Ist es möglich, dass man antwortet, bzw. allen antwortet mit der Originalanlage im Anhang
Normalerweise kommt die Frage von Lotus Notes Anwendern, die zu MS Outlook gewechselt haben, ob es eine Möglichkeit gibt, mit den Anhängen zu antworten.
Ein etwas anderes Szenarium ist es, beim Antworten an alle oder dem Hinzufügen von Empfängern die vorhandenen Anlagen mitzusenden.
Outlook verfügt nicht über eine solche direkte Option, aber es gibt einige Kniffe, die hier Abhilfe schaffen können.
Methode 1: Antworten und Anfügen per Drag & Drop bzw. Copy & Paste
Dies ist die Methode wie wir verfahren. Wir benutzen den „Antworten bzw. Allen Antworten Button“ und fügen per „Drag & Drop Verfahren“ die Anhänge bei. Man klickt mit der Maus auf den Anhang und zieht ihn in das Beantworten Fenster. Dafür sollten die Fenster nicht maximiert sein, ein einfaches Switchen zwischen den Fenstern mit [ALT] + [TAB] kann auch helfen.
Eine andere Möglichkeit wäre, alle Anlagen auszuwählen, mit einem Klick der rechten Maustaste und dann auf „Alle Auswählen“ klicken. Dann drückt man [STRG] + [C] und klickt in dem Antwortfenster [STRG] + [V] und fügt so alle Anlagen in das Beantworten Fenster.
Dies ist die beste Möglichkeit, wenn das Einfügen nicht zu oft verwendet werden muss.
Methode 2: Weiterleiten und Neuadressieren
Diese Möglichkeit ist ähnlich wie Methode 1, nur dass hier das erneute Einfügen der Anlage hinfällig ist. Durch das Drücken des „Weiterleiten Buttons“ sind die Anhänge schon bereits in der Nachricht.
Um die Adressen zu kopieren, wird mit der rechten Maustaste auf eine Adresse geklickt, und „Alle Auswählen“ geklickt. Dann wieder [STRG] + [C] gedrückt und mit [STRG] + [V] können alle Adressen in das „AN, CC oder BBC“ Fenster eingefügt werden. Dasselbe muss mit den Adressen im „CC-Feld“, falls vorhanden, gemacht werden. Wichtig ist, dass man natürlich den Absender nicht vergisst, als Empfänger aufzunehmen.
Diese Methode ist die schönere, wenn neue Empfänger hinzugefügt werden sollen, da dies für die neuen Empfänger eine Weiterleitung (FW) und keine Antwort (RE) ist.
Methode 3: Nachricht erneut senden
Die Aktion „erneut senden“ ist nicht nur für E-Mails, die man selbst verschickt hat, vorhanden, sondern auch für Empfangene. Bei dieser Möglichkeit sind sowohl Anlagen enthalten, als auch der Absender, der aber manuell eingefügt werden muss.
Für diese Methode wird zuerst die E-Mail mit einem Doppelklick geöffnet, dann klickt man auf „Datei, Informationen, Erneut senden“.
Dies klingt zwar nach einer perfekten Lösung, man muss aber beachten, dass man die Adressen manuell noch einfügen muss und auch den Absender nicht vergessen darf, als Empfänger zu deklarieren. Auch die Adressen im CC und BBC Fenster dürfen nicht vergessen werden, wie auch den Betreff, welchen man zusätzlich manuell übernehmen muss.
Methode 4: Antworten und Weiterleiten mit der Originalnachricht als Anhang
Dies ist eine eigenständige Option von Outlook, wobei die zu weiterleitende/beantwortende E-Mail gesamt als Anhang weitergeleitet wird.
Bei Outlook 2007
Extras – Optionen – E-Mail Optionen – Schaltfläche „Beim Antworten und Weiterleiten“
Bei Outlook 2010
Datei – Optionen – E-Mail – Antworten und Weiterleiten
Da es sich um sogenannte MSG-Dateien handelt, können sie auch nur von anderen Outlook Benutzern geöffnet werden. Ein anderes Problem ist, wenn mehrfach auf eine E-Mail geantwortet wird, erhält man unzählige solcher Anhänge, die es einen erschweren die ursprüngliche Nachricht wiederzufinden.
Persönlich finden wir diese Lösung als nicht sehr tragfähig, und wir erwähnen sie nur, da sie seit Outlook 97 eingebaut ist und auch die ursprüngliche Empfehlung von Microsoft ist.
Hinweis: Natürlich steckt schon ein Zweck dahinter, eine Nachricht als Anlage zu versenden, doch nicht immer bei jedem Beantworten/Weiterleiten.
Methode 5: Das Benutzen eines Links anstatt einer Anlage
Anstatt die Dateien an die Nachricht anzuhängen, kann man diese Online stellen und den Link in der Nachricht versenden. Mit einer Antwort, die den ursprünglichen Text enthält, wird auch der Link erneut mitgesendet.
Zu Beachten ist, dass diese Dateien auf einem sicheren Server gelistet werden sollten, also auf einem Unternehmensnetzwerk, Share-Point Server oder Ähnlichem.
Dies ist wohl die eleganteste Lösung, wenn man die Nachricht so klein wie möglich halten möchte.
Methode 6: Allen Antworten mit einem Anlagen Add-in
Es gibt einem Add-in namens „Reply with all Attachments“ Sehr nützliches Add-in, wenn nicht ein Makro und ein Button manuell erstellt werden soll.
Dieses Add-in fügt einen benutzerdefinierten Menüpunkt in die Funktionsleiste einer geöffneten Nachricht ein. Nach Angaben der Erfinder gibt es dieses Add-in für Outlook 2007 und 2010 und der Quellcode ist ebenfalls verfügbar.
