Die Größe von OST-Dateien verringern durch Synchronisierungsfilter

Als mobiler Nutzer liebe ich es, dass ich auch die von anderen Nutzern geteilten Ordner und Öffentlichen Ordner-Favoriten   zwischenspeichern kann.

Allerdings sind manche Nutzer sehr sammelwütig und so manche der Öffentlichen Ordner-Favoriten große Archive. Aus diesem Grund ist meine OST-Datei sehr groß (fast 20 GB), wodurch sich die Geschwindigkeit meines Laptops erheblich verringert, da ich keine leistungsstarke SSD-Festplatte besitze. Außerdem geht mir der Platz auf meiner Festplatte aus, da ich nur 120 GB Speicherplatz auf meinem Laptop habe.

Abgesehen davon mir eine neue, schnelle Festplatte zuzulegen oder meine Kollegen zu bitten, aufzuräumen – was kann ich sonst noch tun?

Wenn Sie den Exchange-Cache-Modus aktiviert haben, wird es schließlich darauf hinauslaufen, dass Sie alles Mögliche zwischenspeichern, wenn Sie gleichzeitig die von anderen Nutzern geteilten Ordner und öffentliche Ordner Favoriten zwischenspeichern.
Outlook 2013 hat einen Synchronisierungsregler eingeführt mit dem Sie Outlook so konfigurieren können, dass es nur aller 1, 3, 6, 12 oder 24 Monate Ihre E-Mails zwischenspeichert anstatt alle E-Mails zu speichern. Leider funktioniert diese Einstellung nur bei E-Mails innerhalb Ihres eigenen Postfaches. Wenn Sie das Zwischenspeichern eingestellt haben, werden noch immer sämtliche andere Ordner, übertragene Postfächer und Öffentliche Ordner-Favoriten in Ihrem lokalen Cache gespeichert

Allerdings haben alle Outlook-Versionen eine andere Einstellung, die als Synchronisierungsfilter bezeichnet wird. Mit diesem Filter können Sie verschiedene Kriterien einstellen, mit denen Sie festlegen, was Sie zwischenspeichern möchten und was nicht. Auf diese Weise halten Sie Ihren OST-Fußabdruck so klein wie möglich.

Synchronisierungsfilter

In den meisten Fällen, in denen geteilte Ordner genutzt werden, sind lediglich die neuesten Dateien in dem Ordner von Bedeutung und nicht der gesamte Ordnerinhalt. In einem solchen Fall könnten Sie einen Synchronisierungsfilter setzen, der Ihnen nur die Dateien zwischenspeichert, die Sie in der letzten Woche, im letzten Monat, in den letzten sechs Monaten, im letzten Jahr oder an einem anderen ausgewählten Datum erhalten haben.

Bei einem großen Kalenderordner mit vielen vergangenen Terminen, Besprechungen und Ereignissen (die möglicherweise sogar Anlagen enthalten), können Sie auswählen, dass alte Termine ebenfalls herausgefiltert werden.
Bei großen öffentliche Ordnern können Sie sich zusätzlich entscheiden, einen Synchronisierungsfilter anzuwenden, der nur Dateien zwischenspeichert die kleiner als eine bestimmte Größe sind, wie beispielsweise 100 KB oder 1 MB. Die größeren Dateien sind natürlich noch verfügbar, wenn Sie diese über die Online-Version des Öffentlichen Ordners aufrufen (wird am Ende diesem Artikel näher erläutert).

