In einem Team haben wir an einem Projekt gearbeitet und sind nun bereit es per E-Mail, mit einigen Anlagen vorzulegen.
Gibt es da irgendeinen Weg die E-Mail an alle zu schicken, aber nur den Leuten in dem „An“ Feld die Anlagen zu senden und nicht jenen in „CC“ und „BCC“?
Leider ist das etwas, dass Outlook nicht kann und es ist eigentlich nicht einmal der Fehler von Outlook, sondern eine Limitierung des Mail Protokolls (SMTP). Der Fairness halber muss man sagen, dass das zweite „C“ für Copy (Kopie) steht und somit genau das tut, wofür es wirbt.
Natürlich gibt es Alternativen um dieses Problem zu umgehen.
Eine zweite Kopie, ohne Anlagen senden
Das ist eher eine Lösung für informative Nachrichten, für die man keine Antwort erwartet oder für jene Personen, die in der „BCC“ Liste waren und die Empfänger/ der Empfänger der „An“ Liste einen sowieso nicht gesehen hätte(n) und eine Antwort an alle eh nicht an einen der „BCC“ Empfänger adressiert wäre.Nachdem man seine originale E-Mail mit den Anlagen versendet hat, öffnet man den Ordner „Gesendet Elemente“ und leitet diese an die restlichen Empfänger weiter. Nun kann man die Anlagen entfernen und eine kleine Notiz dazu schreiben, dass die E-Mail ohne Anlagen weitergeleitet worden ist, damit die Adressaten nicht antworten, man hätte die Anlagen vergessen.
In der originalen Nachricht möchte man evtl. auch die Adressen und/oder Namen der „CC“ Empfänger, zur Bekanntgabe mit einer zusätzlichen Nachricht miteinbeziehen.
Extra Tipp: Man kann auch im „Direkte Antwort auf“ Feld zusätzliche Adressen von Personen der „CC“ Liste, der zweiten Kopie angeben, um sie miteinzubeziehen, wenn sie auf „Antworten“ klicken.
• Outlook 2003 und vorherige Versionen
im Nachrichtenfenster auf Optionen klicken –> weitere Optionen –> Direkte Antworten auf
• Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016
im Nachrichtenfenster auf Optionen klicken -> Direkte Antwort auf
Links zu den Anlagen senden
Eine optimalere Lösung zum Vorherigen ist vllt. die Anlagen an einen (sicheren) Ort zu platzieren, zu dem die/der Hauptempfänger auch Zugang haben/hat. Das könnte eine Netzwerkfreigabe sein, eine Plattform für die gemeinsame Erstellung, Verwaltung und Nutzung von Dokumenten und Web-Services (wie SharePoint), einen FTP-Server oder eine der vielen Sharing Webseite, die einem heutzutage vielfach zu Verfügung stehen, wie etwa OneDrive oder DropBox.
Man stellt dann nur die Links zu diesen Datein und Dokumenten in der E-Mail bereit. Die Personen die sie lesen möchten, können diese dann bei Bedarf herunterladen.
Wenn nicht alle Leute in CC und/oder BCC zu dieser Quelle Zugriff haben, kann man in einer Notiz anmerken, dass sie nur für Empfänger der „An“ Liste gedacht sind.
Wenn der Ort eine Netzwerkfreigabe ist, ist es sehr leicht Shortcuts durch Drag&Drop mit der rechten Maustaste zu den Dateien zu erstellen.
Den Empfänger sich drum kümmern lassen
In den meisten Fällen sind wir selber in dieser Lage. Wenn jemand eine Kopie möchte/braucht, kriegt er genau das: Eine komplette Kopie des Originals, in seiner ganzen Pracht.In diesem Fall ist es irrelevant wie viele Anlagen die E-Mail hat, solange die Empfänger zugelassen sind diese zu empfangen. Falls die Anlagen nur für „An“ Empfänger gedacht sind, sendet man eine zweite Nachricht.
Wenn die „CC“ oder „BCC“ Empfänger meinen, dass sie bloß den Text und nicht die Anlagen brauchen, ist es leicht für sie, selber die Anlagen zu entfernen.
