Wir bewahren unsere E-Mails sortiert nach Kontakten auf, wobei jeder Kontakt seinen eigenen zugehörigen Ordner hat, so dass wir später in der Lage sind jede Konversation, die wir mit diesem Kontakt geführt haben, schnell aufzufinden.
Der Hinweis mit dem “heutigen ungelesenen E-Mails-Ordner“ hat uns geholfen ganz einfach jede neue Einzelheit wiederzufinden. Wir mögen zwar immer noch unsere Sortiermethode, aber auf diese Weise ist es wirklich schwer jegliche Regeln wieder zu finden (manchmal ändern unsere Kontakte ihre Adresse), da wir bis jetzt schon über Hundert von ihnen verwenden. Außerdem haben wir das Gefühl, dass Outlook mit jeder Regel, die wir hinzufügen, immer langsamer wird. Wir haben auch versucht, unsere Sortiermethode an der Arbeit nachzuahmen, aber dabei wir sind ziemlich schnell an die Begrenzung für zu verwendende Regeln gelangt. Besteht irgendwie die Möglichkeit dieses Problem zu bewältigen, ohne unsere Sortiermethode zu ändern?
Da Regeln der einzige Weg sind, um automatisch eingehende Nachrichten zu einem anderen Ordner zu schicken, ist es schwer dieses Problem zu lösen, ohne viele Regeln zu verwenden oder die Sortiermethode zu verändern.
A – Z Suchordner oder gefilterte Ansichten
Anstatt Regeln zu benutzen, können wir auch Suchordner oder gefilterte Ansichten nutzen, um nur E-Mails von einem bestimmten Kontakt oder von einer speziellen Gruppe von Kontakten anzuzeigen. Wir können unsere E-Mails nicht nur nach „Privaten Kontakten“ und „Firmenkontakten“ klassifizieren, sondern auch die Möglichkeit berücksichtigen, sie nach dem Alphabet zu ordnen, um einen Index zu erstellen. Demnach würden wir einen Suchordner oder eine kundenspezifische Ansicht erhalten, die alle unsere Kontakte, die mit dem Buchstaben „A“ anfangen anzeigen und dann einen anderen Suchordner oder kundenspezifische Ansicht, die mit dem Buchstaben „B“ beginnt. Wenn wir unsere Ansicht auf „Anordnen nach“ festlegen und wir die Funktion Gruppierung freigegeben haben sowie alle unsere Gruppen zusammengebrochen sind, sollten wir ein zügiges Index-System haben.
Wenn wir nur eine sehr geringe Anzahl an Personen haben, um einen bestimmte E-Mail zu beginnen, können wir auch einige Kontakte miteinander verbinden, um eine einzelne Gruppe für die Anfangsbuchstaben A – C und eine andere Gruppe D – F zu erstellen.
Diese Methode würde dafür sorgen, die Anzahl an Regeln einzugrenzen und die zunehmende Langsamkeit bei einer Vielzahl von Regeln zu beschränken, aber diese Herangehensweise erfordert von uns, unsere Sortiermethode ein wenig zu verändern.
