Outlook E-Mails mit OneDrive oder anderen Cloud-Speichern verwalten

Wie bereits erwähnt, würde das Verwalten einer pst-Datei über einen Cloud basierten Speicherordner aufgrund der Größe und der Verschlüsselung von pst-Dateien beim Laufen von Outlook in einem schier endlosen Synchronisations-Kreislauf resultieren. Dadurch könnten die Daten beschädigt werden oder sogar verloren gehen. Das bedeutet aber nicht, dass man OneDrive, DropBox oder einen vergleichbaren Cloud-Dienst gänzlich vergessen sollte, um Daten zu archivieren, auch wenn es etwas unpraktisch ist.
Von Microsoft gibt es zum Speichern von E-Mails zum Beispiel den kostenlosen Cloud-Dienst von Outlook.com und das kostenpflichtige Exchange Online. Generell sollte man aber beachten: OneDrive ist als Cloud basierter Speicher für Dateien gedacht, nicht für E-Mails.

Wenn man lediglich einzelne Nachrichten in einem Konto von OneDrive oder DropBox speichern möchte, kann man das tun, indem man die Nachrichten einfach per Drag-and-Drop aus dem Postfach von Outlook heraus und in den Zielordner von OneDrive oder die auf dem Computer installierte DropBox reinkopiert. Hinterher kann man die kopierten Nachrichten dann aus Outlook löschen, um wieder Speicherplatz freizumachen.
Da diese Nachrichten als individuelle msg-Dateien abgespeichert werden, besteht keinerlei Problem bei einer Synchronisierung. Da diese E-Mails allerdings nun nicht mehr in Outlook vorhanden sind, ist es auch nicht mehr möglich, nach bestimmten Nachrichten oder Schlagwörten zu suchen oder die flexibel zu sortieren.

Spricht man im Bezug auf E-Mails über Onlinespeicher und Cloud-Dienste, dann meint man damit eigentlich immer einen Server für E-Mails. Denn dies ist die effizienteste Form eines Online-Speichers für E-Mails und sorgt dafür, dass man überall auf seine Nachrichten zugreifen kann.
Wenn man ein Postfach hat, das groß genug ist, kann man sich per IMAP damit verbinden, sodass alle E-Mails online verbleiben. Wenn man anschließend alle Ordner, in denen E-Mails enthalten sind, mit Outlook synchronisiert, werden sie auch offline verfügbar gemacht. User, die ihre E-Mail-Konten noch über POP3 aufrufen, können in den Einstellung ihrer Postfächer die Verbindungsart einfach auf IMAP umstellen.
Wer allerdings nur ein kleines Postfach für E-Mails oder ein POP3-Konto benutzt, der könnte stattdessen auf einen anderen E-Mail-Dienst wie Outlook.com zum Verwalten der Nachrichten wechseln. Outlook.com ist ein kostenloser Service für E-Mails, der von Microsoft betrieben wird und zum Lagern von E-Mails einen nahezu unbegrenzt großen Speicher zur Verfügung stellt. Außerdem muss man den Dienst nicht zwangsweise zum Senden und Empfangen von Nachrichten benutzten, sondern kann den Cloud-Speicher lediglich zum Archivieren verwenden.- Outlook 2003, Outlook 2007 und Outlook 2010:
Zum Verbinden eines Kontos von Outlook.com mit Outlook benötigt man lediglich den Outlook Hotmail Connector.

– Outlook 2013:
Anstatt die normale Methode des Exchange ActiveSynch (EAS) zum Verbinden eines Kontos von Outlook.com zu verwenden, muss man das Konto stattdessen als IMAP-Konto einrichten. Das hängt damit zusammen, dass EAS nicht das Verschieben von E-Mails aus einem anderen Postfach zu einem Exchange-Postfach unterstützt.

Sobald man einen Zugriff auf Outlook.com per Outlook eingerichtet hat, kann man einfach per Drag-and-Drop die Nachrichten aus einem Ordner des momentanen Postfachs in einen beliebigen Ordner von Outlook.com verschieben, um die E-Mails in der Cloud zu archivieren.

Hinweis 1: Als Alternative kann man auch komplett zu Outlook.com wechseln. Das kann man auch machen, ohne dass man seine aktuelle E-Mail-Adresse gegen eine neue Outlook.com-Adresse eintauschen muss.

Hinweis 2: Statt einem Konto von Outlook.com kann man auch ein Konto von Gmail verwenden oder zu Exchange Online wechseln, welches unter anderem als Teil von Office 365 Small Business verfügbar ist, einen 50GB großen Onlinespeicher bietet und mehr Funktionen von Outlook als ein IMAP- oder EAS-Konto unterstützt.