Müssen Sie oft viele E-Mails oder Anhänge drucken, wenn Sie mit Outlook arbeiten? Wäre es nicht einfacher, wenn Sie ein spezielles, aber perfekt integriertes Werkzeug dafür hätten? Schauen Sie sich diese kurze Übersicht über die Möglichkeiten an, die von Print Tools für Outlook angeboten werden. Dieses prägnante und effiziente Werkzeugset von MAPILab ist ein einfacher Weg, um Ihre Druckproduktivität zu steigern!
“Bitte denken Sie über Ihre Verantwortung gegenüber der Umwelt nach, bevor Sie diese E-Mail drucken.” Wenn Sie bereits darüber nachgedacht haben und Sie sich absolut sicher sind, dass Sie diese Nachricht oder ihren Anhang ausdrucken müssen – sowie ein weiteres Dutzend oder zwei vom heutigen Nachrichtenverlauf – dann könnten Sie wahrscheinlich ein spezielles Werkzeug dafür gebrauchen. In diesem kurzen Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein Outlook Add-In von MAPILab mit dem Namen Print Tools für Outlook verwenden können.
Nach der Installation finden Sie das Add-In auf der Multifunktionsleiste der Registerkarte “MAPILab”, zwischen anderen MAPILab-Tools, wenn Sie bereits einige davon besitzen. Das Dropdown-Menü enthält einige Befehle, die auf einen oder mehrere ausgewählte Elemente im angezeigten Ordner angewendet werden können, und über Verknüpfungen zu den Einstellungen verfügen.
Das Add-In wurde als Assistent implementiert, was es zu einer fehlerfreien, benutzerfreundlichen Lösung macht. Der Assistent könnte nicht einfacher sein – in der Tat handelt es sich um ein einziges Fenster, in dem Sie angeben können, ob Sie ein Element, den gesamten Ordner oder die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens empfangenen Artikel drucken möchten. Sie können auch wählen, ob Sie angehängte Dokumente, Nachrichten oder beides drucken möchten, und Sie können auch die Ausgabe (Tabelle oder getrennte Elemente) angeben.
Darüber hinaus ist das Add-In anpassbar im Bezug auf die Optionen, die Sie gerne im Menü angezeigt haben möchten, was sein schlichtes Interface noch prägnanter macht. Wenn Sie also nur Anhänge drucken möchten, können Sie alle anderen Felder in den Einstellungen für Druckwerkzeuge deaktivieren, wodurch das Add-In als eine fast unsichtbare Abkürzungstaste für diejenigen Funktionen genutzt werden kann, die Sie am meisten benötigen. In diesem Menü können Sie auch den Drucker angeben, den Sie verwenden möchten.
Wenn Sie zudem bestimmte Ordner überwachen und Dokumente drucken müssen, sobald sie ausgeliefert werden, könnte Ihnen das Toolset mit der Funktion “Folder Watch” helfen, welche das automatische Drucken von neuen Nachrichten (oder Anhängen oder beides) von bestimmten Ordnern ermöglicht. Um den Ordner oder ein paar Ordner zu wählen, klicken Sie im Dropdown-Menü des Add-Ins auf “Folder Watch”.
Nachdem Sie den Ordner gefunden und markiert haben, klicken Sie auf Einstellungen. In den Einstellungen finden Sie eine Reihe von automatischen Druckoptionen, die Ihnen dabei helfen können, ein versehentliches Drucken von irrelevanten Elementen zu vermeiden. Wenn Sie also daran interessiert sind, PDF-Rechnungen zu drucken, die von Ihren Partnern in einem bestimmten Ordner eintreffen, dann können Sie den genauen Dateityp angeben. Kombiniert mit ein paar Outlook-Regeln, kann dieses automatische Druckwerkzeug wahre Wunder vollbringen, wenn es um eine Reduzierung Ihrer Arbeitsbelastung geht.
Und schließlich werden Sie sich freuen zu wissen, dass Sie aufgrund der fabelhaften Integration dieses Add-Ins, alle notwendigen Optionen im Dropdown-Menü finden werden, nachdem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element im Ordner klicken.
Im Großen und Ganzen ist das Drucken von E-Mails und Anhängen keine große Sache, bis Sie diese dutzendweise ausdrucken müssen, wobei in diesem Fall ein spezialisiertes Tool sehr praktisch sein kann. Print Tools für Outlook, das Add-In von MAPILab ist prägnant, einfach und bietet genügend Funktionen, um Ihre Outlook-Produktivität zu steigern, ohne Ihre Routine zu verkomplizieren.
