In Outlook 2010 und auch bei älteren Versionen konnten wir unsere E-Mails in eine pst-Datei umwandeln und in einem vorgegebenen Exchange-Ordner, in unserem Account ablegen.
In Outlook 2013 finden wir diese Funktion nicht mehr, wir können die „Datendateiverwaltung“ Schaltfläche in unserem Exchange Konto nicht mehr auswählen.
Wie können wir immer noch unsere Exchange E-Mails in eine pst-Datei umwandeln?
Die Option, Exchange E-Mails in eine pst-Datei umzuwandeln, hat Outlook 2013 grundsätzlich entfernt.
Die Gründe dafür liegen darin, dass im Allgemeinen, die Unternehmen es erlauben, größere Exchange Postfächer und Online Archive anzulegen und somit der der Bedarf für herunter geladene E-Mails in Form von pst-Dateien nicht mehr besteht. Außerdem gibt es viele weitere Gründe, warum es eine schlechte Idee ist, die wir in den folgenden Tipps erleutert haben.
Wenn Sie es allerdings trotzdem anwenden wollen, können Sie es tun, indem Sie eine Nachrichten Regel konfigurieren.
Die Regeln für eingehende E-Mails
Anstatt den Zustellungsort in Ihrem Konto zu ändern, müssen Sie Ihre Nachrichten Regel so konfigurieren, dass die Exchange E-Mails in eine pst-Datei umgewandelt werden.
– die Regel wird auf die erhaltenen Nachrichten angewandt
– durch das angegebene Konto
o klicken Sie worauf es angewendet werden soll, um Ihr Exchange Konto auszuwählen
– verschieben Sie es in den angegebenen Ordner
o klicken Sie auf den angegebenen Ordner, um eine pst-Datei auszuwählen
Optional können Sie nun den Ordner „Posteingang“ der pst-Datei als Standart Autostart-Ordner festlegen über:
Datei -> Optionen -> erweitert -> Outlook in diesem Ordner starten
Die Regeln für gesendete E-Mails
Um auch Ihre gesendeten E-Mails in eine pst-Datei umzuwandeln, konfigurieren Sie zusätzlich diese Regel.
– die Regel auf gesendete Nachrichten anwenden
– durch das angegebene Konto
o klicken Sie worauf es angewendet werden soll, um Ihr Exchange Konto auszuwählen
– verschieben Sie eine Kopie in den angegebenen Ordner
o klicken Sie auf den angegebenen Ordner, um eine pst-Datei auszuwählen
Diese Regel gilt nicht für tatsächliche Bewegungen, sie generiert eine (ungelesene) Kopie der Nachricht in den angegebenen Ordner. Das bedeutet, dass Sie es immer noch brauchen, um den Ordner „Gesendete Objekte“ vom Exchange Server, auf regulären Weg zu leeren oder Sie deaktivieren die allgemeinen Optionen, um Kopien der Gesendeten Objekte in dem Ordner „Gesendete Objekte“ zu sichern.
Wenn Sie zusätzliche Mail Konten haben und die allgemeinen Optionen deaktivieren oder im Ordner „Gesendete Objekte“ speichern möchten, müssen Sie zusätzliche Regeln für jedes dieser Konten erstellen, wenn Sie sie immer noch sichern möchten.
Kalender, Kontakte, Entwürfe und andere, spezielle Ordner
Während die oben genannten Regeln, den Inhalt des Posteingangs und der gesendeten Objekte verschiebt, wird es keine Auswirkungen auf andere Ordner wie z.B. Kalender, Kontakte und sogar den Ordner Entwürfe haben.
In der Regel ist das kein großes Problem, da diese Ordner eine relativ kleine Größe behalten. Für die Kalender Funktionen ist es in der Regel besser, da es anderen Leuten erlaubt, Ihre Verfügbarkeiten zu sehen und Ihren Kalender automatisch zu bearbeiten, wie z.B. eigehende Besprechungsanfragen.
Wenn der Kalender im Laufe der Zeit zu groß wird und sie Ihn off-loaden und in eine pst-Datei umwandeln möchten, können Sie dies über eine Auto Archivierung tun.
