Zwar verwenden jetzt alle E-Mail-Server eine sichere Verbindung, aber wenn Sie E-Mails im Microsoft Outlook-Desktop-Client und in Outlook im Web verschlüsseln möchten, dann können Sie dies tun. Das Verfahren ist jedoch anders. Hier geht es darum, die E-Mail zu verschlüsseln und nicht die Verbindung. Man kann es sich als eine zusätzliche Schutzebene vorstellen.
Es ist zwar einfach zu bedienen, aber denken Sie an den Endbenutzer und den Client, den er verwendet. Wenn nicht sowohl der Absender als auch der Empfänger das Verschlüsselungsformat unterstützen, wird es schwierig sein, solche Arten von E-Mails zu versenden.
Es gibt zwei Arten von Verschlüsselung, die von Outlook unterstützt werden.
1. S/MIME-Verschlüsselung und
2. Office 365 Nachrichtenverschlüsselung.
Letzteres funktioniert nur, wenn ein Unternehmen die Office 365 Enterprise E3-Lizenz verwendet. Ersteres ist jedoch weit verbreitet und funktioniert mit den meisten E-Mail-Anwendungen neben Outlook.
Outlook Web bietet eine firmeninterne Verschlüsselung, die Sie wahlweise für einzelne E-Mails aktivieren können. Hier ist die Liste der Dinge, die wir in diesem Thema besprechen werden
1 So verschlüsseln Sie Office Outlook-E-Mails
2 Verschlüsseln von Outlook-Web-E-Mails
3 Wie man verschlüsselte E-Mails außerhalb von Office-Clients liest
Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit, Personen oder E-Mails in Outlook mit einem Passwort zu schützen. Sie können die PST-Dateien mit einem Passwort schützen, so dass alle Ihre E-Mails für niemanden zugänglich sind, aber es ist anders als bei der Verschlüsselung.
Wie man E-Mails in Outlook unter Windows 10 verschlüsselt
- Wenn Sie sich im “Neue Nachrichten Fenster” befinden, wechseln Sie auf die Registerkarte Optionen
- Erweitern Sie dann den Abschnitt Weitere Optionen, indem Sie auf den Pfeil unten rechts klicken.
Dadurch wird der Abschnitt Eigenschaften geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sicherheitseinstellungen.
Markieren Sie zuerst das Kästchen “Nachrichteninhalt und Anlagen verschlüsseln”.
Klicken Sie dann unter Sicherheit auf die Dropdown-Liste unter Sicherheitseinstellungen und wählen Sie das S/MIME-Zertifikat aus. - Wenn Sie die E-Mail senden, wird sie nach diesem Standard verschlüsselt.
Hinweis: Wenn Sie kein S/MIME-Zertifikat besitzen, werden Sie vom Programm Outlook-Clien aufgefordert, eines hinzuzufügen. Wenn Sie kein S/MIME-Zertifikat besitzen, können Sie keine verschlüsselte E-Mail versenden.
Verschlüsseln Sie alle E-Mails
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf das Menü Datei
- Klicken Sie dann erneut auf Optionen und navigieren Sie zu Trustcenter > Trustcenter-Einstellungen > E-Mail-Sicherheit
- Markieren Sie das Kästchen “Inhalt und Anlagen für ausgehende Nachrichten verschlüsseln“.
- Klicken Sie unter Verschlüsselte E-Mail auf Einstellungen > Zertifikate und Algorithmen > wählen Sie das S/MIME-Zertifikat aus.
- Wählen Sie OK
Wenn Sie dies aktivieren, werden alle Ihre E-Mails verschlüsselt. Sie müssen sicherstellen, dass der Empfänger zum Lesen der E-Mail auch über einen Client verfügt, der das S/MIME-Zertifikat unterstützt.
Wie man E-Mails in Outlook im Web verschlüsselt
Diese Funktion ist nur für das Abonnement Office 365 Home oder Office 365 Personal verfügbar. Sie ist nützlich, wenn Sie nicht darauf vertrauen, dass der E-Mail-Anbieter des Empfängers sicher ist. Sie sollten jedoch klar nachvollziehen können, wie diese Funktionen funktionieren; andernfalls kann der Empfänger die E-Mail nicht lesen und auf keinen Inhalt zugreifen.
Melden Sie sich beim Outlook-Konto an, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neue Nachricht. Direkt neben Anhang gibt es einen Link Verschlüsseln, klicken Sie darauf. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:
Verschlüsseln:
- Die Nachricht bleibt verschlüsselt und verlässt Office 365 nicht
- Empfänger mit Outlook.com- und Office 365-Konten können Anhänge ohne Verschlüsselung herunterladen.
- Sie können dies tun, wenn sie Outlook.com, die mobile Outlook-Anwendung oder die Mail-Anwendung in Windows 10 verwenden.
Wenn sie jedoch einen anderen E-Mail-Client verwenden, müssen sie einen temporären Passcode verwenden, um die Anhänge vom Office 365-Portal zur Nachrichtenverschlüsselung herunterzuladen.
