Meine Arbeit beinhaltet die Aktualisierung von Tabellen(kalkulationen) mit neuen Angaben sowie den anschliessenden
direkten Versand dieser aktualisierten Tabellen(kalkulationen) an eine Vielzahl von Kunden. Am Ende einer Woche muss ich diesen auch den aktuellsten Bericht senden.
Bis jetzt nutze ich hierfür eine bereits voradressierte Entwurfsnachricht. Sobald ich mit der Akualisierung fertig bin öffne ich eine Kopie dieser Nachricht, füge die aktuellste Tabelle als Anhang ein und verschicke die Nachricht.
Mit dem Wochenbericht verfahre ich ähnlich und habe dazu noch eine wiederkehrende Erinnerungsfunktion zum Ende der Woche gesetzt, um mich an den Versand zu erinnern.
Nachdem dies einen grossen Teil meiner Arbeit ausmacht, ich aktualisiere mehrere Tabellen(kalkulationen) und verschicke mehrere Berichte, gestaltet sich der oben genannte Ablauf in "Outlook" eher mühsam. Gibt es eine Möglichkeit diesen Ablauf zu verkürzen ?
Ich denke was die Standartmöglichkeiten von "Outlook" betrifft hast Du den Ablauf bereits optimiert.
Zum automatischen Direktversand aktualisierter Dateien an bestimmte Personen kannst Du die Anwendung "MAPILab Toolbox" eines Drittanbieters nutzen. Dieser Zusatz für "Outlook" enthält eine Anwendung mit der Bezeichnung "File Send Automatically". Diese überwacht Dateien auf Änderungen. Kommt es in einer der zu überwachenden Dateien zu einer Änderung wird diese automatisch, zusammen mit einer vorbereiteten Nachricht, verschickt. Wenn Du eine Datei nur Zwischenspeicherst, aber trotzdem noch Änderungen an ihr vornimmst, kann auch eine Verzögerungsfunktion eingestellt werden.
Zum Versenden bestimmter Berichte an bestimmten Tagen kannst Du eine Kombination aus "VBA", benutzerdefinierten Formularen und dem "Windows Task Scheduler" nutzen.
Eine weitere Möglichkeit zur gewünschten Realisierung sollte ein Zusatzprogramm eines Drittanbieters sein. Ebenfalls in der "MAPILabToolbox" findet sich die Anwendung "Email Scheduler". Diese ermöglicht das Verfassen von Nachrichten mit einem Wiederholungsmuster, genau wie es auch mit Terminplanungen funktioniert. Auch ermöglicht die Anwendung, einen zu sendenden Bericht von seinem derzeitigen Speicherort zu verschicken, bzw. alle Dateien eines angegebenen Ordners zu versenden.
Andere Hilfsprogramme, welche ebenfalls den Versand einer bestimmten E-Mail mit einem bestimmten Anhang zu einer vorgegebenen Zeit ermöglichen, sind ;
