Funktionsgruppe “Antwortoptionen” Befehle zur Beantwortung oder Weiterleitung der jeweils ausgewählten Email-Nachricht. |
| Funktionsleiste verstecken (Hide the Ribbon) | Sie benötigen mehr Platz auf Ihrem Bildschirm? Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um die Funktionsleiste zu verstecken oder anzuzeigen. Das gleiche Ergebnis erzielen Sie durch das Drücken von “STRG + F1” auf Ihrer Tastatur. |
| Terminspalte (To-Do-Bar) | Die in ihrer Größe variable Terminspalte beinhaltet den Outlook-Kalender, Ihre Termine und Verabredungen sowie die Liste anstehender Aufgaben. |
| Lesebreich (Reading Pane) | Hier wird der Text der jeweils aktivierten Email angezeigt. |
| Kontaktspalte (People Pane) | Der “Outlook Social Connector” verbindet Outlook 2010 mit Ihren Sozialen Netzwerken. Er wird standardmäßig unterhalb des Lesebereichs verkleinert dargestellt. |
| Navigationsspalte (Navigation Pane) | Ihr meist genutzten Ordner werden im oberen Bereich dieser Spalte angezeigt. Im mittleren Bereich finden sich alle aktiven Ordner. Im unteren Bereich können Sie die jeweils gewünschte Funktionalität anwählen – also Email, Kalender, Kontakte usw. In jeder Übersicht erscheint ein anderes, den Bedürfnissen angepasstes Reitermenü; die Schnell-Navigation ändert sich jedoch nicht. |
| Hintergrundmenue (Backstage View) | Klicken Sie auf den Reiter “Datei“, um das Hintergrundmenü zu öffnen, in dem Sie Grundeinstellungen Ihres Outlook-Kontos ändern, automatisierte Antwortfunktionen einstellen und generelle Regeln sowie Warnhinweise festlegen können. <BILD> Verlassen Sie das Hintergrundmenü, indem Sie irgendeinen Reiter anklicken. |
Outlook 2010 in Betrieb nehmen
Wenn Sie Outlook 2003 über einen längeren Zeitraum genutzt haben, werden Sie ohne Zweifel Fragen haben, wo sich vertraute Outlook-2003-Befehle und -Funktionen unter Outlook 2010 finden.
Microsoft bietet zahlreiche kostenlose Möglichkeiten, die Nutzung von Outlook 2010 zu erlernen – etwa Onlinetrainings oder Hilfefunktionen bei den einzelnen Menüpunkten. Sie finden diese Angebote im Hintergrundmenü (Klick auf “Datei“) unter dem Punkt “Hilfe > Support > Erste Schritte“.
Wo befinden sich meine Menüs und Werkzeuge?
Outlook 2010 verfügt über eine ausgedehnte horizontale Funktionsleiste, die sich über den gesamten Desktop erstreckt. Sie ersetzt die früheren Menü und ihre Drop-Down-Anzeige für Werkzeuge und Befehle. Jeder Gliederungspunkt in dieser Leiste enthält unterschiedliche Befehle, die in Funktionsgruppen zusammengefasst werden.
Wenn Sie Outlook 2010 öffnen, ist zunächst der Reiter “Start” innerhalb des Funktionsmenüs “Email” aktiviert. Sie sehen zunächst auf der linken Seite die Funktionsgruppe “Neu” mit ihren Befehlen zur Erstellung neuer Emails, neuer Kontakte oder neuer Termine usw.
In der Funktionsgruppe “Antwort” finden Sie Befehle zur Beantwortung einzelner oder mehrerer Mails sowie zur Weiterleitung; außerdem erweiterte Antwortfunktionen wie etwa die Einladung zu einem gemeinsamen Treffen oder die Antwort per “Instant Messager“, also direkt auf dem Desktop des Kommunikationspartners.
Die Funktionsleiste passt sich in ihrer Darstellung stets Ihrer Bildschirmbreite an. Einzelne Funktionsgruppen erscheinen deshalb auf schmaleren Bildschirmen zum teil ausschließlich mit ihrem Namen und ohne Befehls-Icons. In diesem Fall müssen Sie lediglich auf den schmalen Pfeil unterhalb des Gruppennamens klicken, um alle hierunter versammelten Befehle sehen zu können.
Befehle anzeigen, wenn man sie braucht
Anstelle wie bisher alle möglichen Befehle auf einmal anzuzeigen, fokussiert sich Outlook 2010 darauf, nur die in der jeweiligen Anwendung jeweils benötigten Befehle anzuzeigen.