Einen Synchronisierungsfilter einstellen

Einen Synchronisierungsfilter für einen Ordner einzustellen ist ziemlich leicht:

1. Klicken Sie rechts auf den Ordner und wählen Sie Eigenschaften.
2. Wählen Sie die Leiste Synchronisierung aus.
3. Klicken Sie die Filter…-Schaltfläche an.
4. Stellen Sie den Filter ein, den Sie möchten. Schauen Sie sich dazu auch die Beispiele weiter unten an.
5. Klicken Sie OK.
6. Bestätigen Sie das Dialogfeld, welches Sie darüber informiert, wie die Veränderungen greifen werden.
7. Starten Sie Outlook neu.
8. Nachdem die Synchronisierungsfilter verarbeitet wurden, komprimieren Sie Ihre OST-Datei

Hinweis!
Anstatt Outlook neu zu starten, können Sie auch die Allgemein-Leiste auswählen und auf die Schaltfläche Offline-Dateien löschen klicken. Bestätigen Sie mit OK um das Eigenschaften-Dialogfenster zu verlassen und klicken Sie anschließend auf die Senden/Empfangen-Schaltfläche um den Ordner zu aktualisieren. Auf diese Weise wird allerdings mehr Traffic erzeugt. Außerdem funktioniert diese Methode nicht immer für Öffentliche Ordner-Favoriten.

Beispielfilter für E-Mails, Kalender und Öffentliche Ordner

Bei einem großen Postfach öffnen Sie den Erweitert-Tab und wählen Sie die folgenden Kriterien aus;

• Feld: Empfangen
• Bedingung: am oder danach
• Wert: vor einem Jahr

Für einen großen Kalender-Ordner können Sie Folgendes wählen (diese Einstellung wirkt sich nicht auf wiederkehrende Dateien aus);

• Feld: Start
• Bedingung: am oder danach
• Wert: vor einem Monat

Für große Öffentliche Ordner wählen Sie;

• Tab: Weitere Optionen
• Größe: weniger als
• Wert: 1024 (entspricht 1 MB)

Anmerkung: Wenn Sie einen Filter mittels natürlichen Sprachdaten wie “vor 1 Monat” oder “vor 1 Jahr” erstellen, könnten diese als ein tatsächliches Datum festgelegt werden, wenn sie gespeichert werden. Folglich kann es möglicherweise vonnöten sein, dass Sie Ihren Synchronisierungsfilter erneut aktualisieren müssen, wenn Ihre OST-Datei wieder zu groß wird.

Wann Sie einen Synchronisierungsfilter einstellen sollten

Wie Sie bereits gesehen haben, müssen Sie den Synchronisierungsfilter für jeden Ordner einzeln festlegen. Daher empfiehlt es sich, einen solchen Filter nur dann zu setzen, wenn ein Ordner sehr groß ist, da die Anzahl der Dateien in einem Ordner nur eine sehr geringe Rolle spielt.

Ziehen Sie nur dann in Betracht einen Synchronisierungsfilter für einen kleinen Ordner mit vielen Dateien festzulegen, wenn dieser sehr langsam darin ist, die Ordnerinhalte anzuzeigen und Sie diese Dateien wirklich nicht benötigen und dringend jedes MB sparen müssen. In den meisten anderen Fällen reicht ein einfacher Ansichts-Filter aus, um die Geschwindigkeit wieder zu erhöhen. Beachten Sie auch, dass selbst bei einer langsamen Festplatte ein Ordner mit bis zu 5.000 Dateien noch immer relativ schnell zu laden sein sollte.

Auf die Online-Dateien eines gefilterten Ordners zugreifen

Um auf die Online-Dateien wieder zuzugreifen, können Sie den Synchronisierungsfilter entfernen (und Outlook neustarten oder aber den Offline-Cache für diesen Ordner zurücksetzen), zeitweise den Exchange-Cache-Modus für geteilte Ordner und/oder Öffentliche Ordner-Favoriten zurücksetzen (dazu ist ein Neustart von Outlook erforderlich) oder aber auf das gemeinsame Postfach über OWA (Outlook Web Access oder Outlook Web App) zugreifen.
Für Öffentliche Ordner-Favoriten können Sie anstelle der Favoriten auch den “Alle Öffentlichen Ordner“-Zweig aufrufen. Wenn Sie den “Alle Öffentlichen Ordner“-Zweig benutzen sehen Sie immer die Online-Version des Ordners.