Mit der Zeit ist Ihre PST-Datei (Personal Store)
von Outlook auf mehr als 100 Megabyte angewachsen. Sie möchten die Datei auf
ein vernünftiges Maß verkleinern, um Speicherplatz freizugeben und den Zugriff
darauf zu beschleunigen. Durch Löschen großer Nachrichten wird die Datei aber
nicht kleiner.
Die immense Größe entsteht hauptsächlich durch
verschiedene Dateianhänge wie zum Beispiel Bilder oder MP3-Dateien. Da Sie
diese im Normalfall ohnehin schon auf der Festplatte gespeichert haben, können
Sie solche E-Mails meist komplett löschen.
Dazu öffnen Sie den Posteingang
und führen den Befehl Extras/Elemente suchen aus. Auf dem Register
Weitere Optionen wählen Sie im Kombinationsfeld Größe
(Kilobyte) die Einstellung größer als, geben daneben
zum Beispiel den Wert 100 ein und klicken auf Durchsuchen.
Im folgenden Dialog mit der Ordnerstruktur von Outlook aktivieren Sie das
Kontrollkästchen Persönlicher Ordner. Dann klicken Sie auf die
Schaltfläche OK und im nächsten Dialog
auf Starten. Das Suchergebnis listet Ihnen alle großen E-Mails
auf. Prüfen Sie, welche Nachrichten Sie wirklich löschen möchten und entfernen
Sie diese dann mit der Taste [Entf] oder dem Befehl Bearbeiten/Löschen.
Achtung:
Alle gelöschten Nachrichten gelangen zunächst in
den Ordner Gelöschte Objekte. Dort müssen Sie sie in einem zweiten
Schritt mit dem Befehl Extras/Ordner „Gelöschte Objekte“ leeren
endgültig löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Wundern Sie sich nicht, auch nach diesem Schritt ist Ihre PST-Datei noch nicht
kleiner geworden. Das liegt an der Eigenart von Outlook, beim Löschen zunächst
nur Löcher in die Dateistruktur zu reißen. Aus diesem Grund müssen Sie die
Datei noch komprimieren, damit die Einsparung wirksam wird. Führen Sie dazu
den Befehl Extras/Dienste aus. Im Register Dienste
markieren Sie den Eintrag Persönlicher Ordner, klicken auf die
Schaltfläche Eigenschaften und im folgenden Dialog auf Jetzt
komprimieren. Warten Sie den Komprimiervorgang ab und beenden Sie
dann alle offenen Dialoge jeweils mit OK.
Ein guter Artikel. Allerdings wüsste ich gerne, ob das für alle Outlook Versionen gilt. Denn bei mit gibt es unter EXTRAS keinen keinen Befehl wie “Kompremieren”.