Über einen längeren Zeitraum bekamen wir Emails mit Hintergrundinformationen. Wir sammelten diese Nachrichten in separaten Ordnern. Nun möchten wir mit dem Ergebnis der Informationen und einer Danksagung beantworten.
Hinsichtlich der Anzahl an Nachrichten ist eine einzelne Beantwortung eines jeden Schreibens keine Option.
Wie kann ich auf alle Mails in einem Ordner gleichzeitig antworten?
Ein einfacher Weg hierfür, ist eine Regel aufzustellen und manuell auszuführen.
Wenn mehr Flexibilität gefragt ist, ware e seine bessere Option, exportierte man den Ordner in eine Exceltabelle und erstelle dann einen Seriendruck.
Antworten durch manuelle Nachrichtenanordnung
Wahrscheinlich ist der einfachste Weg ist es, eine Regel zu kreieren, welche auf bestimmte Nachrichten antwortet und diese dan manuell auszuführen. Diese Regel wird dann für jede Mail in diesem Ordner (jedoch nur einmal pro Absender) verschickt, egal wann sie erhalten wurden. Dies ist ein Prozess mit drei Schritten:
Schritt 1
Die Mailvorlage für das Antwortschreiben erstellen
1. Starten Sie eine neue Nachricht und schreiben Sie ihre Mail. Fügen Sie einen Betreff ein, doch versenden Sie die Mail nicht. Sie können auch Anhänge anfügen.
2. Sichern sie die Nachricht als OFT-Datei an einem geeigneten Ort
Falls Sie nicht als OFT-Datei speichern können, nutzen Sie wahrscheinlich Outlook 2003 oder eine ältere Version und haben Word als Email Editor hinterlegt.
Um eine OFT-Datei zu erstellen, müssen Sie Outlook als Ihren Email-Editor festlegen (Extras -> Optionen -> Email Format)
Schritt 2
Erstellen Sie die Antwort der Regel über den Assistenten zum Erstellen von Regeln;
1. Sie finden die Regeln des Assistenten zum Erstellen über;
o Outlook 2007 und frühere
Extras-> Regeln und Benachrichtigungen …
o Outlook 2010
Datei-> Manage Rules & Alerts
2. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Regel, die Maßnahmen ergreifen sollten, wenn eine neue Nachricht empfangen wird.
3. Sie müssen nicht alle Bedingungen festgelegt und müssen die Warnung nach dem Klicken von “Weiter” wegklicken.
4. In der "Wählen Sie eine Antwort Vorlage" Erweitern Sie im Dialogfeld "Suchen in" und wählen Sie "Vorlagen im Dateisystem ".
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche … Browser und navigieren Sie zu dem Speicherort der OFT-Vorlage aus Schritt 1
Ändern Sie die Anzeige um zu Ihrer OFT-Datei zu gelangen.
Hinweis: Auch wenn Sie mit einem Exchange-Server arbeiten, ist es besser, nicht die Regel "haben die Server-Antwort mit einer bestimmten Vorlage" zu verwenden, da dann die Regel für jede Nachricht ausgeführt wird und somit Menschen, die mehr als einmal geschrieben haben die Nachricht mehrere Male erhalten. Durch die Verwendung einer lokalen Vorlage, wird Outlook die Duplikate automatisch filtern und nur einmal antworten (diese "Erinnerung " wird zurückgesetzt, wenn Sie Outlook neu starten).
Schritt 3
Nun, da die Antwort erstellt wurde, können Sie die Regel manuell nutzen, so wird es für alle Nachrichten in einem bestimmten Ordner ausgeführt werden;
1. Im Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld, drücken Sie auf die Regeln jetzt … Taste.
2. Wählen Sie die erstellte Antwort zu entscheiden.
3. Wählen Sie den Ordner, der alle Nachrichten, denen Sie eine Antwort zu senden wünschen enthält.
4. Drücken Sie auf "Jetzt starten"
Exportieren von Kontakten in Excel und Verwendung des Seriendrucks
Wenn Sie anspruchsvollere E-Mails versenden möchten, zum Beispiel, wenn Sie allen Personen, die durch Ihren Absender geschrieben haben eine Nachricht senden möchten, dann können Sie den Ordner, in eine Excel-Tabelle exportieren, um die Adressen und die Absender zu sammeln Namen und in einem Serienbrief verwenden.
Den Import / Export-Assistenten finden Sie in;
• Outlook 2007 und früheren
Datei-> Importieren und Exportieren
• Outlook 2010
Datei-> Öffnen-> Importieren (keine Sorge, es gibt auch Export-Optionen hier)
In diesem Assistenten können Sie auswählen, eine Datei zu exportieren und eine Excel-Tabelle oder eine Access-Datenbank als Ausgabeformat zu wählen. Sobald Sie den Export abgeschlossen haben, finden Sie die benötigten Informationen in der "Absender" und "Absenderadresse"-Spalte.
Vielleicht schauen Sie dazu auch die Outlook Programmerweiterung zum Drucken:
