Outlook 2013 / 2016 / 2019 / 2019 / 365 und Word HTML

Ab Outlook 2007 verwendet Outlook nur noch die Word-Engine, um E-Mails im HTML-Format anzuzeigen und zu erstellen. Vor der Veröffentlichung und erneut vor der Veröffentlichung von Outlook 2010 hatte es einige Aufregung gegeben.

Worum geht es also wirklich? Nun, kurz gesagt, weil es einige Dinge kaputt macht…. Aber wirklich, vertrauen Sie mir, es ist nicht ganz schlecht, dass es das tut.

Zuerst ein wenig Hintergrund

Natürlich haben die Outlook-Entwickler von Microsoft es nicht kaputt gemacht, weil sie gerne Dinge kaputt machen. Nun…. vielleicht schon, aber nicht, wenn es um Outlook geht.

Seit der Änderung muss Outlook nun nur noch 1 E-Mail-Editor (HTML-Engine) unterstützen, was die Entwicklung wesentlich vereinfacht und ein viel konsistenteres Verhalten ermöglicht, was das E-Mail-Erlebnis erhöht.

In früheren Versionen zeigte Outlook die E-Mails mit der HTML-Rendering-Engine aus dem Internet Explorer an, und als Sie Outlook als E-Mail-Editor hatten, benutzte es eine eigene (begrenzte) Engine, um sie zu generieren. Als Sie Word als E-Mail-Editor hatten, benutzte es die Word-Engine, um HTML zu generieren, und bot Word Composing-Funktionen an.

Mit Outlook 2007, das in allen späteren Versionen fortgesetzt wurde, beschlossen sie, sowohl Word als auch Outlook als E-Mail-Editor loszuwerden und ersetzten es durch einen einzigen völlig neuen und überarbeiteten Editor (mit Ribbon-Unterstützung!) auf Word-Basis.

Warum haben sie sich nicht für Internet Explorer oder Outlook entschieden?

Nun, der Internet Explorer zeigt nur HTML an und die Funktionalität des Outlook-Editors war eher eingeschränkt. Außerdem werden E-Mails im Gebrauch viel mehr wie Dokumente behandelt als wie Webseiten.

Anstatt also die Funktionen des Outlook-Editors zu erweitern und im Grunde genommen ein weiteres Word zu erstellen, wurde das, was sie bereits sinnvoll waren, wiederverwendet. Die Tatsache, dass Outlook und Word den gleichen Release- und Supportzyklus haben, wird die Dinge noch komplizierter machen.

Diese Wahl wurde durch den fairen Anteil an Ungereimtheiten (und Fehlern) bestätigt, die Outlook 2003 hat, je nachdem, ob Sie es mit Internet Explorer 6, 7, 8, 9, 10 oder 11 verwenden. Eine zusätzliche Erklärung wurde auch von Microsoft veröffentlicht, als die Diskussion kurz vor der Veröffentlichung der Public Beta von Outlook 2010 im Blog-Post wieder aufgegriffen wurde; The Power of Word in Outlook (der Originalartikel ist nicht mehr verfügbar).

Also muss ich jetzt auch Word kaufen? Abzockerei!
Nein, Sie müssen Word nicht kaufen, um Outlook zu nutzen. Wenn Sie Outlook installieren, wird erkannt, ob auch Word installiert ist. Wenn es nicht installiert ist, installiert Outlook den so genannten “Stub” von Word, mit dem Outlook korrekt funktioniert und zeigt den neuen Editor an. Sehen Sie? Sie haben wirklich darüber nachgedacht und Sie werden davon profitieren, dass Sie Word als E-Mail-Editor nicht verlieren, wenn Sie nur Outlook aktualisieren.

Hinweis:
Es gibt einige Funktionen, die erfordern, dass Sie die gleiche Version von Outlook und Word installiert haben. Allerdings war auch im klassischen Outlook-Editor keines dieser Features verfügbar. Für einen Überblick über nicht unterstützte Funktionen und einen Workaround siehe; Automatische Rechtschreibprüfung und Autokorrektur funktioniert nicht.

Was funktioniert nicht?

Die auffälligsten Merkmale, die defekt sind, sind;

• gif-Bilder animieren nicht (es sei denn, Sie verwenden Office 365).
• Flash-Objekte werden als roter “X”-Bereich angezeigt.
• “erweiterte” css-Formatierungsunterstützung (was zu fehlerhaften Newslettern führen kann)
• HTML-Unterstützung (wie z.B. für Sehbehinderte), obwohl sich in Outlook 2016, Outlook 2019 und Office 365 viel verbessert hat.

Wenn Sie ausgefallene Newsletter erstellen, können Sie sich einen vollständigen Überblick über die Rendering-Funktionen von Outlook im MSDN Guider; Word 2007 HTML und CSS Rendering-Funktionen in Outlook 2007 verschaffen. Dieses Leitfaden gilt auch für Outlook 2010, Outlook 2013 und Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook als Teil eines Office 365-Abonnements.

Warum werden nicht alle HTML- und CSS-Standards unterstützt?

Wenn Sie die Liste der unterstützten und nicht unterstützten Dinge durchgegangen sind, werden Sie feststellen, dass die meisten der nicht unterstützten Dinge in die folgenden 2 Kategorien fallen;

• Das Merkmal könnte ein Sicherheitsrisiko darstellen.
• die Funktion hat nichts mit dem Lesen von E-Mails zu tun.

Wenn Outlook beispielsweise das Einbetten von Flash-Objekten in E-Mails unterstützt, kann Outlook Ihre Sicherheit nicht mehr gewährleisten, muss dies aber Adobe Flash überlassen. Das bedeutet, dass, wenn es eine Sicherheitsbedrohung in Adobe Flash gibt, das Lesen Ihrer E-Mails ebenfalls gefährlich wird und Outlook nichts dagegen unternehmen kann.

Andere Arten von Risiken, die dadurch beseitigt werden, dass diese Funktionen nicht unterstützt werden, stellen Ihnen gefälschte Inhalte vor und führen Skripte beim Öffnen Ihrer E-Mail aus.

Zugegeben, es gibt mehrere (Formatierungs-)Standards, die schön wären, unterstützt zu werden und kein Sicherheitsrisiko darstellen würden, aber Microsoft hat sich vorerst gegen die Unterstützung entschieden. Diese Entscheidungen basieren in der Regel auf ihrer Priorität; wie viel Nachfrage gibt es für ein Feature, wie viel Ressourcen benötigt es, um es zu implementieren (und wie viel tut/kann es dabei zerstören), gibt es bereits eine alternative Lösung? Sie können sich direkt an den Microsoft-Support wenden, um einen Fall für die Unterstützung einer bestimmten Funktion zu klären oder eine Anfrage auf der offiziellen UserVoice-Seite von Outlook zu stellen.

Wer ist betroffen?

Positiv ausgedrückt: Alle, da Ihnen jetzt eine viel sicherere Messagingumgebung zur Verfügung steht, als wenn alle Standards unterstützt würden. Im negativen Sinne ist es viel einfacher zu erklären, wenn wir die folgenden vier Gruppen definieren;

• Täglicher E-Mail-Benutzer
• Marketingleute
• Spammer
• Menschen, die eine alternative Ausgabe oder Unterstützung bei der Barrierefreiheit benötigen.

Täglicher E-Mail-Benutzer

Der alltägliche E-Mail-Nutzer ist davon nicht betroffen. Wenn Sie sich Ihre E-Mails ansehen, werden Sie feststellen, dass sie hauptsächlich aus Text ohne jegliche Formatierung bestehen. In den meisten Fällen haben Sie auch die Formatierung von reinem Text anstelle von HTML verwendet.

Marketingleute

Die Menschen im Marketing sind etwas stärker betroffen. Sie müssen sich ihre aktuellen Designvorlagen (in der Regel Newsletter) ansehen und sehen, ob sie einige Änderungen an ihren Designs vornehmen müssen.

In vielen Fällen ist es nicht notwendig, Änderungen vorzunehmen, da sie bereits Mail-Clients berücksichtigt haben, die noch weniger HTML- und CSS-Funktionen unterstützen als Outlook. Außerdem beginnen viele der Newsletter mit einem Link, um die Informationen auf der Website des Unternehmens zu lesen.

