Während Nachrichtenregeln dabei helfen können, den größten Teil Ihre Nachrichten automatisch in die richtigen Ordner einzusortieren, umfasst das Bearbeiten Ihrer E-Mails natürlich viel mehr, als diese nur zu verschieben.
Anstatt Ihre Maus zu verwenden, können Sie Ihre E-Mails auch mit Hilfe von Tastaturbefehlen verschieben, kennzeichnen, kategorisieren, und vieles mehr, was oftmals auch viel schneller ist (und viel akkurater, wenn Sie sich zum Beispiel in einem Zug befinden).
Welche Tastaturbefehle verwenden Sie?
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über einige Tastaturbefehle in Outlook, die wir am häufigsten verwenden, um eingehende E-Mails zu bearbeiten. Es gibt natürlich noch viele weitere Tastenkombinationen.
Erste Vorbereitungen
• Auf neue E-Mails prüfen F9
• Zum Posteingang wechseln STRG + SHIFT + I
• Einen anderen Ordner auswählen STRG + Y
• Zum vorher ausgewählten Ordner zurückkehren ALT + LINKS
Hinweis: Sie können ebenfalls einen Ordner auswählen, indem Sie seinen Namen eingeben, ohne den FolderPicker Dialog zu nutzen.
Bearbeiten Sie Ihre E-Mails
• Als gelesen markieren STRG + ENTER
• Als ungelesen markieren STRG + U
• Öffnen des Dialogfelds Zur Nachverfolgung kennzeichnen, um eine Kennzeichnung zuzuweisen STRG+UMSCHALT+G
• Hinzufügen einer Direktkennzeichnung zu einer ungeöffneten Nachricht EINFG
• Öffnen der E-Mail-Info in der ausgewählten Nachricht STRG+UMSCHALT+W
• Blättern im Lesebereich nach unten LEER
• Blättern im Lesebereich nach oben UMSCHALT+LEERTASTE
• Ein Element verschieben STRG+UMSCHALT+V
• Drucken STRG + P
• löschen ENTF
• Konversation ignorieren STRG + ENTF
• Aufheben der Junk-E-Mail-Markierung einer Nachricht STRG+ALT+J
Hinweis: Wenn Sie es vorziehen Ihre Nachrichten im Vollbildmodus zu lesen, dann können Sie eine ausgewählte Nachricht über ENTER öffnen und dann zur nächsten Nachricht über STRG +> oder zur vorherigen über CTRL + wechseln. Wenn Sie fertig sind, dann können Sie die Nachricht über den Befehl ALT + F4 schließen.
Kategorisieren Sie Ihre E-Mails
Sie können den Befehl STRG + F2 verwenden (F12 Tastenkombinationen), um Ihre E-Mails zu kategorisieren.
• Outlook 2007
Bearbeiten-> Kategorisieren-> Alle Kategorien … -> Neue Kategorie hinzufügen-> Tastenkombination
• Outlook 2010, Outlook 2013 – Outlook 2019 und Offices 365
Registerkarte Start-> Optionsgruppe: Kennzeichnungen-> Kategorien-> Alle Kategorien … -> Neue Kategorie hinzufügen-> Tastenkombination
Mehrere Bearbeitungsbefehle über Quick Steps
Wenn Sie Outlook 2010 – Outlook 2019 und Offices 365 verwenden, dann haben Sie die Möglichkeit Quick Steps zu erstellen, um zur gleichen Zeit mehrere Aktionen für eine Nachrichtenbearbeitung zu nutzen. Sie können zu Ihren bevorzugten Quick Steps dann über die Befehle STRG + SHIFT + 1 bis 9 Tastenkombinationen zuweisen, um diese auszuführen.
1. Drücken Sie in der Registerkarte Start auf das Gruppensymbol in der rechten unteren Ecke der Gruppe “Quick Steps”, um den Dialog “Quick Steps verwalten” zu öffnen.
2. Wählen Sie einen Quick Step aus und drücken Sie die Schaltfläche “Bearbeiten”.
3. Verwenden Sie die Dropdown-Liste am unteren Rand, um eine Tastenkombination für den Quick Step festzulegen.
Antworten Sie auf Ihre E-Mails
• Antworten STRG + R
• Allen auf eine Nachricht antworten STRG+UMSCHALT+R
• Weiterleiten einer Nachricht STRG+F
• Antworten auf eine Besprechungsanfrage mit einer Nachricht STRG+UMSCHALT+R
• Erstellen einer neuen Nachricht STRG+N
• Senden STRG+EINGABE
Hinweis: Für weitere Tastenkombinationen in Outlook, lesen Sie die Anleitung: Tastaturbefehle
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