Man kann einzelne Aufgaben neu planen und wenn man seine Aufgaben Liste dann über „Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortieren“ anordnet, kann man alle Aufgaben zu einem speziellen Datum verschieben.
Nach Fälligkeitsdatum sortieren:
Um die Aufgaben nach Fälligkeitsdatum zu sortieren, muss man folgende Schritte in den Aufgaben befolgen:
1) Das Menü für die Ansichtseinstellung öffnen
– bei Outlook 2007 und vorherigen: „Ansicht“ → „Anordnen nach“ → „Benutzerdefiniert“
– bei Outlook 2007 und Outlook 2013: der Tab „Ansicht“ → auf den Button „Ansichtseinstellungen“
2) Anschließend klickt man auf „Sortieren “
3) Man schaltet die Funktion „Automatisch nach Anordnung sortieren“
4) Von der Liste „Sortieren nach“ wählt man „Fällig am“
5) Anschließend klickt man auf OK und nochmal auf OK, um zum Aufgaben Ordner zurück zu gelangen
Wenn man jetzt eine Aufgabe öffnet und ihr Fälligkeitsdatum ändert, erscheint eine Gruppe für dieses Datum. Man kann nun alle Aufgaben markieren, die man verschieben möchte und sie per Drag & Drop in die Gruppe der überarbeiteten Aufgabe verschieben.
Aufgaben gesammelt zu einem anderen Fälligkeitsdatum via Drag & Drop verschieben
Hinweis: Diesen Trick kann man benutzen, um diverse Items in Outlook als Gruppe zu verschieben.
Beim verschieben den relativen Datumsunterschied beibehalten:
Um eine gewisse Anzahl an Tagen zum Fälligkeitsdatum einzelner Aufgaben hinzuzufügen, um ihren relativen Datumsunterschied beizubehalten, kann man eine VBA Lösung benutzen. Dabei wird das Macro mit der Tastenkombination ALT + F11 wie beschrieben in Outlook eingefügt und anschließend das „Projekt“ sowie die „Microsoft Outlook Objekte“ erweitert. Innerhalb des Codes kann man die Menge an Tagen, um welche eine Aufgabe verschoben werden soll, modifizieren. Im folgenden Beispiel wird in dem Code eine Zeitspanne von 14 Tagen hinzugefügt:
Task.DueDate = DateAdd(„d“, 14, Task.DueDate)
Einmal erledigt, kann man das Makro abschließen und einen Button dafür erstellen. Auf diese Weise muss man seine Sicherheitseinstellungen nicht senken und hat einen bequemen Zugriff, wenn man das Macro ausführen möchte. Um die VBA Lösung zu benutzen, muss man lediglich mehrere Aufgaben auf einmal in seinem Aufgaben Ordner auswählen und das Makro dann ausführen.
