Wir haben ein Exchange-Konto, aber wir ziehen es vor, alles in eine pst-Datei herunterzuladen.
Wie können wir Outlook so konfigurieren, dass nicht nur alle neuen E-Mails in unsere pst-Datei übermittelt werden, sondern auch alle gesendeten Elemente, Kalendertermine, Kontakte, Entwürfe, etc… darin gespeichert werden und nicht in unserem Exchange-Postfach?
In Outlook 2003 und früheren Versionen genügte es, als Standardübermittlungsort eine pst-Datei festzulegen, um zum Speichern nicht mehr das Exchange-Postfach zu nutzen. Dies zu tun genügt nicht mehr in Outlook 2007 und Outlook 2010, da man außerdem das Exchange-Konto dazu bringen muss, diese pst-Datei als Standardspeicherort zu nutzen.
Outlook 2003
Festlegen einer pst-Datei als Standardübermittlungsort für ein Exchange-Konto in Outlook 2003:
Extras → E-Mail-Konten → Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen → Weiter → Dropdown-Menü: Neue Nachrichten übermitteln an:
Outlook 2007 und Outlook 2010
Zum Festlegen einer pst-Datei als Standardübermittlungsort für ein Exchange-Konto in Outlook 2007 oder 2010 müssen Sie, genauso wie in Outlook 2003, damit beginnen, den Standardspeicherort in eine pst-Datei abzuändern:
Outlook 2007
Extras → Kontoeinstellungen → Registerkarte Datendateien
Outlook 2010
Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Registerkarte Datendateien
Akzeptieren Sie die Warnung wegen der Änderung der standardmäßigen Outlook-Datendatei und starten Sie Outlook neu.
Sie sind noch nicht fertig! Sobald Sie Outlook neu gestartet haben gehen Sie zurück in ihre Kontoeinstellungen, aber dieses mal wählen Sie die Registerkarte E-Mail aus. Hier wählen Sie ihr Exchange-Konto und drücken unten die Schaltfläche „Ordner wechseln“. Akzeptieren Sie die Warnung und wählen den Ordner, in dem die pst-Datei liegt, als neuen Speicherort. Starten Sie Outlook nochmal neu, um den Vorgang abzuschließen.
Bemerkungen
Es ist nicht empfehlenswert, Ihre E-Mails in einer pst-Datei zu speichern wenn Sie ein Exchange-Konto haben, da Sie alle Möglichkeiten verlieren, Inhalte zu teilen und Sie selbst für Ihre Sicherungskopien verantwortlich sind statt des Exchange-Administrators. Wenn Sie sich dennoch für diesen Weg entscheiden, aus welchen Gründen auch immer, beachten Sie Folgendes:
Ursprüngliche Posteingangs-Elemente werden automatisch empfangen, aber es könnte eine Kopie im Posteingang des Exchange-Kontos verbleiben. Dies trifft nicht auf Elemente zu, die Sie nach der Änderung empfangen.
Existierende Elemente, die sich woanders als im Posteingangsordner befinden, müssen nach der Änderung manuell in die pst-Datei verschoben werden.
Machen Sie Sicherungskopien ihrer pst-Datei! Diese kann natürlich in einem Netzwerkordner liegen, so dass sie in den Firmensicherungskopien enthalten sind.
Legen Sie keinen Speicherort im Netzwerk für die pst-Datei selbst fest. Dies wird von Microsoft nicht unterstützt, da es zu einer Beeinträchtigung der Leistung und zu fehlerhaften Daten oder sogar Verlust von Daten führen kann.
Besondere Merkmale von Exchange wie das Teilen von Inhalten werden nicht unterstützt, aber Sie können noch Ihren Abwesenheits-Assistenten nutzen
Modifizieren Sie ihre „In Ordner verschieben“-Regeln so, dass sie in ihre pst-Datei verschoben werden und nicht zurück auf den Server.
Nachrichten könnten immer noch in ihren Spam-Ordner übermittelt werden wenn sie vom Exchange-Server ausgefiltert werden. Sie können dies nicht ändern.
Sie können die Ordner des (jetzt leeren) Exchange-Postfachs nicht löschen.
Auslagern wegen eines zu kleinen Exchange-Postfachs
Wenn Sie darüber nachdenken, ihre E-Mails an eine pst-Datei zu übermitteln weil der Exchange-Server nur eine beschränkte Kapazität hat, könnte es besser sein, das Exchange-Konto als Standard zu behalten und AutoArchive zu benutzen, um ihr Exchange-Postfach in eine pst-Datei auszulagern. Damit behalten Sie die neuesten Nachrichten online und Sie wären immer noch in der Lage ihren Kalender und den Kontakte-Ordner zu teilen. Dies stellt auch sicher, dass sie in wenigstens einer Exchange-Sicherungsdatei enthalten sind.
Kontaktieren Sie ihren Vorgesetzten oder E-Mail-Administrator bezüglich zusätzlicher Informationen darüber, wie lange und wo Sie ihr E-Mail-Archiv speichern sollten, was es beinhalten sollte und was gelöscht werden kann. Ihnen sollte dafür genügend Platz zur Verfügung gestellt werden.
