Unser Anliegen ist es, unsere E-Mails in eine Datenbank unseres Access-Programms auf unserem Computer zu exportieren. Das klappt soweit auch ganz gut, nur die Informationen, wann wir die Mails empfangen oder abgeschickt haben, geht verloren. Diese Informationen möchten wir aber auch exportieren.
Die Möglichkeit, diese Angaben ebenfalls zu exportieren wird uns bei dem Wizard gar nicht angezeigt.
Daraufhin haben wir das Gleiche auf einem anderen Rechner und neueren Versionen von Outlook und Access versucht. Hier wird uns aber nicht einmal die Option „Zu Access hinzufügen“ angeboten.
Wie können wir diesen Missstand nun am Besten beheben?
Die Import- und Exportoption von Outlook weist ein paar sehr schändliche Lücken auf. Eine davon stellt sich Ihnen gerade in den Weg.
Um dieses Problem aber dennoch zu lösen, benutzen Sie einfach das Importprogramm von Access. Dies hat noch den zusätzlichen Vorteil, dass gleichzeitig ein Primärschlüssel für Ihre Daten erstellt wird.
Hinweis: Die Möglichkeit Daten direkt aus Outlook in einen Access-Ordner zu exportieren, wird ab der Version von 2013 nicht mehr angeboten. Wir schlagen generell vor, die Daten einfach mit Access zu importieren, selbst bei früheren Versionen von Outlook.
Importieren der gewünschten Outlook-Daten innerhalb des eigenen Access der Versionen von 2007, 2010 oder 2013
1. Erstellen Sie eine neue Datenbank.
2. Wählen Sie eine Tabelle aus
3. Gehen Sie auf das Tab für „Externe Datein“
4. Klicken Sie bei der Gruppe „Importe und Verbindungen“ bitte auf „Weitere“ und wählen Sie den entsprechenden Outlook Ordner
5. Nun wird sich der Wizard zum Importieren externer Daten aus einem Outlook-Ordner öffnen. Hier haben Sie noch die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie Ihre Daten komplett importieren möchten, oder eine stetige Verbindung mit Outlook unterhalten möchten.
-Die eben genannte Funktion ist sehr praktisch, wenn Sie häufig mit dem gleichen Datensatz arbeiten und dieser auch oft verändert wird. Wenn Sie zum Beispiel mit den Funktionen Kontaktdaten, oder Report erstellen arbeiten und eine Zusammenfassung Ihrer ganzen Mails einrichten möchten, werden diese Veränderungen des Datensatzes in Access angepasst.
6. Nachdem Sie die Dateien, die importiert werden sollen, ausgewählt haben, können Sie Ihre Spalten noch anpassen. Sie können aber auch einfach die Anfangseinstellung beibehalten. Wenn Ihnen die folgende Abbildung angezeigt wird, können Sie Ihre Datentabelle verschlüsseln. Damit ließe sich dann jeder Datensatz direkt wiederfinden.
Importieren von Outlook Dateien mit Access 2003 oder vorherigen Versionen
1. Erstellen Sie einen neuen leeren Datenordner.
2. Wählen Sie eine Tabelle aus.
3. Gehen Sie auf: Datei-> Auf externe Dateien zugreifen-> Importieren…
4. Wenn die Liste erscheint, die die verschiedenen Dateitypen angibt, wählen Sie bitte entweder Exchange() oder Outlook()
Access-Daten wieder in Outlook zurück importieren
Nun aufgepasst; sollten Sie Ihre Datenbank jemals wieder zurück nach Outlook importieren, müssen Sie die Datei vorher in Form des Access 97-2003 .mdb Formats abspeichern.
Auch Outlook 2007 und höher unterstützen nicht das neue Access 2007-2013 .accdb Format. Es ist nur ein weiterer Import und Export von Outlook Begrenzung …
Um eine Access-Tabelle in Outlook zu importieren, verwenden Sie den Access-Befehl Export–> Textdatei und speichern Sie die Datei mit Erweiterung CSV ab, statt mit einer Erweiterung TXT (oder danach umbenennen ). In Outlook haben Sie die Möglichkeit,eine CSV–Datei zu importieren.