Wenn Sie beispielsweise innerhalb der Navigationsspalte auf “Email” klicken, erscheinen alle Befehle für diesen Anwendungsfall in der Funktionsleiste. Sie können senden, löschen oder auf empfangene Nachrichten antworten; Nachrichten als gelesen oder ungelesen kennzeichnen oder einer speziellen Kategorie zuweisen bzw. zur Nachbearbeitung markieren.
Um eine neue Nachricht zu erstellen, klicken Sie auf “Neue Email” in der Funktionsleiste. Es öffnet sich ein Fenster mit einem Texteditor sowie der Möglichkeit, Kontakte aus dem Adressbuch anzuwählen, Dateien oder Outlook-Funktionen anzuhängen und der Nachricht eine elektronische Signatur hinzuzufügen.
Ähnlich funktioniert die Befehlsauswahl, wenn Sie die Anwendung „Kalender“ in der Navigationsspalte aktivieren. Es erscheinen die Kommandos zur Zusammenarbeit, zum Teilen von Kalendern und Terminen, zur Terminerstellung und zur Änderung der Kalenderdarstellung in tägliche, wöchentliche oder monatliche Anzeige.
Um einen Termin klicken Sie auf „Neuer Termin“ in der Funktionsleiste. Es öffnet sich ein Fenster mit speziellen Werkzeugen zur Terminerstellung wie etwa dem Terminplaner oder dem Adressbuch und darüber hinaus Möglichkeiten zur Regelerstellung, wenn der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehrend eingetragen werden soll.
Stören Sie sich nicht daran, dass nicht alle Befehle sofort auf den ersten Blick sichtbar sind. Folgen Sie unserer Einführung und die von Ihnen benötigten Befehle werden zur Hand sein, wenn Sie diese brauchen.
Was Sie möglicherweise suchen in Outlook 2010
In unserer tabellarischen Darstellung auf dieser Seite finden Sie möglicherweise Befehle und Einstellungen, die Sie als Outlook-2010-Einsteiger noch suchen. Obwohl unsere Auflistung keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, ist sie ein guter Einstieg in die Arbeit mit Outlook 2010. Eine vollständige Liste aller Outlook-2010-Befehle finden Sie unter „Datei > Hilfe > Erste Schritte“ und anschließend im interaktiven Menü zu den einzelnen Reitern.
Funktion | Aktion | So geht’s weiter…
Kalender teilen | Klicken Sie „Kalender“ | Über den Reiter „Start“ gelangen Sie in die Funktionsgruppe „Teilen“ und klicken dort „E-Mail Kalender > Kalender teilen“ (Voraussetzung ist ein Exchange Server) oder sie klicken „Online veröffentlichen“.
Anlagen in Outlook betrachten, ohne sie in einem neuen Fenster zu öffnen | Klicken Sie „E-Mail“ | Aktivieren Sie zunächst den Lesebereich, wenn er noch nicht angezeigt wird. Klicken Sie hierfür auf den Reiter „Ansicht“ und in der Funktionsgruppe „Darstellung“ auf den Pfeil bei „Lesebereich“, um dessen Position innerhalb des Bildschirms festzulegen. Um Anschließend die Anlage betrachten zu können, klicken Sie auf das Anlagensymbol im Lesebereich.
Vorsicht: Öffnen Sie nur Anlagen, die von vertrauenswürdigen Absendern stammen.
Automatisch antworten (Office-Assistent) | Klicken Sie auf „E-Mail“, „Kalender“, „Kontakte“ o.ä. | Über den Reiter „Datei“ gelangen Sie zur Funktion „Automatisch antworten“. Wählen Sie „Automatische Antwort senden“, erstellen Sie Ihren Antworttext und wählen Sie die gewünschte Funktionalität aus (Voraussetzung ist ein Exchange Server).
Nachricht zurückrufen | Klicken Sie auf „E-Mail“ | Klicken Sie in der Navigationsspalte auf „Gesendete Objekte“ und öffnen Sie durch Doppelklick die Nachricht, die Sie zurückrufen möchten. Klicken Sie in der Funktionsgruppe „Bearbeiten“ auf „Aktionen > Diese Nachricht zurückrufen“. Sie können die gesendete Nachricht wahlweise löschen oder durch eine neu zu sendende ersetzen (Voraussetzung ist ein Exchange Server).
