Zeitsparende Lösungen für Outlook: Automatisiertes Kopieren von Ordnerhierarchien

Sicherlich haben Sie in Ihrem Arbeitsalltag schon einmal die Notwendigkeit verspürt, in Microsoft Outlook eine bestehende Ordnerstruktur zu kopieren, ohne die darin enthaltenen E-Mails oder anderen Inhalte mitzukopieren. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie für verschiedene Projekte oder regelmäßige Aufgaben eine spezifische Ordnerhierarchie benötigen. Standardmäßig bietet Outlook keine direkte Funktion, um nur die Ordnerstruktur zu replizieren. Hier kommt die Verwendung eines VBA-Makros ins Spiel.

Durch das Schreiben eines einfachen Makros können Sie die gewünschte Funktionalität erreichen: die Möglichkeit, nur die Ordnerstruktur eines Postfachs zu kopieren, ohne die Inhalte der Ordner zu berücksichtigen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch die manuelle Mühe, die sonst mit dem Neuerstellen komplexer Ordnerstrukturen verbunden wäre. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung, wie Sie ein solches Makro erstellen und verwenden können.

• Öffnen Sie den Visual Basic Editor in Outlook: Drücken Sie Alt + F11 in Outlook.
• Fügen Sie ein neues Modul hinzu: Gehen Sie im Projekt-Explorer zu Ihrem Outlook-Projekt, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Einfügen > Modul.
• Kopieren Sie das folgende Makro in das neue Modul:

Sub CopyFolders()
Dim SourceFolder As Outlook.Folder
Dim TargetFolder As Outlook.Folder
Dim Folder As Outlook.Folder

Set SourceFolder = GetFolder("Wählen Sie den Quellordner aus")
If SourceFolder Is Nothing Then Exit Sub

Set TargetFolder = GetFolder("Wählen Sie den Zielordner aus")
If TargetFolder Is Nothing Then Exit Sub

CopySubFolders SourceFolder, TargetFolder
MsgBox "Ordnerkopie abgeschlossen!", vbInformation
End Sub

Sub CopySubFolders(SourceFolder As Outlook.Folder, TargetFolder As Outlook.Folder)
Dim SubFolder As Outlook.Folder
Dim NewFolder As Outlook.Folder

For Each SubFolder In SourceFolder.Folders
Set NewFolder = TargetFolder.Folders.Add(SubFolder.Name)
CopySubFolders SubFolder, NewFolder
Next SubFolder
End Sub

Function GetFolder(Title As String) As Outlook.Folder
Dim objNS As Outlook.NameSpace
Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")

Set GetFolder = objNS.PickFolder
If Not GetFolder Is Nothing Then
MsgBox "Ausgewählter Ordner: " & GetFolder.FolderPath, vbInformation, Title
End If

Set objNS = Nothing
End Function

• Führen Sie das Makro aus: Drücken Sie Alt + F8, wählen Sie CopyFolders aus der Liste und klicken Sie auf Ausführen.

Bitte beachten Sie, dass das Ausführen von Makros Sicherheitsrisiken birgt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Code verstehen, bevor Sie ihn ausführen, und dass Ihr Outlook so konfiguriert ist, dass die Ausführung von Makros erlaubt ist. Auch sollten Sie bedenken, dass VBA-Makros nicht auf allen Plattformen (wie Outlook für das Web oder mobile Apps) funktionieren.