Wir nutzen unser Outlook auf mehreren Rechnern, und obwohl sich unsere E-Mails sehr gut auf den unterschiedlichen Geräten synchronisieren lassen, gilt das für die E-Mail Signaturen leider nicht.
Natürlich kriegen wir es hin, die Signaturen manuell zu speichern und dann auf einen anderen Rechner zu übertragen. Doch fragen wir uns, ob es in unserer heutigen Zeit mit der auf Clouds basierenden Arbeitsmöglichkeiten nicht eine einfachere Lösung für unser Problem gibt.
Wir kriegen wir es hin, unsere Signaturen auf mehreren Rechnern zu synchronisieren?
Obwohl bei Windows 8 und Office 2013 sehr viele Einstellungen und Informationen synchronisiert werden, zählen die E-Mail Signaturen nicht dazu. Im Gegensatz zu unserem Vorlagenorder ist es nicht möglich eine Übertragung unserer Signaturinformationen innerhalb unseres OneDrive oder DropBox Accounts einzustellen.
Es gibt aber noch eine andere Möglichkeit eine Synchronisation durchzuführen, die mit allen Windows und Office Versionen funktioniert.
Umleitung des Signaturordners mithilfe einer symbolischen Verknüpfung
Durch eine symbolische Verknüpfung (kurz: „Symlink“) können wird unseren Signaturordner zu einer anderen Stelle innerhalb des OneDrive oder DropBox Ordners bewegen, ohne dass dabei das Signaturfeature von Outlook zu verändert oder beeinträchtigt.
Worum es sich genau bei symbolischen Verknüpfungen handelt, ist nicht so einfach zu erklären. Wikipedia bietet hierzu aber einen sehr ausführlichen Artikel, wenn Sie sich etwas näher mit diesem Thema befassen möchten.
1. Öffnen Sie Ihren Signaturordner. Falls Sie den Ordner nicht finden können, sehen Sie bitte unter Signaturenspeichern und Wiederherstellung nach.
2. Kopieren Sie bitte den Ordnerinhalt innerhalb Ihrer OneDrive oder DropBox Ordner. Zum Beispiel so: \Documents\Outlook\Signatures\
3. Stellen Sie bitte sicher, dass Outlook nicht geöffnet ist, und löschen Sie bitte den ursprünglichen Signaturenornder.
4. Öffnen Sie nun ein Befehlsfenster.
Bei Windows 8 lässt sich dieses Fenster am schnellsten durch das gleichzeitige Drücken der Windows- und der X-Tasten öffnen. Sie müssen dann auf Command Prompt (Admin)
Eine andere Möglichkeit um dieses Fenster in sämtlichen Windowsversionen zu öffnen ist;
1. Öffnen Sie das Start Menu und geben Sie in dem Suchfenster cmd ein.
2. Machen Sie dann bitte einen Rechtsklick auf die cmd.exe Datei und wählen „Als Administrator ausführen“ aus.
3. Geben Sie nun bitte die Administratornutzungsrechte für Ihren PC an oder klicken Sie auf „Ja“, um die Aufforderung für die Kontrolle über das Benutzerkonto anzunehmen.
5. Geben Sie danach bitte die folgende Befehlszeile (mit Ihren persönlichen Ordnernamen und Speicherorten) ein:
mklink /d “C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures” “C:\Users\%username%\OneDrive\Documents\Outlook\Signatures”
6. Wiederholen Sie dann einfach die Schritte 3,4 und 5 auf jedem Rechner, mit dem Ihre Signaturinformationen synchronisiert werden soll.
Achtung: Falls Sie noch mit Windows XP arbeiten, lesen Sie sich bitte die unten stehende Anleitung durch, um die Synchronisation mit dem Verbindungstool durchzuführen.
Woher weiß ich, dass die Synchronisation funktioniert hat?
Der sich an der ursprünglichen Stelle befindende Signaturenordner wird nun wie eine Verknüpfung zu einem anderen Ordner dargestellt werden. Wenn Sie nun aber den Ordner öffnen, wird der Speicherort des Ordners so angezeigt, als würde es sich um den originalen Signaturenordner handeln. Es ist folglich nicht zu erkennen, dass sich der Signaturenordner innerhalb von OneDrive oder DropBox befindet. Dies ist für symbolische Verknüpfungen aber ganz normal.
Um zu überprüfen, ob der Vorgang tatsächlich geklappt hat, fügen Sie einfach eine neue Datei zu dem Ordner hinzu oder erstellen Sie in Outlook eine neue Signatur. Danach öffnen Sie den Signaturenordner in OneDrive oder DropBox. Hier sollten die neuen Dateien dann ebenfalls angezeigt werden. Hierbei handelt es sich um den tatsächlichen Speicherort; wegen des symbolischen Links sieht es lediglich so aus, als gäbe es noch einen Signaturenordner an seiner ursprünglichen Stelle.
Sie arbeiten noch mit Windows XP?
Windows XP unterstützt den mklink befehlt nicht. Stattdessen können Sie aber das Verbindungstool benutzen, das von der Microsoft TechNet Webseite heruntergeladen werden kann.
Die Kommandozeile hierfür wäre dann:
junction “C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures” “C:\Users\%username%\OneDrive\Documents\Outlook\Signatures”
Zurücksetzen der Umstellungen
Die eben beschriebenen Umstellungen ungeschehen zu machen ist recht einfach:
1. Suchen Sie den ursprünglichen Signaturenordner (nicht den innerhalb Ihres oneDrive oder DropBox Accounts). Dieser Ordner sollte wie eine Verknüpfung zu einem anderen Ordner aussehen (außer bei Windows XP).
2. Löschen Sie den Ordner nun.
3. Kopieren Sie nun den Signaturenordner von Ihren oneDrive oder DropBox Account zu seiner anfänglichen Stelle, so als ob Sie wie gewohnt den Signaturenordner wiederherstellen würden.
Achtung: Wenn Sie nähere Informationen zu der Signaturfunktion von Outlook haben möchten, lesen Sie bitte unter: Signaturen erstellen, verwenden und verwalten weiter.
Wenn man mit Domänennutzern arbeitet, bleibt der username zwar wie bisher, die Signaturen werden aber unter username.DOMAIN abgelegt. Diesen Pfad findet man über %userprofile%.
Diese Variable enthält aber nicht nur username.DOMAIN, sondern den Pfad auf das Nutzerprofil, so dass der Befehl von oben geändert werden muss…
mklink /d „%userprofile%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures“ „C:\Users\%username%\OneDrive\Documents\Outlook\Signatures“