Wir haben neulich versucht unsere Kontakte etwas effektiver zu sortieren, aber wir waren ein bisschen ratlos darüber, was die beste Vorgehensweise ist.
Es gibt scheinbar verschiedene Optionen, wie zum Beispiel das Erstellen zusätzlicher Kontaktordner (Unterordner), das Erstellen von Kontaktgruppen und eine Verwendung von Kategorien.
Welche Vorgehensweise ist die Beste oder was würden Sie empfehlen?
Alle Methoden, die Sie vorgeschlagen haben, sind brauchbare Optionen. Es hängt gänzlich davon ab, welche Methode am besten für Sie funktioniert und wie Sie mit Ihren Kontakten umgehen.
Da sich die genannten Methoden nicht gegenseitig ausschließen, könnte eine Nutzung verschiedener Methoden auch Ihre Effizienz verbessern. Besonders dann, wenn Sie viele Kontakte besitzen.
Mehrere Kontaktordner
Das Erstellen mehrerer Kontaktordner ist der einfachste Weg, um Ihre Kontakte einzuordnen, aber sie ist auch sehr unflexibel.
Aus den folgenden Gründen sollte eine Verwendung von mehreren Kontaktordnern vermieden werden:
• Auswahl und Auflösung von Adressen
Grundlegend wird nur der Hauptkontaktordner zu Ihrem Adressbuch in Outlook hinzugefügt werden, obwohl Sie auch weitere Ordner hinzufügen können. Wenn Sie zudem auf die Schaltfläche “An …” klicken, um eine Adresse auszuwählen, wird nur eine einzelne Liste auf einmal angezeigt. Des Weiteren kann das Wechseln zwischen verschiedenen Listen oder Ordnern sehr umständlich sein und das Auffinden von Kontakt ist ebenfalls sehr mühselig.
• Synchronisierung
Eine Vielzahl von mobilen Geräte (Tabletts, Smartphones) oder Sync-Software unterstützen nur das Synchronisieren mit dem primären oder einem einzigen Kontaktordner von Outlook.
• weniger Duplikate oder widersprüchliche Informationen
Indem Sie Ihre Kontakte zwischen mehreren Ordnern aufteilen, könnten Sie letztendlich denselben Kontakt in mehr als nur einem Ordner erstellen. Dadurch könnte es passieren, dass Sie nur eine Kopie dieses Kontakts mit aktuellen Kontaktinformationen auf den neusten Stand bringen und vergessen, welche Kopie das war, was anschließend zu widersprüchlichen Informationen oder einer Verwechslung führen kann.
Natürlich gibt es auch Situationen, wo genau diese Einschränkungen zu Ihrem Vorteil genutzt werden können. Beispielsweise können Sie Ihre weniger genutzten Kontakte oder “alten” Kontakte in einem separaten Kontaktordner platzieren, um zu verhindern, dass sie mit Ihrem Smartphone oder Tablett synchronisiert werden.
Eine weitere Situation ist, wenn Sie ebenfalls nur eine bestimmte Anzahl von Kontakten weitergeben möchten.
Falls Sie mehrere Konten konfiguriert haben haben, dann bleibt Ihnen manchmal keine andere Wahl, als genau diese Vorgehensweise zu nutzen, denn jede Mailbox von Exchange und Outlook.com besitzt ihren eigenen Kontaktordner. Outlook 2010 verfügt ebenfalls über einen zusätzlichen “vorgeschlagene Kontakte” Ordner und Sie können zusätzlich noch einige Kontaktordner aus (eingestellt) Outlook Connector für soziale Netzwerke wie LinkedIn besitzen.
Zusätzlicher Hinweis: Sollten Sie mit mehreren Ordnern arbeiten, dann könnte die Ansicht “Personen”, die in Outlook 2013 und Outlook 2016 verfügbar ist, Ihnen bei der Aggregierung und Anzeige aller Kontaktinformationen innerhalb eines Kontakts helfen.
Kontaktgruppen
Kontaktgruppen, die auch Verteilerlisten genannt werden, sind eine ideale Möglichkeit, um mühelos eine einzelne Mitteilung an mehrere Personen gleichzeitig zu adressieren. Es ist in der Tat sinnvoll Gruppen zu kreieren, wenn Sie dies regelmäßig tun und mehrere Mitteilungen immer an dieselben Personen verschicken.
Innerhalb einer Gruppe bestehen die Kontakte nur aus einer E-Mail-Adresse und einem Anzeigenamen. Sie besitzen an sich keine weiteren Kontaktinformationen. Wenn Sie auf einen Kontakt innerhalb einer Kontaktgruppe klicken, wird Outlook versuchen, das derzeitige Kontaktelement zu finden und zu öffnen, um dadurch alle Kontaktinformationen darzustellen.
