Wir haben alle Regeln in Outlook nachgeschaut, aber es scheint so, dass wir nur sie nur auf Nachrichten anwenden können die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Wonach wir suchen ist eine Regel zu erstellen, wenn eine bestimmte Bedingung NICHT erfüllt wird.
Beispielsweise sollten alle E-Mails, die mit hoher Priorität gekennzeichnet sind, aber die nicht von unserem Eskalations-Tool stammen, als normale Priorität gekennzeichnet werden (und wir werden es einer Kategorie zuweisen anstatt es zu kennzeichnen, dass der Kunde es als wichtig erachtet hat).
Wir können die Bedingung „von einer Person oder öffentlichen Gruppe“ mit Leichtigkeit festlegen, aber wie stellen wir die Bedingung „NICHT von einer Person oder öffentlichen Gruppe“ ein?
In Outlook müssen die „NICHT“ Regeln als Ausnahmen festgelegt werden. Dies verlangt manchmal anders über die Regel zu denken oder sie im Grunde „rückgängig zu machen“.
Bedingungen-> Aktionen-> Ausnahmen
Innerhalb des Regel-Assistenten können diese Ausnahmen eingestellt werden, nachdem man die Bedingungen und die Aktionen festgelegt hat.
Für das obige Beispiel, würde das Ändern der „NICHT“ Regel in die „Ausnahme“ Regel zu Folgendem führen:
- Wende diese Regel nach dem Erhalt der Nachricht an
- Als hohe Priorität gekennzeichnet
- Kennzeichne es als normale Priorität
- Außer wenn es von einer Person oder öffentlichen Gruppe ist
In dem Aktions-Bereich kann man die zusätzliche Aktion hinzufügen, um die Regel ebenfalls einer bestimmten Kategorie oder jeder beliebigen zusätzlichen Aktion zuzuordnen, welche man anwenden möchte.
Ein weiteres Beispiel: Die NICHT nur an uns gesendet wurde
Eine weitere beliebte Anfrage ist alle Nachrichten, die „Die NICHT nur an uns gesendet wurde“. Beispielsweise um Massenemails oder E-Mails, die an Verteiler gesendet wurden, auszumerzen.
Diese Regel könnte zunächst kompliziert erscheinen, da sie keine Bedingungen hat. Die Lösung ist einfach; man legt keine fest man klickt lediglich nur Weiter, wenn man zu dem Bedingungsschritt kommen will.
Der Regel-Assistent wird davor warnen, dass er diese Regel für alle Nachrichten anwenden wird und man fortfahren kann, um eine Aktion und Ausnahme festzulegen, um sie tatsächlich nicht auf alle Nachrichten anwenden zu müssen.
In diesem Fall wird die Regel also:
- Wende diese Regel nach dem Erhalt der Nachricht an
- Lege keine Bedingung fest
- Verschiebe es in einen bestimmten Ordner
- Außer wenn es nur an mich gesendet wurde