Objekte über die Sofortsuche finden | Klicken Sie auf „E-Mail“, „Kalender“, „Kontakte“ oder einen anderen Ort, in dem Sie suchen möchten | Klicken Sie in der Navigationsspalte auf den Ordner, den Sie durchsuchen möchten. Tragen Sie den Suchtext in das Suchfeld ein. Sie können die Suche verfeinern, indem Sie unter „Optionen > Erweiterte Suche“ zusätzliche Kriterien spezifizieren. Sie können Ihre Suche auf zusätzliche Orte ausdehnen, indem Sie unter „Optionen > Suche in…“ den Bereich „Alle Mail-Ordner“ anwählen.
Kontoeinstellungen ändern | Klicken Sie auf „E-Mail“, „Kalender“, „Kontakte“ o.ä. | Klicken Sie auf den Reiter „Datei“, anschließend auf „Informationen > Kontoeinstellungen“.
Wo befindet sich die Druckvorschau in Outlook 2010?
Die Druckvorschau finden Sie unter Outlook 2010 im Hintergrundmenü.
Klicken Sie auf den Reiter „Datei“ und anschließend auf „Drucken“. In der rechten Bildschirmhälfte wird eine Vorschau des zu druckenden Dokumentes dargestellt.
Klicken Sie auf „Druckeinstellungen“ um das Drucker-Dialogfenster zu öffnen. Hier können Sie alle weiteren Einstellungen für Ihren Dokumentendruck vornehmen.
Wo befindet sich nun der Menüpunkt „Extras | Optionen“?
Vermissen Sie die grundlegenden Programmeinstellungen, die festlegen, ob bei Outlook die automatische Rechtschreibprüfung und –korrektur zum Einsatz kommt, ob beim Eintreffen neuer Nachrichten akustische Signale ertönen oder in welchem Format Ihre Nachrichten versendet werden?
Klicken Sie auf den Reiter „Datei“ und im Hintergrundmenü auf „Einstellungen“. Hierdurch öffnet sich das Dialogfenster „Outlook Einstellungen“, in dem Sie ihre individuellen Anpassungen vornehmen können.
Einige der Einstellungen, die Sie hier vornehmen, betreffen ausschließlich Outlook. Andere aber – wie das verwendete Farbschema – werden auch für die übrigen Microsoft Office 2010 Anwendungen übernommen.
Wo findet sich der frühere „Office Assistent“?
Der Office Assistent hat unter Outlook 2010 einen neuen Namen und ist innerhalb des Menüs neu angeordnet. Sie finden Ihn nun im Hintergrundmenü. Klicken Sie auf „Datei“ und „Informationen“ und anschließend auf „Automatisch antworten“.
Im Dialogfenster „Automatisch antworten“ aktivieren Sie „Automatische Antworten senden“ und formulieren den von Ihnen gewünschten Antworttext, der durch Outlook versendet werden soll, wenn Sie nicht am Arbeitsplatz sind.
Hinweis: Voraussetzung ist ein Exchange Server.
Wo finde ich die Funktionen Import bzw. Export?
Natürlich können Sie auch bei Outlook 2010 Inhalte importieren oder exportieren. Es ist beispielsweise möglich Ihre persönlichen Ordner (.pst-Datei) aus Outlook zu exportieren oder einen virtuellen Kalender (.ics-Datei) in Ihren Outlook-Kalender zu integrieren.
Klicken Sie im Startbildschirm auf den Reiter „Datei“ und anschließend auf „Öffnen > Import“, um den Import/Export Assistenten aufzurufen. Wie schon in Outlook 2003 folgen Sie hier einfach den vorgeschlagenen Arbeitsschritten um wahlweise Inhalte zu importieren oder exportieren.
Einrichten einer E-Mail-Signatur
Öffnen Sie eine neue Nachricht. Unter dem Reiter “Nachricht” klicken Sie in der Funktionsgruppe „Einfügen“ auf „Signatur > Signaturen“.
Klicken Sie nun auf „Neue Signatur…“ und vergeben Sie einen Signaturnamen. Anschließend klicken Sie auf OK. Im Dialogfenster „Bearbeiten“ erstellen Sie den text, den die Signatur enthalten soll.
Um diesen Text zu formatieren, benutzen Sie die bekannten Ausszeichnungs-Grafiken des Wysiwyg-Editors. Sie können neben dem Text auch zusätzliche Inhalte einfügen; folgende Optionen stehen Ihnen zur Auswahl:
• Klicken Sie auf Visitenkarte (Vcard) und wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü Ihren Namen aus; klicken Sie auf OK.
• Klicken Sie auf „Bild“ und wählen Sie ein Bild aus Ihrer Ordnerstruktur; klicken Sie auf OK.