Kontakte, die Sie einer Gruppe hinzugefügt haben, müssen jedoch nicht unbedingt als Kontakte zu Ihrem Kontaktordner hinzugefügt werden. Diese Methode kann sehr nützlich sein, um die Anzahl Ihrer vorhandenen Kontakte zu reduzieren, wenn Sie beispielsweise diesen Kontakt niemals eigenständig verwenden, sondern lediglich als Teil einer Gruppe.
Demnach sind Kontaktgruppen nur eine weitere Art von Kontaktelementen und keine unmittelbare Ersatz- oder Sortiermethode.
Um eine Gruppe zu erstellen, müssen Sie zuerst zur Kontaktnavigation (STRG + 3) wechseln, damit eine Schaltfläche auf der Symbolleiste oder Multifunktionsleiste erscheint, oder verwenden Sie einfach die Tastenkombination STRG + UMSCHALT + L (wie in der Liste) grundsätzlich von überall in Outlook.
Hinweis: Kontaktgruppen, die Sie in Outlook oder Outlook im Web erstellen, sind für Mail-Apps auf Smartphones und Tablets nicht verfügbar, da das Exchange ActiveSync (EAS) Protokoll, welches diese Apps verwenden, keine Kontaktgruppen unterstützt.
Kategorien
Kategorien sind die flexibelste Art, um Ihre Kontakte zu ordnen, aber damit diese Methode tatsächlich wirksam sein kann, müssen Sie konsistent bleiben.
Durch die Nutzung von Kategorien können Sie grundsätzlich “virtuelle Kontaktordner” erstellen, die nur die Kontakte anzeigen, die Sie sehen möchten, als ob es sich um einen separaten Ordner handelt, aber mit keinem seiner negativen Aspekte.
Ein Kontakt kann beispielsweise sowohl ein Geschäftspartner oder auch ein persönlicher Freund sein. In welchen Ordner würden Sie den Kontakt einordnen? Bei Kategorien werden Sie diese Entscheidung nicht treffen müssen und können ebenso wenig den Kontakt vervielfältigen. Erstellen Sie ganz einfach einen Kontakt, wonach sich diesen zur Kategorie “Geschäftlich” oder “Privat” zuweisen, und schon können Sie loslegen.
Sie können anschließend verschiedene Ansichten festlegen, die Ihren Kontaktordner filtern oder eine Suche ausführen, die auf dem Kategoriefeld basiert, um unmittelbar einen “virtuellen Ordner” mit nur den Personen zu erstellen, die in diese Kategorie gehören.
Sollten Sie sich dazu Entscheiden Ihren Kontaktordner nach dem Kategoriefeld gruppieren, dann werden alle Kontakte, die zu verschiedenen Kategorien gehören, in jeder Kategoriegruppe aufgelistet, aber alle zeigen dieselben Kontaktinformationen an, da es sich tatsächlich nur um ein einziges Kontaktelement handelt.
Persönliche Sortiermethode
Ich persönlich verwalte alle meine Kontakte in einem einzigen Ordner meines primären Mailkontos, wobei ich mehrere dieser Kontakte kategorisiert habe und nur einige Gruppen besitze.
Der Ordner “Meine Kontakte” wird in einer benutzerdefinierten (Telefon-) Listenansicht dargestellt und nach dem Feld “Speichern unter” geordnet. Ich habe einige weitere Spalten hinzugefügt und sie umsortiert, damit ich schnell die Informationen eines Kontaktes sehen kann, ohne dass ich diesen auswählen oder sogar öffnen muss.
Wenn ich eine bestimmten Kategorie verwenden muss, dann schalte ich die Anordnung über Ansicht-> Kategorien um oder klicke auf das Suchfeld, um eine bestimmte Kategorie auszuwählen.
Ganzheitlichkeit, Spalten und Suchaktionen
Ein letzter Hinweis: Wenn Sie einen Kontakt anlegen, dann sollten Sie so viele Informationen wie möglich über den Kontakt ausfüllen und dafür sorgen, dass Sie das richtige Format “Speichern unter” für Ihren Kontakt festlegen. Ebenfalls sollten Sie ein geeignetes “Anzeigen als” Format für jede E-Mail-Adresse auswählen, die Sie hinzufügen.
Anschließend sollte das Einordnen und Auffinden Ihrer Kontakte innerhalb eines einzelnen Ordners viel einfacher sein, da Sie jetzt Spalten verwenden können, um schnell über ein bestimmtes Feld zu sortieren. Sie können ebenfalls Elemente mit einem spezifischen Wert in einer Spalte gruppieren und/oder die Suchfunktion verwenden.
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