Wir wurden von unserem Manager als Mitbenutzer seines Postfaches bevollmächtigt und wollen nun in seinem Namen eine Serien-Mail verschicken. Wir haben einen Test unternommen, aber es scheint, als könnten wir die Serien-Mails nur unter unserem eigenen Namen verschicken. Wie können wir aber als Mitbenutzer Serien-Mails für unseren Manager verschicken?
Es ist möglich, eine Serien-Mail als bevollmächtigter Mitbenutzer zu verschicken, aber Outlook macht es den Usern nicht einfach, da die eingebaute Funktion für Serien-Mails nicht erlaubt, einen anderen Account oder Absender anzugeben. Mit einigen Tricks in den Einstellungen oder einem Add-on für Serien-Mails kann man dennoch festlegen, welche e-Mail Adresse als Absender der Serien-Mails verwendet wird.
Einfachste Methode – Der Vollzugriff:
Es ist als Mitbenutzer wesentlich einfacher, wenn man für das Postfach des Managers als Mitbenutzer einen Vollzugriff und die Freigabe zum Verschicken von Mails bekommen hat, statt nur mit den Mitbenutzer-Freigaben ausgestattet zu sein. Dafür kann man die Mailbox des Managers in einem separaten Outlook Mail-Profil konfigurieren und dieses Profil zum Verschicken von e-Mails benutzen.
Hinweis: Bei Exchange-Konten kann der Vollzugriff und die Erlaubnis zum Versenden von Mails nur vom Administrator bzw. von einem Service-Mitarbeiter, nicht aber vom Postfach-Besitzer selbst erteilt werden. Der Besitzer des Postfaches kann lediglich einen Mitbenutzer mit der „Versenden im Auftrag von“-Erlaubnis ausstatten.
Add-on Möglichkeiten:
Wenn man keinen Vollzugriff für das Postfach des Managers bekommen kann, ist eine Add-on Variante für Serien-Mails, welche das Einrichten der Absender-Adressen ermöglicht, die beste Alternative.
Es gibt diverse Add-ons für Serien-Mails, welche den Vorgang vereinfachen und/oder viele Optionen und Kontrollmöglichkeiten anbieten. Einige bekannte Add-Ons werden im Folgenden vorgestellt:
– Individuell mit Sperry Software verschicken:
Bei diesem Add-on muss man lediglich eine e-Mail in Outlook erstellen und alle Adressen und/oder Gruppen, an die die Mail verschickt werden soll, in die Empfänger-Zeile eintragen. Dabei stehen Variablen zur Verfügung, welche beim Verschicken ausgetauscht werden, um die Mails zu personalisieren. Klickt man beispielsweise auf den Button „Individuell verschicken“, wird die Serien-Mail an jeden Empfänger individuell verschickt. Es werden keine anderen Empfänger-Adressen außer ihrer eigenen angezeigt.
Weitere Optionen beinhalten das Einstellen einer verzögerten Verschickung, um den Mail-Server zu drosseln und das Risiko zu vermindern, geblockt zu werden, das Erstellen von Reports, die Nutzung von Excel sowie csv- und Textdateien als Alternative und das Verschicken von individuellen Anhängen an jeden Empfänger.
– Persönlich verschicken mit MAPILab:
Bei diesem Add-on schreibt man seine e-Mail, wie man es normal auch machen würde und kann dann einige Variablen zur Personalisierung eintragen. Alle Empfänger-Adressen können in eine Adress-Zeile eingetragen werden, aber jeder Empfänger wird eine persönliche Nachricht erhalten, die nur an ihn oder sie adressiert ist.
– Einfache Serien-Mail von DS Development:
Ein Einstellungsassistent führt die Benutzer durch den Prozess der Erstellung einer Serien-Mail und bietet viele Konfigurationsmöglichkeiten an. Auch das Erstellen von Vorlagen mit persönlichen Variablen ist dabei ebenso wie eine Vorschau der e-Mails vor dem Absenden möglich. Weitere Optionen umfassen das Drosseln des e-Mail Servers, das Weiterleiten von Antworten, fehlgeschlagenen Sendungen und unbeantworteten Anfragen sowie das Einrichten von Weiterleitungen beispielsweise wenn eine Mail nicht zugestellt werden kann.
– E-Mail Merge Pro von Standss:
Wie das vorherige Add-on leitet ein Assistent den Nutzer durch das Erstellen der Serien-Mails und bietet vergleichbare Einstellungen an. Es können Vorlagen angefertigt werden und die Serien-Mails können als Entwürfe abgespeichert werden, bevor man sie verschickt. Es gibt auch die Möglichkeit das Verschicken zu automatisieren, nachdem die Mails als Entwurf gespeichert wurden. Darüber hinaus stehen Optionen wie das Drosseln der Server, das Versenden von Anhängen und das Blockieren von Empfänger-Adressen, damit ungewollte Empfänger keine Serien-Mails bekommen.
POP3/IMAP/SMTP Variante:
Diese Methode dürfte wohl die komplizierteste sein und erfordert das Einrichten des eigenen Mail-Postfaches als POP3- oder IMAP-Postfach in einem separaten Outlook Mail-Profil (das aktuelle Mail-Profil oder der Exchange Account dürfen NICHT entfernt werden).
Wenn man seinen Account für POP3 oder IMAP eingerichtet hat, kann man in die Account-Einstellungen gehen und seine Mail-Adresse in diejenige des Managers umändern. Die Login-Informationen brauchen dabei nicht umgeändert werden.
Mit diesem Mail-Profil kann man dann das Verschicken von Serien-Mails im Namen des Managers ganz einfach bewerkstelligen.
