In Outlook 2013 bemerken wir, dass verschiedene Ordner nun mit „Nur dieser Computer“ markiert sind. Diese Ordner finden den Server nicht mehr. Davon sind auch Ordner betroffen, die Kalender und Kontakte enthalten.
Was ist die richtige Art, sich vor dem Verlust dieser Daten zu schützen?
Outlook 2013 speichert alles in einer einzigen IMAP-ost-Datei
Outlook 2010 speicherte Kalender und Kontakte in einer pst-Datei, die von den Mails getrennt war. Outlook 2013 speichert alles in einer einzigen IMAP-ost-Datei.
Beziehungsweise kann unter Outlook 2013 alles in einer Datei abgespeichert werden – zwingend verlangt dies Outlook 2013 nur, wenn man die IMAP-Datendatei als default setzt. Es ist also möglich, die Dinge wie in Outlook 2010 getrennt zu halten.
Wegen der verschiedenen Konfigurationsmöglichkeiten gibt es auch verschiedene Möglichkeiten des Datenbackups.
Achtung: Dies gilt für alle Ordner, die mit „Nur dieser Computer“ markiert sind
Die Outlook-2010-Methode: Getrennte IMAP- und nicht-IMAP-Daten
Outlook 2010 erlaubte nicht, eine IMAP-Mailbox als Standard zu setzen. Daher hatte man einen Ordner, der die IMAP-Maildaten enthielt, sowie ein zusätzliches Ordnerset (pst-Dateien), das die default Maildaten enthielt und üblicherweise leer war – sowie die anderen Outlook-Ordner: Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Journal.
Wer diese Methode bevorzugt und dabei bleiben möchte, kann wie folgt vorgehen:
1. Datei -> Konteneinstellungen -> Konteneinstellungen …
2. Wählen Sie den Reiter „Datendateien“
3. Wählen Sie „Hinzufügen“
4. Eine Datendatei (pst) auswählen
5. Als Standard setzen
6. Outlook neu starten
7. Verschieben Sie die Nicht-Mail-Elemente, zu den entsprechenden Elementen im der pst-Datei. Um die Kalendereinträge einfacher zu sehen, setzen Sie den Kalender auf Listenansicht. Um die lokalen Dateien leichter zu sehen, benutzen Sie die Listenansicht (Umschalten mit Strg+6)
8. Löschen Sie die Nicht-Mail-Ordner aus dem IMAP-Konto
9. Nehmen Sie die neu erstellten pst-Dateien in Ihren Backup-Plan auf
Outlook 2013, 2016, 2019, und Office 365 Standard-Mailbox: Bei der kombinierten Datenspeicherung bleiben
Die neue Outlook 2013 -2019 Methode, in der die Nicht-Mail-Ordner in der IMAP-ost-Datei inkludiert sind, hat natürlich auch Vorteile. Wenn Sie Outlook nur mit einem einzigen IMAP-Konto benutzen, kann Ihnen diese Änderung entgegen kommen, weil all Ihre Daten in einer einzigen Ordnerliste zusammengefasst sind.
Technisch und bezüglich der Erstellung von Backups sollte man diese neue Konfiguration jedoch nicht auf die leichte Schulter nehmen:
- IMAP Mail-Ordner werden in der ost-Datei am lokalen Computer zwischengespeichert. Das heißt, dass der IMAP-Server eine Master-Kopie ihrer gesamten Maildaten hält
- Wenn Ihrer lokalen Datei etwas passiert, brauchen Sie nur die lokale ost-Datei zu löschen und Outlook wird die Daten vom Server wiederherstellen.
- Wenn Sie den Computer wechseln, brauchen Sie nicht die pst-Datei zu überspielen, sondern lediglich Outlook zu rekonfigurieren
- Wenn Sie jedoch lokal gespeicherte Daten („Nur dieser Computer„-Ordner) und zwischengespeicherte IMAP-Daten in einer einzigen ost-Datei gemischt gespeichert haben, können Sie sich den Verlust der ost-Datei nicht mehr leisten, weil die ost-Datei dann nicht mehr bloß ein Zwischenspeicher ist.
- Sie müssen dann Ihre IMAP-Zwischenspeicher und die „Nur dieser Computer„-Ordner für ein Backup sichern. Außerdem müssen Sie wissen, wie Sie sie im schlimmsten Fall wiederherstellen oder wie Sie sie auf einen anderen Computer transferieren können.
Backup-Kopien von Ihren IMAP-ost-Dateien können nur auf einem Computer mit denselben spezifischen Einstellungen benutzt werden. Lokale Daten können aus der ost-Datei auch dann nicht wiederhergestellt werden, wenn Sie die Einstellungen wiederhergestellt haben.
Die einzige Methode, lokale Daten aus den „Nur dieser Computer“-Ordnern zu sichern, ist der Export als pst-Datei unter Datei -> Import&Export -> in eine Datei exportieren -> Outlook Datendatei (.pst).
Sie können dabei die gesamte IMAP-Mailbox oder nur die lokalen Ordner exportieren. In diesem Fall müssen Sie den Prozess für jeden mit „Nur dieser Computer“ markierten Ordnern wiederholen, aber Sie können alle Elemente in eine einzige pst-Datei exportieren.
Resüme:
Der Vorteil, IMAP-Konten als Standard setzen zu können, wird durch die Schwierigkeiten beim Backup zunichte gemacht.
Wenn man bei Outlook nur die Mailkonten verwendet und Kontakte und Kalender anderweitig verwaltet, dann ist die neue Methode eine Verbesserung.
Nach der Umstellung von David Tobit auf Outlook 2013 begreife ich, welcher Mist Outlook ist. Datensicherung eine einzige Katastrophe: Trotz eines kompletten Festplattenabbildes (HD-Image) erstellt mit Acronis TrueImage, waren alle lokalen Daten (nur dieser Computer) nach einem Festplattencrash unwiederbringlich verloren, da standardmäßig die OST-Dateien von Acronis TI nicht gespeichert werden (hat was mit dem VSS Service von Windows zu tun).
Mit David Tobit hatte ich niemals Datenverlust. David war jetzt allerdings veraltet und die Upgrade-Gesamtkosten mir zu hoch, weswegen ich das mit Office 2013 bereits installierte Outlook dann verwendet habe. Es vergeht allerdings kein Tag, an dem ich das nicht schon bereut habe.
Outlook als Anwendung mit dem Applikationsserver Tobit (vergleichbar mit Exchange) gleichzusetzen und dann die gleichen Mechanismen zu erwarten ist wie der berühmte Vergleich von Äpfeln mit Birnen. Das Problem hier „Lokalen Daten“ in der OST Datei abzulegen ist aber auch in meinen Augen ein Fehler, eigentlich waren die mal als offline Cache vorgesehen, da der Index gerne mal durcheinander kommt.