Unerwünschte E-Mails können einen großen Teil des Speicherplatzes Ihres Computers beanspruchen. Um dies zu vermeiden, bietet Microsoft in Microsoft Outlook einen Parameter an, der festlegt, wie viele Mails auf Ihrem lokalen PC zum Download zur Verfügung stehen sollen. Wenn Ihr E-Mail-Konto also mit Microsoft Exchange Server wie Office 365 oder Hotmail verknüpft ist, setzt der konfigurierte Parameter automatisch die E-Mail-Grenze für Ihren Computer. Bei Bedarf können Sie diese Einstellung ändern und Outlook veranlassen, alle E-Mails vom Server herunterzuladen.
Outlook alle E-Mails herunterladen lassen
Wenn Sie einen anderen Mail-Provider-Dienst als den von Microsoft Exchange Server verwenden, wie Google z.B., wird Outlook den Parameter einfach ignorieren und alle Mails herunterladen.
Verbindung mit Microsoft Exchange über Link herstellen
Der einfachste Weg, alle Ihre E-Mails vom Exchange-Server herunterzuladen, besteht darin, nach unten zum Ende eines Ordners zu scrollen. Wenn sich in diesem Ordner mehr Elemente auf dem Server befinden, wird der Link „Klicken Sie hier, um mehr über Microsoft Exchange anzuzeigen“ angezeigt.
Klicken Sie auf den Link und in Sekundenschnelle beginnt Outlook, alle E-Mails auf Ihren Computer herunterzuladen.
Ändern der Einstellungen des Wechselkontos
Öffnen Sie dazu Microsoft Outlook und gehen Sie zum Menü „Datei“ und wählen Sie „Kontoeinstellungen„.
Wählen Sie anschließend erneut „Kontoeinstellungen“ aus dem Dropdown-Menü.
Wenn Sie zum Fenster „Kontoeinstellungen“ geleitet werden, wählen Sie Ihr Konto aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern„.
Überprüfen Sie anschließend im sich öffnenden Fenster „Offline Settings„, ob „Use Cached Exchange Mode“ aktiviert ist. Wenn ja, schieben Sie den Schieberegler „EMail im Offline Modus halten“ auf das gewünschte Zeitlimit.
Standardmäßig sind Optionen von 3 Tagen bis zu 5 Jahren und Alle verfügbar. Wählen Sie „Alle„, wenn Sie möchten, dass Outlook alle Ihre E-Mails auf Ihren Computer herunterlädt. Bevor Sie die Option „Alle“ wählen, vergewissern Sie sich, dass genügend Festplattenspeicher auf Ihrem Computer verfügbar ist.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Weiter“ und starten Sie Outlook neu, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Sobald der Prozess abgeschlossen ist, sehen Sie unten in Outlook eine Meldung mit der Aufschrift „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand„. Dies bedeutet, dass Sie alle Ihre E-Mails von Microsoft Exchange Server in Ihr Outlook-Konto heruntergeladen haben.
