Kategorien und IMAP in Outlook Konten

Wir benutzen einen GMail-IMAP-Account mit Outlook und haben festgestellt, dass die Option „Kategorien“ nicht zur Verfügung steht; unmöglich, irgendetwas zu kategorisieren.
Wie kommt das, und gibt es Abhilfe?

Es liegt daran, dass IMAP die „Kategorie„-Eigenschaft für Nachrichten nicht unterstützt. Eine mögliche Problemlösung bestünde in der Benutzung separater Verzeichnisse, in der Konfiguration Ihres Accounts via POP3 oder im Taggen Ihres Nachrichtentitels bei Verwendung der „Automatischen Formatierung„.

Hintergrund
Da das Protokoll für IMAP-Accounts die „Kategorie„-Eigenschaft nicht unterstützt, würden jegliche zugewiesene Kategorien nicht mit dem IMAP-Server abgeglichen, d.h. ebenso wenig mit anderen (Outlook-)Clients, die Sie zum Zugriff auf denselben Account verwenden.

Der Hauptgrund, Kategorien von vornherein nicht zu erlauben, wäre der, dass Sie für IMAP-Accounts erst gar kein kategorienbasiertes System zur Organisation von Mails aufsetzen würden, da diese Organisationsstruktur nach einer Neuerstellung des Accounts verloren wäre. Außerdem wäre jedwede Verwirrung ausgelöscht, die eintreten könnte, wenn auf denselben IMAP-Account via Outlook von mehreren Computern zugegriffen wird.

Notlösung: Separate Verzeichnisse
Anstatt Kategorien als einen Sortierungsmechanismus zuzuweisen, können Sie sich auch entscheiden, in verschiedenen Verzeichnissen zu sortieren. Das mag zwar nicht so aufgeräumt und flexibel sein wie das Arbeiten mit Kategorien, kann aber eine recht effektive wie einfache Alternative sein.

Notlösung; als POP3-Account konfigurieren
Falls Sie die IMAP-spezifischen Vorteile eines IMAP-Accounts (die Tatsache, dass jeglicher Inhalt sowie alle Änderungen mit dem Mailserver synchronisiert werden) nicht benutzen, dann können Sie sich entschließen, Ihren Account als POP3-Account statt als IMAP-Account zu konfigurieren.

So ziemlich alle ISPs, die den Zugriff auf Ihre Mailbox per IMAP anbieten, bieten ebenso Zugriff per POP3. Für einen Überblick der Einstellungen, die Sie bei GMail und einigen der anderen großen Freemail-Anbieter benötigen, siehe;

Notlösung: Nachrichtentitel taggen und Benutzen der Automatischen Formatierung
Da Sie immer noch den Titel der Nachricht durch Öffnen ändern können, können Sie ihn mit einem eigenen Tag verändern, das den Namen der Kategorie, den Sie normalerweise vergeben würden, repräsentiert. Zum Beispiel können Sie [beruflich] oder [privat] an den Titel anhängen.

Um etwas Vergleichbares zu farblich gekennzeichneten Kategorien einzurichten und um zu erkennen, welcher Kategorie eine Nachricht zugewiesen wurde, können Sie eine Regel zur Automatischen Formatierung erstellen. Sie können dann eine Regel erstellen, um die Nachricht in der Liste mit einer anderen Farbe hervorzuheben, sofern das Tag im Titel der Nachricht gefunden wird.

(Die Funktion „Automatische Formatierung“ wurde in Outlook 2010 zu „Bedingte Formatierung“ umbenannt, die Funktion ist jedoch noch immer dieselbe.)