Wir sind nicht ständig im Büro, aber wir aktivieren recht konsequent die Automatische Antworten-Funktion, wenn wir außer Haus sind.
Erstellen von spezifischen Regeln für Automatische Antworten
Wir können folgendermaßen Regeln für Nachrichten erstellen, die nur ausgeführt werden, wenn Automatische Antworten aktiviert sind:
- Outlook 2003 und frühere Versionen-> Abwesenheitsassistent…-> Schaltfläche Regel hinzufügen…
- Outlook 2007 und frühere Versionen-> Abwesenheitsassistent…-> Schaltfläche Regeln…-> Regel hinzufügen…
- Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016-> Datei-> Automatische Antworten-> Schaltfläche: Regeln…-> Regel hinzufügen…
Um eine Regel für Automatische Antworten zu erzeugen, muss man eine ganze Menge Dialoge übereinander öffnen.
E-Mails an jemand anderen weiterleiten
Wenn man alle Nachrichten weiterleiten will, wenn der Abwesenheitsassistent aktiviert ist, müssen alle anderen Felder frei bleiben und nur die Weiterleiten – Option aktiviert werden. Geben Sie die Adresse ein, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll oder drücken sie die An… Schaltfläche, um eine Adresse aus ihrem Adressbuch zu wählen.
E-Mails an eine externe Adresse weiterleiten
Sie können nur E-Mails an eine externe Adresse weiterleiten, wenn Ihre Exchange-Umgebung so konfiguriert wurde, dass die automatische Weiterleitung aus dem Internet erlaubt ist (, was als Standardeinstellung deaktiviert ist).
Für weitere Details und Alternativen zu dieser Methode lesen Sie: Regel für Abwesenheitsassistent leitet meine Mail nicht automatisch weiter
Nur E-Mails mit hoher Priorität weiterleiten
Wenn Sie nur an Sie gesendete E-Mails mit hoher Priorität weiterleiten wollen, drücken Sie die Erweitert– Schaltfläche im Regel bearbeiten… Dialog. Hier finden Sie eine Option, die es ihnen erlaubt, den Prioritätsgrad zu wählen, nachdem beim Nachrichteneingang gesucht werden soll.
Newsletter oder Benachrichtigungen nicht weiterleiten
Um E-Mails von bestimmten Adressen von der Weiterleitung auszuschließen, spezifizieren sie diese im Von… Feld und spezifizieren Sie ebenfalls die Adresse an die die anderen E-Mails weitergeleitet werden sollen.
Drücken Sie die Erweitert… Schaltfläche und wählen die Option: Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen.
Keine sensiblen privaten oder vertraulichen E-Mails weiterleiten
Ähnlich wie in der obigen Regel, müssen Sie zunächst die Adresse spezifizieren, an die alle anderen E-Mails weitergeleitet werden sollen. Drücken Sie die Erweitert… Schaltfläche, um die Vertraulichkeitsstufe auszuwählen, die sie ausschließen wollen und die Option: Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen.
Um mehrfache Vertraulichkeitsstufen auszuschließen, müssen sie 2 Regeln erstellen, wie weiter unten erklärt wird.
Mehrfachregeln und “Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren“
Ähnlich zu normalen Regeln ist es wichtig, sie entsprechend zu sortieren und “Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren” zu aktivieren. Das gilt insbesondere, wenn sie mehrfache Ausschlussregeln haben (mit der Auswahl: Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen) da sie sie dann nicht mehr als Ausschlussregel konfigurieren müssen.
Auch wenn die Regeln dieselbe (Weiterleiten-) Aktion haben, müssen sie nur die Aktion für die letzte Regel spezifizieren oder eine zusätzliche Regel ohne weitere Bedingungen oder Ausnahmen bis auf die (Weiterleiten -) Aktion erstellen, oder die selbe E-Mail würde mehrfach weitergeleitet werden.
Um zu verhindern, dass Mehrfachaktionen durchgeführt werden, wenn die Eigenschaften einer Nachricht auf verschiedene Regeln zutreffen, nutzen Sie die “Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren” – Option und sortieren ihre Regeln dementsprechend.
Beispiel
Die folgende Konfiguration würde alle E-Mails von hoher Wichtigkeit an ihre private Adresse weiterleiten, außer sie käme von einer spezifischen Adresse. Außerdem würde sie alle E-Mails an einen Kollegen weiterleiten, bis auf die E-Mails, die von spezifischen Adressen kommen oder als privat oder als vertraulich markiert wurden.
- Regel 1
- Von: newsletters@domain1.com; newsletters@domain2.com
- Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren
- Regel 2
- Erweitert: Wichtigkeit: Hoch
- Weiterleiten an: me@personal.com
- Regel 3
- Erweitert: Vertraulichkeit: Privat
- Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren
- Regel 4
- Erweitert: Vertraulichkeit: vertraulich
- Sobald die Aktionen für diese Regeln ausgeführt sind, andere Regeln ignorieren
- Regel 5
- Weiterleiten: colleague@company.com
Anstelle von Regel 4 und 5 können Sie auch die folgende Regel erstellen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen:
- Vertraulichkeit: vertraulich
- Erweitert: Nur Elemente, die den ausgewählten Bedingungen nicht entsprechen
- Weiterleiten: colleague@company.com
Hinweis: In der obigen Konfiguration werden E-Mails mit hoher Priorität sowohl an ihre persönliche Adresse als auch an die Adresse ihres Kollegen gesendet. Wenn sie auch als privat oder vertraulich markiert wurden, erhalten Sie eine Kopie in ihren persönlichen Posteingang, aber nicht ihr Kollege.
