Es gibt Situationen, in denen es erforderlich ist, Adressen in Outlook vor den Empfängern zu verbergen, z. B. bei der Durchführung eines umfangreichen Mailings. Wenn Sie zum Beispiel eine personalisierte Geschäftskorrespondenz verfassen, ermöglicht das Ausblenden von Empfängern in Outlook eine feinfühligere, kompetentere und effektivere Vorgehensweise.
Das Szenario
Stellen wir uns vor, dass man jeden Monat Erinnerungen an alle Mitarbeiter verschicken muss: In diesem Fall erhält jeder Mitarbeiter einen Brief mit dem Erinnerungstext, aber jeder Empfänger kann viele nicht zugehörige E-Mail-Adressen sehen, und einigen Empfängern ist es vielleicht sogar unangenehm, dass ihre E-Mail-Adressen für andere sichtbar sind, ganz abgesehen davon, dass eine offensichtlich automatisierte und unpersönliche E-Mail-Nachricht weniger Aufmerksamkeit erhält als eine personalisierte Nachricht. Vor diesem Hintergrund ist ein personalisierter Brief mit versteckter Empfängerliste weniger wahrscheinlich, dass er vom Empfänger ignoriert wird, und stellt im Allgemeinen eine ansprechendere und professionellere Art dar, Mitarbeiter oder Kunden zu erreichen.
Das Erstellen personalisierter Schreiben und das Ausblenden von Empfängern in Outlook ist jetzt ein Kinderspiel. Obwohl es in Outlook nicht möglich ist, Adressen auszublenden, ist Microsoft Office in seiner Grundausstattung in der Lage, über die Serienbrieffunktion in Word einen Massenversand durchzuführen.
Die Tools
Um Adressen in Outlook auszublenden, muss eine Art Add-In eines Drittanbieters installiert werden. Es gibt zwei MAPILab-Produkte, die darauf abzielen, einen nahtlosen, personalisierten Mailingversand mit der Möglichkeit, E-Mail-Adressen zu verbergen, mit Microsoft Office als Softwareplattform einzuführen: Send Personally und Mail Merge Toolkit. Obwohl beide den gleichen Zweck erfüllen, unterscheiden sie sich in ihrer Verwendung ein wenig, je nach Anwendungsszenario und/oder dem bevorzugten Stil des Benutzers bei der Erstellung von E-Mails.
Send Personally
Send Personally funktioniert in Microsoft Outlook und fügt dem Fenster „Neue E-Mail“ ein spezielles Symbol neben der einfachen Schaltfläche „Senden“ hinzu. Es ist ein unabhängiges und eher „out-of-the-box“ Add-in für die Erstellung personalisierter E-Mails und das Ausblenden von Empfängern in Outlook. Es sucht nach E-Mail-Adressen, die dem Industriestandard „RFC 822 IS“ entsprechen und „extrahiert“ automatisch den vollständigen Namen, den Vornamen und den Nachnamen der Person.
Mail Merge Toolkit
Das Mail Merge Toolkit ist ein ausgefeilteres und robusteres Tool für personalisierte Massenmails und das Ausblenden von Empfängern in Outlook. Es erweitert im Grunde die reguläre Serienbrieffunktion von Microsoft Word und fügt eine Liste eigener Funktionen hinzu. Es bietet eine zweite Option neben der bekannten „Elektronischen Post“ im 6. Schritt des Serienbrief-Assistenten von Microsoft Word und ermöglicht es dem Benutzer, extrem präzise und fein abgestimmte Massenmails mit versteckten Empfängerlisten zu erstellen, indem er externe Datenquellen-Dateien verwendet; Dabei kann es sich um Microsoft Excel, Microsoft Access oder andere Datenbankformate nach Wahl des Benutzers handeln (wobei die Möglichkeit besteht, personalisierte Briefe zu erstellen und Empfänger in Outlook auszublenden, indem das Standard-Adressbuch von Outlook Kontakte als Datenquelle verwendet wird), die er/sie strukturieren und bearbeiten kann, um alle für den Anwendungsfall des Autors erforderlichen individuellen Empfängerdaten einzuschließen, wie z. B. die E-Mail-Adresse einer Person, die Anrede, den Vor- und Nachnamen, die Firma oder eine beliebige Anzahl von anderen. All diese Daten werden später verwendet, um die generischen „Makros“ im Hauptteil des Briefes zu ersetzen (z. B. wird der Platzhalter „First“ durch „John“ ersetzt).
Das Mail Merge Toolkit wird häufig für seine andere revolutionäre Funktion neben dem nahtlosen personalisierten Versand mit verborgenen Empfängern in Outlook verwendet – einschließlich personalisierter Anhänge in jedem erdenklichen Dateiformat. Das Seriendruck-Toolkit kann so viele individuelle Briefe generieren, wie Empfänger in der Kontaktdatenbank vorhanden sind, und versendet sie alle separat vom normalen Postausgang in Microsoft Outlook.
Praktiken wie das Erstellen von Massenmails und das Ausblenden von Empfängern in Outlook bieten nicht nur mehr Möglichkeiten, Mitarbeiter und/oder Firmenkunden effizient und seriös zu erreichen, sondern stellen auch eine praktische Umgehung der Spam-Schutzalgorithmen einiger Internetdienstanbieter dar, was besonders wichtig ist, wenn Sie von einem persönlichen Konto aus versenden.
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