Wir haben Urlaub in den Kalenderordner importiert und ebenfalls Geburts- und Jahrestage unserer engsten Kontakte hinzugefügt.
Das Feature gefällt uns wirklich gut, aber diese Daten gleichen sich für unseren Geschmack den üblichen Terminen zu sehr an.
Können diese Ereignisse hervorgehoben oder farblich codiert werden, damit sie sich von den anderen Kalendereinträgen unterscheiden?
In Outlook gibt es zwei Möglichkeiten, Kalendereinträge farblich zu markieren: Farbkategorien und bedingte Formatierung. Welche man verwenden will, hängt davon ab, welche Version von Outlook man verwendet und wie die Kalendereinträge erstellt wurden, aber auch ein wenig von der persönlichen Vorliebe.
Anmerkung: Obwohl dieser Leitfaden Urlaub, Geburts- und Jahrestage behandelt, können die besprochenen Methoden auch auf alle anderen Kalendereinträge angewendet werden, die hervorgehoben werden sollen.
Farbcodierung für Urlaube
Die Farbcodierung wurde 2007 in Outlook eingeführt. Wenn Sie sie auf Kalendereinträge anwenden, werden diese in der Farbe der Kategorie angezeigt, der die Einträge zugewiesen wurde.
Diese Methode ist für importierte Urlaube sehr zu empfehlen, weil diese bereits der Kategorie „Urlaub“ zugewiesen sind. Allerdings ist diese Kategorie nicht in der „Hauptkategorieliste“ voreingestellt, deshalb ist ihr noch keine Farbe zugewiesen.
So können Sie die Kategorie Urlaub in die Hauptkategorieliste aufnehmen und ihr eine Farbe zuweisen:
1. Wählen Sie einen Urlaubseintrag im Kalender aus.
2. Öffnen Sie das Dialogfenster Farbkategorien
* Outlook 2007
Bearbeiten -> Kategorien -> Alle Kategorien
* Outlook 2010 – 2016
Start -> Kategorien -> alle Kategorien
Den Namen der Kategorie anklicken: Urlaub (nicht in der Hauptkategorieliste)
4. „Neu“ anklicken …
5. Den Namen nicht verändern, sondern eine Farbe dafür auswählen.
6. Bestätigen Sie mit OK und kehren Sie mit einem zweiten OK zur Kalenderansicht zurück. Die Urlaubseinträge werden nun in der ausgewählten Farbe angezeigt.
Bedingte Formatierung
Die bedingte Formatierung (in Outlook 2007 und früheren Versionen automatische Formatierung genannt) ist eine Einstellung für Ansichten, um Elemente aufgrund bestimmter Eigenschaften farblich zu codieren.
Wählen Sie diese Methode, wenn Sie Outlook 2003 oder frühere Versionen verwenden. Auch in Outlook 2007 und Outlook 2010 ist sie ein einfacher Weg, Geburts- und Jahrestage farblich hervorzuheben, ohne vorher Farbkategorien anzulegen.
1. Öffnen Sie das Dialogfenster „Bedingte Formatierung“
Outlook 2003
Ansicht -> Anordnen nach -> Aktuelle Ansicht -> aktuelle Ansicht anpassen -> Automatische Formatierung …
Outlook 2007
Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Aktuelle Ansicht anpassen -> Automatische Formatierung …
Outlook 2010 – 2016
Ansicht -> Ansichtseinstellungen -> Bedingte Formatierung …
2. „Hinzufügen“ anklicken
3. Einen Namen für die Regel eingeben, zum Beispiel: Geburtstag
4. Farbe auswählen.
5.* Bei Outlook 2003 und früheren Versionen sind die Farben beschriftet. Um die Beschriftung zu ändern, wählen Sie: Bearbeiten -> Kalenderbeschriftung -> Kalenderbeschriftungen bearbeiten …
5. „Bedingung“ anklicken …
6. Eine Bedingung hinzufügen, wie unterhalb des Screenshots beschrieben.
7. Die Schritte 2 bis 6 für jede Bedingung wiederholen, die Sie hinzufügen möchten.
8. Alle offenen Dialogfenster mit „OK“ bestätigen und schließen, bis die nun farbige Kalenderansicht erscheint.
Urlaub (Outlook 2003 und frühere Versionen)
* weitere Optionen
Kategorie: Urlaub
Geburtstage
* Registerkarte „Termine und Besprechungen“
Suche nach: Geburtstag
* Registerkarte „Erweitert“
Feld: Serientermin
Bedingung: entspricht
Wert: jährlich
Jahrestage
* Registerkarte „Termine und Besprechungen“
Suche nach: Jahrestag
* Registerkarte „Erweitert“
Feld: Serientermin
Bedingung: entspricht
Wert: jährlich
Anmerkung: Die Farben Kategoriefarben haben Vorrang vor den Farben der bedingten Formatierung.
Farbkategorien für Geburtstage und Jahrestage
Die bedingte Formatierung ist in Outlook 2010 – 2016 und sogar in Outlook 2007 zwar die einfachste Möglichkeit, es gibt aber auch die Möglichkeit, Farbkategorien für Geburts- und Jahrestage zu verwenden. Diese müssen allerdings vorher festgelegt werden, denn sie sind nicht voreingestellt.
Da alle Einträge für Geburts- und Jahrestage im Betreff als solche gekennzeichnet sind, sind sie leicht zu finden, wenn man im Suchfeld Folgendes eingibt:
* Geburtstage
Geburtstag ist Serientermin: ja
* Jahrestage
Jahrestag ist Serientermin: ja
Die Suchergebnisse können mit Strg + A einfach ausgewählt und einer vorher angelegten Farbkategorie „Geburtstag“ oder „Jahrestag“ zugeordnet werden.
Anmerkung: durch die Suchoption „Serientermin: ja“ filtern wir einzelne Termine oder Besprechungen aus, die ebenfalls das Wort „Geburtstag“ enthalten könnten.
