Haben Sie sich vielleicht auch schon einmal gefragt, warum ein kleines, aber auffälliges Symbol – ein X in einem Kreis – neben Ihrem Namen in Outlook erscheint? Nein, Sie sind nicht offline und haben auch nichts absichtlich verstellt? Dann sind Sie vermutlich auf die Präsenzsymbole von Microsoft Teams gestoßen, die in Outlook integriert sind. Diese Symbole, die fast unscheinbar im Kopfbereich einer Nachricht auftauchen, können jedoch wichtige Informationen über Ihren Status transportieren. Aber was genau hat es damit auf sich, und wie können Sie dieses mysteriöse X entfernen?
Was bedeutet das X-Symbol überhaupt?
Das X-Symbol zeigt an, dass Teams Sie als offline markiert hat. Vielleicht liegt das daran, dass Sie nicht bei Teams angemeldet sind oder – und das ist die häufigere Ursache – dass Sie Ihren Status auf „Offline erscheinen“ eingestellt haben. Letzteres ist eine manuell wählbare Option in Teams, mit der Sie anderen Nutzern signalisieren können, dass Sie zwar aktiv sind, aber nicht gestört werden möchten.
Und hier kommt die Magie ins Spiel: Outlook und Teams arbeiten eng zusammen, besonders wenn Sie Microsoft 365 nutzen. Die Verfügbarkeitseinstellungen aus Teams werden automatisch in Outlook übernommen, sodass Ihre Präsenz in beiden Anwendungen übereinstimmt.
Automatische und manuelle Statusanzeigen
Einige Verfügbarkeitsstatus, wie „Verfügbar“ oder „Beschäftigt“, werden automatisch durch Ihre Kalendereinträge gesteuert. Haben Sie beispielsweise ein Meeting im Kalender, wird Ihr Status in Teams (und damit auch in Outlook) automatisch auf „Beschäftigt“ gesetzt. Praktisch, oder? Doch es gibt auch Optionen wie „Nicht stören“ oder „Abwesend erscheinen“, die Sie manuell einstellen müssen.
Die manuelle Anpassung Ihrer Verfügbarkeit ist ein Kinderspiel: Klicken Sie einfach in Teams auf Ihr Profilbild oder Ihren Namen oben rechts. Ein Dropdown-Menü öffnet sich, in dem Sie Ihren Status mit wenigen Klicks ändern können. So können Sie das irritierende X-Symbol blitzschnell durch einen anderen Status ersetzen.
Fazit
Wenn Sie das nächste Mal ein X-Symbol neben Ihrem Namen in Outlook entdecken, müssen Sie nicht in Panik geraten. Es handelt sich lediglich um eine Statusanzeige aus Teams, die sich leicht anpassen lässt. Ein kleiner Klick in Teams genügt, und schon ist die Sache erledigt. Manchmal ist die Lösung einfacher, als es auf den ersten Blick scheint – und ein tieferer Blick in die Verknüpfung von Outlook und Teams kann für Überraschungen sorgen. 😊
