Bei den vielen Neueinsteigern von Microsoft Exchange-Postfächern über Outlook.com oder Office 365 Exchange Online lohnt es sich zu erklären, wie Regeln funktionieren.
Regeln in einem Exchange-Konto werden in der Mailbox auf dem Server gespeichert und sind bei jeder Installation von Outlook und in „Outlook on the web“ verfügbar. Wenn Sie Ihr Profil löschen oder Sie bekommen einen neuen Computer, sind Ihre Regeln im neuen Profil verfügbar. (Beachten Sie, dass einige Regeln möglicherweise nicht in allen Clients sichtbar oder bearbeitbar sind. Es hängt davon ab, für welchen Mandanten sie angelegt wurden. Sie sehen eine Nachricht im Regeldialog in „Outlook on the web“ oder in Outlook 2016, wenn irgendwelche Regeln betroffen sind.)
Bei Exchange-Konten haben Sie entweder nur Client-Regeln oder serverseitige Regeln. Serverregeln werden ausgeführt, wenn die Nachrichten auf dem Server ankommen, unabhängig davon, ob Outlook geöffnet oder geschlossen ist. Diese Regeln können in „Outlook on the web“ erstellt oder bearbeitet werden.
Nur Client-basierte Regeln werden nur ausgeführt, wenn Outlook geöffnet ist. Wenn Sie eine Regel erstellen, die Aktionen oder Bedingungen enthält, die nur Outlook verarbeiten kann, wie z. B. das Zuweisen eines Kennzeichens für die Nachverfolgung oder einer Kategorie, warnt Outlook Sie, dass die Regel nur ausgeführt wird, wenn Outlook geöffnet ist. Dies ist eine reine Client-Regel.
Wenn Sie eine Regel erstellen, die eine für den lokalen Computer spezifische Datei verwendet, handelt es sich um eine reine Client-Regel, die auf anderen Computern mit „(für diesen Computer)“ gekennzeichnet ist. Dies liegt daran, dass die benötigten Dateien auf dem lokalen Computer gespeichert sind. Dies würde für Regeln gelten, die Nachrichten in eine lokale PST-Datei verschieben oder mit einer auf dem Computer gespeicherten Vorlage antworten. Wenn Sie an jedem Computer arbeiten möchten, können Sie die Regel kopieren und bearbeiten.