• Klicken Sie auf „Hyperlink einfügen“ und tippen Sie eine Internetadresse in das Fenster ein; klicken Sie auf OK.
Klicken Sie abschließend noch einmal auf OK, um die Bearbeitung der Signatur abzuschließen.
Hinweis: Die Signatur, die sie auf diese Weise erstellt haben, wird nicht automatisch auch der aktuell geöffneten Nachricht angefügt. Sie müssen Sie zunächst manuell einbinden.
Eine Signatur an neue Nachrichten anfügen
Um eine Signatur neuen Nachrichten automatisch anzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Unter dem Reiter “Nachricht” klicken Sie auf die Funktionsgruppe „Einfügen“ und „Signatur > Signaturen“.
Suchen Sie aus dem Drop-Down-Menü unter „Wählen Sie Signatur für folgendes Konto aus“ das E-Mail-Konto aus, dem Sie eine Signatur zuordnen möchten. Legen Sie im Drop-Down-Menü „Signatur für neue Nachrichten“ fest, welche der zuvor erstellten Signaturen Sie diesem Konto zuordnen möchten. Wenn Sie eine Signatur auch bei Antwortmails und Weiterleitungen aus diesem Konto wünschen, wählen Sie im Drop-Down-Menü „Für Antworten und Weiterleitungen“ ebenfalls die entsprechende Signatur aus – oder eben nicht.
Um eine Signatur neuen Nachrichten manuell anzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Unter dem Reiter “Nachricht” klicken Sie auf die Funktionsgruppe „Einfügen“ und „Signatur“. Wählen Sie anschließend die Signatur für diese Nachricht aus.
Ein Tipp: Um eine automatisch angefügte Signatur aus einer Nachricht zu entfernen, markieren Sie die komplette Signatur im Nachrichtentext und drücken Sie die Taste „Delete“ auf Ihrer Tastatur.
Einführung in den Gebrauch Schnellstart-Tasten
Die zentralen Menuefunktionen in Outlook 2010 sind mit Schnellstart-Tasten unterlegt. Sie können diese somit schnell über die Tastatur ansteuern, statt die Maus zu benutzen.
Um die jeweiligen Schnellstart-Tasten auf dem Bildschirm sichtbar zu machen, drücken Sie die Taste „Alt“.
Um anschließend mit Hilfe der Tastatur den jeweils aktiven Reiter zu wechseln, drücken Sie einfach die unterhalb des Reiters angezeigte Buchstabentaste. In unserem obigen Beispiel wechseln Sie mit „S“ in den Reiter „Senden/Empfangen“, mit „O“ in den Reiter „Ordner“, mit „A“ in die Ansichtsfunktionen usw.
Sobald Sie auf diese Weise einen Reiter und dessen Funktionsleiste geöffnet haben, werden alle drot verfügbaren Schnellstart-Tasten angezeigt. Sie beenden Ihre Befehlsfolge dann durch das drücken der noch ausstehenden Funktionstaste(n) für das jeweils benötigte Kommando.
Um in der Menue-Hierarchie eine Ebene zurück zu gehen, drücken Sie die „Esc“-Taste. Wenn Sie diese mehrmals hintereinander betätigen, beenden Sie auch den Schnellstart-Modus.
Ein Tipp: Alle bekannten Schnellstart-Funktionen aus Outlook 2003 funktionieren auch noch unter Outlook 2010. Wenn Sie solche Tastenkombinationen noch im Kopf haben, probieren Sie diese einfach aus. „Strg + C“ wird weiterhin eine Auswahl (Text oder Bild) in den Zwischenspeicher kopieren und „Strg + R“ öffnet eine Nachricht zur Beantwortung.
Anpassung des Outlook Programmfensters
Menschen sind unterschiedlich und jeder hat andere Vorlieben, wie die einzelnen Inhaltsfenster von Outlook 2010 angezeigt werden sollen. Im Speziellen lassen sich die Navigationsspalte, der Lesebereich, die Terminspalte und die Kontaktanzeige anpassen.
Um diese Anzeigen zu aktivieren oder deaktivieren, klicken Sie auf „E-Mail“ im unteren Bereich der Navigationsspalte und anschließend auf den Reiter „Ansicht“ im Hauptmenü.
In den Funktionsgruppen „Layout“ und „Kontakte“ können Sie die einzelnen Vorschauspalten (Navigation, Lesebereich, Termine und Kontakte) anklicken und deren Erscheinungsbild anpassen.
