Wenn wir eine neue E-Mail in unserem Postfach erhalten, erkennen wir das an dem Briefumschlag-Symbol in unserer Benachrichtigungs-Leiste. So weit, so gut. Allerdings ist dort nicht zu erkennen, wie viele neue Nachrichten eingegangen sind und es werden auch keine Nachrichten gemeldet, die in einem anderen Ordner als unserem Posteingang ankommen. Es würde uns allerdings sehr helfen, diese Informationen zu erhalten, besonders dann, wenn wir eine Weile vom Computer abwesend sind.
Regel für Benachrichtigungen über neue E-Mails:
– Outlook 2003 und Outlook 2007
– Outlook 2010 und Outlook 2013
– Outlook 2003
„Regel ohne Vorlage erstellen“
– Outlook 2007, Outlook 2010 und Outlook 2013
auf „Regeln auf von mir empfange Nachrichten anwenden“ klicken
3) Dann klickt man auf „Weiter“.
4) Im nächsten Schritt vergewissert man sich, dass keine Bedingungen ausgewählt wurden und klickt wieder auf „Weiter“.
5) Eine Warnung wird erscheinen, die besagt, dass die Regel für alle Nachrichten angewendet wird. Hier muss man auf „Ja“ klicken, um zu bestätigen, dass die Angaben stimmen.
6) Als nächstes wählt man folgende Aktion aus: „Eine eigene Nachricht im Benachrichtigungsfenster anzeigen“ bzw. „im Benachrichtungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“
7) Wenn man auf den Link zu „Eine eigene Nachricht“ am unteren Ende der Nachricht klickt, kann man seine eigene Nachricht eingeben (das ist hilfreich, wenn man mehr als eine Regel zur Darstellung von Benachrichtigungen über neue Emails einrichten möchte, da man die Fenster so leichter unterscheiden kann).
– Zum Beispiel: „Während Sie weg waren, haben Sie folgende E-Mails erhalten“:
8) Anschließend klickt man auf „Weiter“ und wieder auf „Weiter“, um das Menü für Ausnahmen zu überspringen.
9) Zum Schluss kann man noch einen eigenen Namen für die Regel auswählen und dann durch einen Klick auf „Fertig stellen“ die Regel vervollständigen.
10) Wenn daraufhin gewiesen wird, dass diese Regel nur für den momentanen PC gilt, kann man das mit einem Klick auf „OK“ bestätigen.
11) Falls nötig, kann man die Regel zum Anzeigen einer Desktop-Benachrichtigung nach ganz oben verschieben.
Hinweis: Wenn man mehrere E-Mail-Konten eingerichtet hat und abhängig von den verschiedenen Arten der Konten, kann es notwendig sein, diese Regel für jedes der Konten einzurichten oder die Bedingung „über Konto“ zu aktivieren (dabei muss das jeweilige Konto angegeben werden), um für jeden Account einen Überblick zu erhalten.
Suchordner für heute ungelesene Nachrichten:
Eine andere Möglichkeit, um eine Übersicht über die zuletzt erhaltenen E-Mails zu behalten ist die Einrichtung eines Suchordners für heute ungelesene Nachrichten. Dieser Suchordner ist sehr praktisch, da die meisten Nachrichten automatisch durch definierte Regeln sortiert werden, ohne dass man fürchten muss, sie zu verpassen oder ständig zwischen den Ordnern hin- und herwechseln zu müssen.
