Entgegen der Behauptung, der Schriftverkehr über E-Mails würde aussterben, wird weiterhin ein Großteil der professionellen Kommunikation über E-Mails abgewickelt. Neben Social Media Marketing gehört E-Mail-Marketing zu den meistgenutzten und wirksamsten Wegen, seine Kunden zu adressieren.
Die Digitalisierung hat nicht nur dafür gesorgt, dass bis auf amtliche Dokumente und Postkarten kaum noch Schreiben per Post verschickt werden. Auch andere Bereiche des Lebens werden nach und nach automatisiert und digitalisiert. Statt beispielsweise noch in eine Spielhalle zu fahren, nutzen heutzutage viele Spieler Online Casino Freispiele ohne Einzahlung, um sich die Zeit etwas zu vertreiben. Zukünftig werden Spieler vermutlich sogar VR-Brillen im Online Casino nutzen.
Und wie beim Online Casino ist auch der Schriftverkehr und das Marketing bei der E-Mail noch nicht in der Endstufe angelangt. Es findet weiterhin eine stetige Entwicklung statt. Ansprechende HTML-Elemente in Mails waren beispielsweise bis vor einigen Jahren noch kein Bestandteil von Newslettern.
Automatisierung
Und eine der Weiterentwicklungen ist eben auch die Automatisierung der Mails. Damit meinen wir jetzt nicht das automatische Verschicken eines Newsletters oder Ähnliches. Derartige Prozesse sind in den meisten Unternehmen schon integriert. Dahingegen ist das Ausdrucken wichtiger Mails ein mühsamer und nerviger Arbeitsschritt, den die meisten Mitarbeiter noch manuell erledigen. Eine tolle Möglichkeit ist es, sämtliche eingehende Mails automatisch zu drucken. Man muss die Mails dazu nicht einmal öffnen. Möglich ist das beispielsweise mit diesem Tool.
Das Ganze ist auch gar nicht mal so kompliziert. Einmal eingerichtet, muss man sich nicht mehr um die Archivierung wichtiger Mails kümmern und kann das komplett dem Tool überlassen. Auch Archive, die in Formaten wie ZIP oder RAR gespeichert sind, können vom Programm entpackt und gedruckt werden. Die Dokumente, die mithilfe eines Print Tools erstellt und gedruckt werden, sind identisch mit den Standarddrucken aus Microsoft Outlook.
Regeln erstellen
Sie können dem Print Tool bestimmte Regeln mitteilen, nach denen es entscheidet, was gedruckt werden soll. Im Einzelfall können Sie im Tool natürlich auch immer noch selbst etwas manuell ausdrucken. Damit man die Übersicht nicht verliert, ist die Benutzeroberfläche im automatischen Modus sehr eindeutig gehalten und intuitiv geordnet.
In Microsoft Outlook gibt es zwar eine Standarddruckregel. Diese ermöglicht es Ihnen aber nicht, Anhänge separat von Mails zu drucken oder nach bestimmten Dateiformaten zu sortieren. In Kombination mit einem Print Tool ist genau das möglich. So können Sie ein effizientes System erstellen, mit dem genau die Mails und Anhänge auf Papier übertragen werden, die Sie in dieser Form benötigen.
Konvertierung umgehen
Ein großer Vorteil eines solchen Print Tools ist es, dass man die E-Mails nicht mehr konvertieren muss. Früher musste man E-Mails im HTML-Format erst in TXT oder RTF umwandeln, um die Seite drucken zu können.
Umfang
Alle gängigen E-Mail-Formate sowie alle Funktionen von Outlook werden von Print Tools unterstützt. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, dass ein Element wie eine Notiz oder eine Aufgabe einfach verschwindet und nicht gedruckt wird.
Archivierungspflicht
Natürlich ist auch die Installation eines Print Tools und die Einarbeitung in das Programm mit einem gewissen Aufwand verbunden. Da kommen vielleicht auch mal Zweifel auf, wie sinnhaft und notwendig eine Archivierung der Mails überhaupt ist.
