Während wir die eigenen Kontakte exportieren können, scheint es nicht möglich zu sein, das Offline Firmen-Adressbuch oder die GAL (Global Adress List) zu exportieren.
Wir benötigen diese Liste in anderen Anwendungen und nutzen sie manchmal sowohl für elektronische Mailings als auch für Postadressen, die ebenfalls in der GAL gespeichert sind.
Wie können wir diese Exchange Adresslisten via Outlook exportieren?
Sie können die Listen nicht direkt aus Outlook exportieren, aber Sie können die Kontakte zu Ihren eigenen Kontakten hinzufügen. Indem Sie Ihre derzeitigen Kontakte in einem anderen Ordner speichern oder nachher den Ordner nach dem Erstellungs- oder Änderungsdatum sortieren, können Sie sie von Ihren persönlichen Kontakten trennen.
Sie können dann diese Kontakte für den weiteren Gebrauch in eine csv- oder xls-Datei exportieren oder sie direkt von Ihrem Kontakte-Ordner aus für ein Mail Merge nutzen.
GAL Kontakte zu Ihrem Adressbuch hinzufügen
- Öffnen Sie Ihr Adressbuch (Tastenkombination: STRG+SHIFT+B)
- Wählen Sie das Exchange-Adressbuch aus, das die Kontakte enthält.
- Wählen Sie alle Kontakte aus, die Sie exportieren möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Auswahl.
- Wählen Sie „Zu Kontakten hinzufügen“ aus.
Durch einen Rechtsklick können Sie schnell Kontakte von der Exchange Global Address List (GAL) zu Ihren eigenen Kontakten hinzufügen (klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern).
Anmerkungen:
Dieser Prozess ist relativ langwierig. Deshalb kann die Auswahl von vielen Kontakten dazu führen, dass Outlook für eine längere Zeit nicht zugänglich ist. Wenn Sie eine komplette Global Address List (GAL) exportieren möchten, ist es empfehlenswert, stattdessen den Exchange oder Benutzer Administrator zu kontaktieren. Sie können normalerweise schneller eine Liste vom Exchange oder Active Directory erstellen und lasten dabei die Server weniger aus.
Trennen und Exportieren der hinzugefügten Kontakte
Falls Sie Ihre eigenen Kontakte nicht in einen anderen Ordner verschoben haben, können Sie mithilfe des Änderungs- oder Erstellungsdatums trotzdem schnell zwischen Ihren eigenen Kontakten und denen, die Sie von der GAL hinzugefügt haben, unterscheiden.
Sie können die Sortierungsreihenfolge ändern, einen Filter für die Ansicht anwenden oder einfach die Suchfunktion nutzen. Da Sie die Kontakte gerade hinzugefügt haben, sind Ihre Erstellungs- und/oder Änderungsdaten gleich und dadurch werden sie in der Liste zusammen gruppiert.
Dieser Vorgang ist so ähnlich wie der, der in „Entfernen von Outlook Duplikaten nach erneutem Downloaden von Nachrichten“ beschrieben wird. Wenn Sie die Ansicht Ihrer Kontakte ändern, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst eine Listenansicht auswählen wie z. B. „Telefonliste“.
Dann können Sie einfach Ihre gefilterte Kontaktliste in einen anderen Ordner verschieben und die „Exportieren“-Option in Outlook nutzen, um diesen Ordner zu exportieren oder die Ansicht mit den von Ihnen benötigten Feldern anzupassen und direkt zu Excel zu kopieren.
Anmerkung: In Outlook 2007 und älteren Versionen können Sie auch zeitweise den voreingestellten Kontakt-Ordner ändern. Um dies zu tun, öffnen Sie das Adressbuch und wählen Sie „Extras“ -> „Optionen“… Hier können Sie bei „Persönliche Adressen verwalten in“ einen neu erstellten Kontaktordner auswählen.
