Eine Nachricht ging an mehrere Personen, von denen ein Teil in der Empfängerzeile und ein andere in der CC-Zeile steht. Da alle Empfänger an ein und demselben Projekt arbeiten, soll eine Verteilerliste erstellt werden, in der alle Personen aus Empfängerzeile und CC-Zeile enthalten sind.
Gibt es eine einfache Möglichkeit, eine Verteilerliste direkt aus der Nachricht zu erzeugen, oder muss man jede einzelne Person manuell einfügen?
Es ist möglich, Verteilerlisten direkt aus der Empfängerliste zu erstellen. Allerdings hängt diese Funktion von Ihrer Outlook-Version und den Einstellungen ab. Daher kann es möglich sein, dass Sie noch zusätzliche Schritte, zu den unten aufgeführten, durchführen müssen.
Outlook 2010 – 2016
Das Erstellen einer Kontaktgruppe (wie die Verteilerlisten unter Outlook 2010 heißen) aus einer Empfängerliste geht unter Outlook 2010 -2016 relativ schnell.
1. Rechts klicken Sie einen Empfänger in der Nachrichtenkopfzeile.
2. Wählen Sie aus dem Kontextmenü des Pop-Up-Fensters „Alle auswählen“
3. Nun sind alle Empfänger markiert. Drücken STRG+C, um sie zu kopieren oder rechts klicken Sie auf die ausgewählten Adressen und wählen Sie „Kopieren“ aus.
4. Öffnen Sie ihre Kontaktgruppen oder erstellen Sie, wie folgt, eine neue:
Neue Einträge-> Weitere Einträge-> Kontaktgruppen
(oder nutzen Sie den Tastaturbefehl STRG+SHIFT+L)
5. Klicken Sie „Kontakte hinzufügen“ und wählen Sie „aus einem Adressbuch“ aus.
6. Positionieren Sie den Cursor im Feld neben „Kontakte“.
7. Drücken Sie STRG+V, um die zuvor kopierten Adressen einzufügen.
8. Klicken Sie OK und die Adressen werden der Kontaktgruppe hinzugefügt.
Sie können diese Schritte wiederholen, falls mehrere Adressen in Empfänger- und CC-Zeile stehen.
Sie können unter Outlook 2010 -2016 ganz einfach Adressen aus einer Nachricht kopieren.
Outlook 2007 und vorherige Versionen
Der oben beschriebene Trick funktioniert nicht bei Outlook 2007 und vorherigen Versionen, da dort durch den Kopierbefehl lediglich die aufgelisteten Namen kopiert werden, nicht aber die sich dahinter verbergende E-Mail-Adresse. Wenn nicht bereits all diese Adressen zu einer Adressenliste in Ihrem Adressbuch hinzugefügt worden sind, wird dies zu ungelösten Namen führen.
Dennoch können Sie auch hier dasselbe erreichen, indem Sie wie folgt vorgehen:
1. Rechts klicken Sie auf die Nachricht in der Nachrichtenliste und wählen Sie „Nachrichtenoptionen“
2. Scrollen Sie bei dem unten stehenden Kästchen „Internet Headers“ solange runter, bis Sie die Liste der E-Mail-Adressen für „An:“ und „CC:“ sehen.
3. Wählen Sie alle Namen und Adressen aus, aber vergewissern Sie sich vorher, dass Sie es nicht nur der Text „An:“ oder „CC:“ selbst ist (um die Leerzeichen brauchen Sie sich nicht zu kümmern).
4. Drücken Sie STRG+C, um zu kopieren.
5. Öffnen Sie eine Verteilerliste oder erstellen Sie, wie folgt, eine neue:
Datei-> Neu-> Verteilerliste
(oder nutzen Sie dazu die Tastatur mit STRG+SHIFT+L)
6. Klicken Sie auf „Ausgewählte Kontakte“.
7. Positionieren Sie den Cursor im Feld neben „Kontakte“.
8. Drücken Sie STRG+V, um die markierten Adressen einzufügen.
9. Klicken Sie OK und die Adressen werden eine Kontaktgruppe zugefügt.
Hinweis: Falls Ihnen beim Klicken auf OK irgendeine Fehlermeldung angezeigt wird und Outlook angibt, einen Kontakt nicht entschlüsseln zu können, besteht das Problem meist darin, dass Ihr System keine Kommata (,) als Datentrennzeichen zulässt. Sie können diese Option wie folgt deaktivieren: Tools → Optionen → E-Mail-Einstellungen → Erweiterte E-Mail-Einstellungen → Option: „Komma als Datentrennzeichen erlauben“.
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In Outlook 2010 funktioniert Punkt 8 nicht. Es werden nur die ersten 246 Zeichen (inkl. Semikolon) übernommen, auch mitten in der letzten Adresse gekappt. Versucht man dann, eine email zu versenden und davor den Gruppennamen aufzulösen, erscheint die Meldung “Der gewünschte Vorgang konnte nicht ausgeführt werden. Der ausgewählte Befehl ist für diesen Empfänger nicht gültig. Fehler beim Erweitern der Liste. Die Liste wurde nicht vollständig erweitert.”
Der Versuch, die letzte gekappte Adresse aus der Liste zu entfernen, führt beim Versuch zu speichern zur Meldung ‘Im Feld “E-Mail” sollte nur eine Adresse eingetragen sein.’