Es gibt Situationen, in denen man Adressen in Outlook vor den Empfängern verbergen muss, zum Beispiel wenn eine Mail an viele Personen gesendet wird.
Wenn Sie beispielsweise eine Art individuellen Nachrichtenverkehr für Ihr Geschäft verfassen möchten, ermöglicht Ihnen das Verstecken der Empfänger eine erfahrenere und effektivere Herangehensweise.
Das Beispiel
Stellen wir uns vor, dass eine Person jeden Monat Erinnerungen an alle Mitarbeiter senden soll: Jeder Angestellte wird eine Nachricht erhalten, in diesem Fall mit dem Erinnerungs-Text, aber jedem Empfänger wird es möglich sein, viele E-Mail-Adressen zu sehen, die in keinem Zusammenhang stehen. Manche Empfänger finden es vielleicht sogar unangenehm, dass ihre E-Mail-Adresse für andere sichtbar ist, den Fakt, dass offensichtlich automatisch gesendete und nicht persönliche E-Mail-Nachrichten weniger Aufmerksamkeit bekommen als persönliche, außen vor gelassen.
Behält man dies im Hinterkopf, wird eine persönliche Nachricht mit einer verborgenen Liste der Empfänger von ihren Adressaten seltener ignoriert und ist im Allgemeinen ein ansprechender und professioneller Weg, um Mitarbeiter oder Kunden zu erreichen.
Personalisierte Nachrichten mit verborgenen Empfänger zu erstellen ist nun ein Kinderspiel. Obwohl das Verbergen von E-Mail-Adressen in Outlook nicht erlaubt ist, ist es mit Microsoft Office in der Basis-Version möglich, über die “Massenversand”-Funktion in Word einen Massenversand durchzuführen.
Die Lösung
Um E-Mail-Adressen in Outlook zu verbergen, ist die Installation eines Add-Ins eines Drittanbieters erforderlich. Es gibt zwei Produkte von MAPILab, die sich darauf fokussieren, eine makellose, personalisierte Mailing-Funktion mit der Fähigkeit, E-Mail-Adressen mit Microsoft Office zu verbergen, als eine Software-Plattform einzuführen:
“Send Personally” und “Mail Merge Toolkit“. Während beides den gleichen Zweck erfüllt, unterscheidet sich ihre Anwendung ein wenig, abhängig vom Nutzungs-Szenario und/oder vom bevorzugten Stil des Nutzers, E-Mails zu erstellen.
Persönlich senden
“Send Personally”, welches ein spezielles Zeichen neben dem Standard-Button im Fenster “Nachricht” hinzufügt, funktioniert in Microsoft Outlook und ist unabhängig und mehr ein “out-of-the-box” Add-In für personalisierte Mail-Erstellung und das Verbergen der Empfänger in Outlook. Es sucht nach den E-Mail-Adressen, die dem Industrie-Standard “RFC 822 IS” entsprechen und “extrahiert” den vollständigen Namen, den Vornamen und den Nachnamen der Person automatisch.
Massenversand
Das “Mail Merge Toolkit” ist ein eher ausgeklügeltes und robustes Tool für personalisierten Massenversand und Verbergen von Empfängern in Outlook. Es erweitert die reguläre Microsoft Word “Mails zusammenführen”-Funktion und fügt eine Vielzahl von weiteren Funktionen hinzu. Es erlaubt dem Nutzer extrem präzisen und abgestimmten Massenversand von E-Mails mit verborgenen Empfänger-Listen durchzuführen, indem externe Datenquellen verwendet werden, die Microsoft Excel, Microsoft Access, oder andere Datenbank-Formate haben können. Die in der Datenbank gespeicherten Informationen können vom Nutzer genau strukturiert und editiert werden, so können zu jedem Empfänger zum Beispiel Informationen wie Anrede, Vor- und Nachname, Firma und viele weitere hinzugefügt werden. Diese Funktion wird als zweite Option neben der bekannten “Elektronische Mail”-Funktion während des sechsten Schritts des Microsoft Word Zusammenführungs-Wizards angeboten. Alle Informationen aus der Datenbank werden später verwendet, um die typischen “Makros” im Hauptteil der Nachricht zu ersetzen, zum Beispiel: Der Platzhalter “First” wird mit “John” ersetzt.
Die “Mail zusammenfügen”-Funktion wird für ihre bahnbrechenden Features häufig verwendet, neben makellos personalisiertem Mailversand mit verborgenen Empfängern in Outlook, inklusive personalisierten Anhängen jedes vorstellbaren Dateiformats. Das “Mail zusammenfügen”-Toolkit kann so viele individuelle Nachrichten erstellen, wie Empfänger in der Kontakt-Datenbank vorhanden sind und sendet sie alle separat vom normalen Postausgang in Microsoft Outlook.
Solche Übungen, wie das Erstellen von E-Mail-Massenzustellungen und Verbergen von Empfängern in Outlook führen nicht nur mehr Wege für effizientes und respektvolles Erreichen von Mitarbeitern und/oder Firmenkunden ein, sondern bieten auch eine Umgehung der Spamschutz-Algorithmen, die von manchen Internet Service Providern verwendet werden, was gerade dann wichtig ist, wenn man Mails von einem persönlichen Account aus sendet.
Download der 30 Tage Test Version Mail Merge Toolkit und Send Personally
