Wie Sie die Betreffzeile im Mail Merge Toolkit für Outlook anpassen

Sobald Sie die beliebte Word Mail Merge Funktion für eine Versendung Ihrer Nachrichten verwendet haben, egal ob auf einer täglichen Basis oder nur gelegentlich, dann wollen Sie nie wieder darauf verzichten. Kein anderes „Out-of-the-Box“ Microsoft Office Tool bietet Ihnen so viele Vorteile für einen Massenversand mit so wenigen Mausklicks und mit einer so großen Verbesserung von fast jedem Aspekt der daraus resultierenden Mails. Seine wohl bekannten Individualisierungsmöglichkeiten nutzen sogenannte „Makros“ (ein Platzhalterwort, das nur existiert, um durch einen tatsächlichen empfängerspezifischen Wert aus einer Datenquelle ersetzt zu werden). Die Vielseitigkeit und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit des Produkts haben ihm einen festen Platz unter den besten Produktivitäts-Tools für Profis in diesem Bereich gesichert.

Obwohl es sich als ein bewährter Verbündeter von vielen Mailing-Enthusiasten erwiesen hat, kann es nicht schaden, mehrere Tools zur Verfügung zu haben. Eine solche Funktion ist die Anpassung der Betreffzeile, die in Word Mail Merge deutlich fehlt. Während Sie dieses Problem mit generischen Betreffzeilen adäquat lösen können, bieten personalisierte Betreffzeilen hin und wieder einen signifikanten Vorteil. Diese machen Nachrichten attraktiver für die Empfänger, sparen Ihnen Zeit und sorgen vor allem dafür, dass die E-Mail mit hoher Wahrscheinlichkeit sofort ins Auge fällt. Wer würde eine E-Mail ignorieren, in der ihre eindeutigen und relevanten Daten in der Betreffzeile stehen?

Mit anderen Worten kann das Anpassen der Betreffzeile in Mail Merge einen qualitativ hochwertigeren Massenversand ermöglichen – was meistens äußerst praktisch und manchmal auch von entscheidender Bedeutung ist, denn in einige Szenarien ist die Betreffzeile noch wichtiger als der Inhalt der Mail selbst.

Um diese und andere Einschränkungen der Mail Merge Funktion zu beheben, haben die Entwickler von MAPILab das Mail Merge Toolkit entwickelt. Dies ist ein Drittanbieter Add-In, dass sich als zertifiziertes COM Add-In nahtlos mit Office integriert und viele begehrte Serienbrieffunktionen zu Word hinzufügt. Es ergänzt auch Ihren regulären Arbeitsfluss, anstatt ihn mit ungewohnten Benutzeroberflächen zu unterbrechen. Nach der Installation wird das Add-In neben seinem Vorgänger platziert:

Die Lösungen sind auch visuell sehr ähnlich:

Das Prinzip hinter der Betreffzeilenanpassung ist hier dasselbe wie auch bei den regulären „Merge-Feldern“ in Mail Merge, nämlich die Makros! Im Grunde genommen sind diese ein bloßer Zeiger auf irgendeinen Platz in Ihrer Datenquelle, wo bestimmte persönliche Empfängerdaten gespeichert werden. Lassen Sie uns das ganze Konzept im folgenden alltäglichen Beispiel erklären.

Eine Mailing-Kampagne für Mailhilfe-Shop Kunden wurde fertiggestellt und ist für den Versand bereit. Die Datenquelle ist eine Excel-Tabelle mit einer Liste von online Kunden, die ein Interesse an einer bestimmten Produktlinie gezeigt haben. Das Ziel ist es, die prominenten Besucher, deren Namen aufgrund einer Website-Registrierungsfunktion bekannt ist, über neue Produkte zu informieren, die zu einer bestimmten Produktlinie hinzugefügt wurden, an der sie interessiert sind.

Hinweis: Outlook-Kontaktfelder könnten natürlich auch zum Anpassen einer Betreffzeile verwendet werden, aber eine externe Datenquelle ermöglicht viel mehr Szenarien und ist daher interessanter als Beispiel.

Während wir den eigentlichen Inhalt der Mails der Fantasie überlassen, sind die Felder, mit denen wir arbeiten können, erwähnenswert. Nehmen wir an, dass unser Interesse darauf ausgerichtet ist, einen potenziellen Kundennamen und den Produkttyp in unserer individuellen Betreffzeile einzufügen. Diese Felder sind dann „Titel/Anrede“, „Nachname“ und „Produkt“. So weit, so gut. Lassen Sie uns unsere personalisierte Betreffzeile durch das Anklicken der entsprechenden Schaltfläche „Mehr“ bzw. „…“ erstellen und jedes Makro an einer bestimmten Stelle zusammen mit den Kampagnenwörtern einfügen:

Die Anpassung der Betreffzeile ist abgeschlossen (Bild bitte anklicken)!

Wenn die erstellte E-Mail nun den beabsichtigten Empfänger erreicht hat, wird dieser eine angenehme Veränderung bemerken und über die Bemühung und die Sorgfalt überrascht sein, die aufgebracht wurde, um einen neuen Kunden zu kontaktieren.