Die traurige Geschichte ist, dass es nicht wirklich einen Standard für Mail-Clients gibt, welche HTML- und CSS-Komponenten sie unterstützen sollten, wie es bei Browsern der Fall ist. Es kommt im Grunde darauf an, dass man, um mit den meisten E-Mail-Clients kompatibel zu sein, auf einen begrenzten Satz von HTML4-Tags beschränkt ist, CSS so wenig wie möglich verwenden sollte und testen, testen, testen, testen.

Spammer

Spammer; müssten wir das überhaupt erklären? Da sie im Grunde genommen jeden Trick im Leben missbrauchen, ist es eine schlechte Nachricht für sie, ihnen weniger zum Spielen zu geben, aber eine gute Nachricht für Sie und uns.

Menschen, die eine alternative Ausgabe oder Unterstützung bei der Barrierefreiheit benötigen.

Damit kommen wir zur letzten Gruppe: Menschen, die alternative Ausgabe- oder Barrierefreiheit benötigen. Aus unserer Sicht ist diese Gruppe die am stärksten betroffene von allen. Einige der dafür erforderlichen Funktionen werden nicht mehr unterstützt oder sind schwieriger zu bedienen. Das bedeutet, dass die Unterstützung der Barrierefreiheit nun vollständig von Windows, Outlook oder einer Drittanbieteranwendung abhängt und nicht mehr vom Absender oder den E-Mail-Eigenschaften selbst.

So weit wir wissen, wurde die Unterstützung der Barrierefreiheit in Windows 7 und erneut in Windows 8 und Windows 10 erheblich verbessert, aber wir sind uns nicht sicher, ob dies ausreicht, um den Verlust auszugleichen. Auch in Outlook 2016, Outlook 2019 und Office 365 (wo es seit geraumer Zeit im Mittelpunkt steht) wurden große Fortschritte erzielt, so dass die Aktualität Ihrem Fall sicherlich helfen wird.

Wie man das Problem umgeht

Für die wenigen Male, in denen ich eine bewegliche Gif-Datei in die Nachricht eingebettet bekomme oder einen Newsletter, der völlig deformiert ist, öffne ich die Nachricht in einem Webbrowser. Es gibt eine native Möglichkeit, die Nachricht in einem Webbrowser zu öffnen, indem Sie zuerst die Nachricht öffnen und (Andere) Aktionen->Ansicht im Browser wählen.

Fazit

Die Umstellung der HTML-Rendering-Engine von Internet Explorer auf Word war eine ziemlich drastische Änderung, die verschiedene Personen betrifft, aber keinen großen Einfluss auf die tägliche Outlook-Nutzung hat. Die Änderung sollte sich positiv auf die zukünftige Entwicklung des Outlook auswirken.

Wenn Sie Ihre Outlook 2007/2010/2013/2016/2019/2019/365-Implementierungsentscheidung ausschließlich auf der Grundlage dieser begrenzten HTML- und CSS-Unterstützungsbeschränkungen treffen würden, würde das die Perspektive sprengen. Es gab viele neue Funktionen in Outlook 2007, die Ihre tägliche Produktivität steigern können, was mir viel wichtiger erscheint. Um nur einige dieser neuen Funktionen zu nennen;

• die “To-Do Bar”.
• Kalender-Überlagerungsmodus
• verbesserte Aufgabenanzeige im Kalender
• Erinnerungen über Ordner hinweg
• Planen Sie Ihren Abwesenheitsassistenten mit Exchange 2007.
• Sofortsuche
• natürlich; der neue Editor mit Ribbon-Unterstützung

Und obwohl in erster Linie kosmetisch, ist die Darstellung des Anzeigebildes des Kontakts auf empfangenen E-Mails auch eine nette Note, die das E-Mail-Verhalten wieder persönlicher macht.

Mit den späteren Versionen von Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 und Outlook 2019 sowie dem ständig verbesserten Office 365 wurde diese Funktionsliste nur erweitert, während an der Art und Weise, wie HTML-Nachrichten wiedergegeben werden, nicht viel geändert wurde. Wenn Ihr HTML-Design also in Outlook 2007 funktioniert hat, funktioniert es auch weiterhin in Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, Outlook 2019 und Office 365