Wir haben einen Termin/ein Treffen, für den/das wir einige Aufgaben fertigstellen müssen, bevor er beginnt. Es ist wichtig, dass wir sowohl Benachrichtigungen/ Erinnerungen erhalten, wenn eine Aufgabe dazu fällig ist, als auch vor dem Termin.
Gibt es einen einfachen Weg, um diesen Termin und alle zugehörigen Aufgaben miteinander zu verknüpfen, so dass wir sehen können, welche Aufgaben vor diesem Termin abgeschlossen sein müssen und auch welcher Termin mit welchen Aufgaben zusammengehört?
Das ist eine weitere Situation, in der das Nutzen der integrierten OneNote-Funktion in Outlook eine zielführendere Lösung bietet, als das Nutzen der Outlook eigenen Lösung.
Wenn ein gespeicherter Termin vorliegt, können wir ihn auf einer Seite unseres OneNote- Notizbuches verknüpfen, auf der dann zusätzliche Informationen hinzugefügt werden können. Von dieser Seite aus können Sie Aufgaben direkt in Outlook erstellen.
Diese Aufgaben werden zum OneNote-Eintrag verlinked, der an den Termin im Kalender geknüpft wurde und ebenfalls einen eigenen Bezug zu der entsprechenden OneNote-Seite hat. So ist alles automatisch verknüpft. Noch viel besser ist: Wenn man eine Aufgabe in Outlook als „erledigt“ markiert, wird diese Markierung ebenfalls automatisch in OneNote gesetzt und umgekehrt genauso.
Mit OneNote verknüpfte Terminaufgaben erstellen
Obwohl die oben stehende Erklärung etwas Kompliziert klingt, ist der gesamte Prozess tatsächlich sehr einfach und intuitiv erledigt.
1.) Wir erstellen einen Termin im Kalender
WICHTIG!
2.) Wir speichern den Termin/das Treffen/die ganztägige Veranstaltung bevor wir auf die Schaltfläche OneNote klicken. Anderenfalls wird der Termin/das Treffen/die ganztägige Veranstaltung nicht mit der One-Note-Seite verknüpft werden. (Das Terminfenster kann geöffnet bleiben, muss aber gespeichert sein.)
3.) Wir klicken auf die Schaltfläche OneNote im Menüband oder der Toolbar. Nun öffnet sich ein OneNote-Dialogfenster.
4.) Wir wählen aus, wo wir die Notizen zum Termin in OneNote erstellen möchten. (Hilfestellung zum Erstellen des voreingestellten Speicherortes oder einer Vorlage finden Sie über diesen Quick Tipp )
5.) Wir geben unsere Notizen ein, die wir in eine oder mehrere Aufgaben umwandeln wollen.
– Das Nutzen einer Aufzählungsliste kann hilfreich sein, ist aber nicht unbedingt notwendig.
– die Verwendung von kurzen Überschriften für die Aufgaben wird Empfohlen, da diese Überschrift eventuell gleichzeitig der Titel für die Outlook-Aufgabenliste bilden kann.
6.) Wir platzieren den Cursor vor den Abschnitt, den Sie in eine Aufgabe umwandeln möchten.
7.) Wir klicken auf die Schaltfläche Outlook-Aufgaben auf der Registerkarte Start und wählen wir aus, wann die Aufgabe fällig ist. Wir können zusätzlich Erinnerungsfunktionen hinzufügen oder die Outlook-Optionen einschalten, die dies automatisch vergeben. (Gültig für Aufgaben und markierte Nachrichten)
Wir wiederholen die Schritte 5 und 6 um weitere Aufgaben zu erstellen.
Wie bereits erwähnt können Sie die Aufgaben in einer beliebigen Anwendung (Outlook oder OneNote) als “erledigt” markieren. In OneNote kann das einfach über das Anklicken des Fähnchensymbols vor dem Aufgabentext erledigt werden. Nach wenigen Sekunden wird der Status der Aufgabe geändert, was von der anderen Anwendung übernommen wird.
Das Erstellen einer Aufgabe in Outlook aus OneNote heraus verlinkt den markierten Text in OneNote. Ist diese OneNote-Seite eine Besprechungsnotitz, dann wird sie auch auf den auf den Original-Kalendereintrag zurück verweisen und alles bleibt verbunden.