Ein zentrales Gesetz, das die Archivierung von E-Mails regelt, gibt es nicht. Die rechtliche Vorgabe besteht vielmehr aus verschiedenen Vorschriften und Gesetzen. Zum einen wären da die GoBD, die “Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. In diesen Grundsätzen wird auch auf einige Passagen des HGBs und der Abgabenordnung verwiesen. Je nach Branche ist die Archivierungspflicht auch noch konkreter geregelt.
Grundsätzlich gilt aus diesen Vorschriften, dass E-Mails, die sich auf Handelsgeschäfte beziehen oder steuerlich von Relevanz sind, für einen Zeitraum von sechs bis zehn Jahren archiviert werden müssen. Was das genau zu bedeuten hat, erklären wir Ihnen noch im Detail.
Muss man jede E-Mail archivieren?
Man muss Mails nur aufbewahren, wenn es sich um einen geschäftlichen Brief handelt oder dieser einen steuerlichen Bezug hat. E-Mails, deren Inhalt sich auf Jahresabschlüsse, Inventare oder Buchungsbelege bezieht, müssen also in jedem Falle archiviert werden. Newsletter, Spam oder E-Mails, die nur zum Transport eines Anhangs dienen, müssen nicht aufbewahrt werden.
Hier ist es natürlich ein großer Vorteil, wenn man sich etwa mithilfe eines Print Tools ein automatisches und effizientes System zur Archivierung erstellt hat.
Darf man jede E-Mail archivieren?
Während einige Mails aufbewahrt werden müssen, sollte man dies bei privaten Mails von Mitarbeitern tunlichst unterlassen. Wenn ein Mitarbeiter der Archivierung seiner Mails nicht eindeutig zugestimmt hat, darf man diese auch nicht aufbewahren. Auch bei Bewerberdaten ist eine Archivierung unzulässig.
Um diese Probleme zu umgehen, kann man beispielsweise die Betriebsvereinbarung so gestalten, dass privater Schriftverkehr über das geschäftliche Konto nicht erlaubt sind. Oder man schließt solche Mails bei der Archivierung mit einer Regel aus.
Reicht es, Mails auszudrucken?
Hier ist Vorsicht geboten, denn nach den GoBD muss man E-Mails, die nach den oben beschriebenen Bedingungen aufbewahrungspflichtig sind, im Originalformat archivieren.
Alternativen zum Ausdrucken von geschäftlichen Mails
Wenn Sie Ihr Archiv gerne mit physischen Belegen führen möchten, kann Ihnen ein Print Tool helfen und Arbeit abnehmen. Es gibt jedoch auch digitale Systeme, die die Basis eines revisionssicheren Archivs sein können.
Bei einem reinen E-Mail-Archivsystem gilt, dass die Ordnungsstruktur nicht wirklich der entspricht, die nach den GoBD gewünscht ist. Jede E-Mail muss sich nämlich eindeutig dem jeweiligen Buchungsvorgang zuordnen lassen.
Mit einer DMS-Lösung (Dokumentenmanagementsystem) hingegen werden die E-Mails im Originalformat aufbewahrt und können den Grundsätzen entsprechend abgelegt werden. Revisionssicherheit hat man allerdings nie automatisch.
Man kann mit einem DMS wichtige Dokumente allerdings auch aus geschäftlichen Gründen viel schneller einsehen. Mitarbeiter können per Suchfunktion schnell auf relevante E-Mails zugreifen, was die alltägliche Arbeit natürlich erleichtert. Die Suche nach Schlagworten oder Volltexten liefert im Handumdrehen alle relevanten Mails und Anhänge, nach denen man in physischer Form wahrscheinlich länger gesucht hätte.
Mit einem DMS fällt die journal- oder regelbasierte E-Mail-Archivierung meist weg. Die E-Mails werden in einem langzeitstabilen Format aufbewahrt, können später also auch noch einwandfrei gelesen werden, wenn man in der Zwischenzeit das E-Mail-Programm gewechselt hat.
